02/02/2010

Carlabella annonce ce jour que La Mondiale, spécialiste de l’assurance de personnes (prévoyance, santé, retraite, épargne) a réalisé des gains significatifs en déployant la solution de gestion des notes de frais, CarlaTravel pour ses 2500 collaborateurs.

Accélérer le remboursement des notes de frais et réduire les coûts de gestion

La Mondiale, c’est plus de 2500 collaborateurs répartis sur 146 sites amenés à se déplacer professionnellement. Au vu du volume croissant des frais professionnels ( + 45% de 1998 à 2001), La Mondiale a fait un constat simple : il devenait nécessaire de rationaliser et maîtriser les frais de déplacement. Les lourdeurs associées à une gestion papier des notes de frais devenaient de plus en plus importantes et coûteuses : information incomplète, perte des formulaires papier, erreurs de saisie, allers-retours, délais de remboursement insatisfaisants. La Mondiale a alors choisit la solution de gestion des notes de frais de CarlaBella avec comme objectifs de réduire les temps de traitement des notes de frais, de garantir une conformité totale aux politiques de l’entreprise, de réduire les coûts administratifs et donner une visibilité complète de la note de frais aussi bien aux collaborateurs qu’aux instances de contrôle.

"Les délais de production et de remboursement des notes de frais sont plus courts – ce qui est perçu très favorablement par les collaborateurs. Ils peuvent également suivre en temps réel l’avancement de leurs notes de frais dans le processus de remboursement. Les économies réalisées de notre côté en back-office reposent sur l’automatisation des contrôles liés à la saisie et la génération des écritures comptables afin de réduire les traitements des notes de frais et de réaliser de véritables économies sur les charges d'administration. Concrètement, à volume égal, nous avons gagné une ressource à temps plein. Le délai de remboursement est passé de quelques semaines à quelques jours." déclare Valérie Goncalves, Chef de Projet à la Direction Comptable de La Mondiale.

Maximiser l’adoption des utilisateurs avec une interface web très intuitive

Grâce à CarlaTravel, la réalisation d’une note de frais est simple et rapide. L’adoption de la nouvelle version de gestion de notes de frais a été immédiate, sans besoin de formation. Dès les premiers jours d’utilisation, il fallait moins de temps à un collaborateur pour saisir une note de frais en ligne que de remplir un formulaire papier, la saisie de la note de frais étant réellement simplifiée et personnalisée par type de frais, avec des calculs et des contrôles automatisés en temps réel. D’autre part, les contrôles automatiques en ligne indiquent au collaborateur les barèmes de l’entreprise à respecter et donc le montant remboursable.

Faciliter la validation et le traitement des notes de frais

CarlaTravel permet de tracer chaque transaction en optimisant chaque étape du processus d’approbation de la note de frais. Une fois saisie par le collaborateur, le responsable hiérarchique est alerté qu’une nouvelle note de frais est en attente de validation dans CarlaTravel. Le rôle du responsable hiérarchique est alors de valider le bien fondé de la dépense professionnelle sans réaliser le rapprochement avec les justificatifs de paiements, rôle réservé au service comptabilité. Néanmoins, le responsable hiérarchique comme le service comptabilité peuvent immédiatement identifier les dépenses non justifiées et choisir de retourner la note de frais au collaborateur pour corrections et détails. Ceci a un impact direct sur le cycle de remboursement de la note de frais, éliminant les doubles contrôles, les allers-retours de feuilles papier inter-sites. Les bons détails sont demandés aux bonnes personnes aux bons moments. A la validation par le service comptabilité, le collaborateur reçoit une notification l’informant de la date de remboursement de sa note de frais.

Le service Comptabilité dispose d’une visibilité intégrale de toutes les notes de frais et de toutes les opérations réalisées sur chaque note de frais. Il peut envoyer une relance automatique à toutes les personnes ayant des notes de frais en attente de validation.

Le déploiement de la solution Carla Travel chez La Mondiale a permis de rationaliser la gestion de la note de frais. Depuis la mise en oeuvre de Carla Bella, la Mondiale a réduit sensiblement son volume de notes de frais, les collaborateurs étant davantage disposés à cumuler leurs dépenses professionnelles sachant que le remboursement sera effectif dans les meilleurs délais.

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