La solution Carla Travel automatise la gestion des déplacements, de la demande de voyages jusqu’au remboursement de notes de frais et le traitement des factures des prestataires de voyages.

Avec CarlaTravel,

• élaborez, menez et contrôlez efficacement la politique de voyage de l’entreprise
• maîtrisez les budgets de déplacement de l’entreprise
• automatisez et optimisez le processus de réservation et d’achat de déplacements
• simplifiez et accélérez la saisie et le remboursement des notes de frais
• calculez automatiquement la TVA à récupérer
• réduisez le coût de traitement comptable et administratif des notes de frais dans le respect des réglementations fiscales et sociales en vigueur
• préparez automatiquement les états sociaux (DADS, …) et fiscaux (TVS).

Budget

Ce module permet de construire le budget « déplacement » de l’entreprise par centre de coût. Sur la base des factures de déplacements émises par les fournisseurs, des factures « cartes affaires » (intégrées automatiquement dans la plate-forme) et des notes de frais émises par les collaborateurs, les consommations budgétaires sont automatiquement mises à jour en temps réel et permettent de disposer à tout moment d’une situation budget vs réel par centre de coût.

Ordres de Missions et Réservation de Voyages

Ce module permet au collaborateur de faire ses demandes d’ordres de mission et de réservations de voyage. Sur la base de ces demandes, en tenant compte des « caractéristiques voyageur » du collaborateur, la réservation puis l’achat des prestations de déplacements demandées (réservation d’hôtel, réservation et achat de billet d’avion, de train...) sont déclenchées, le cas échéant de façon électronique. La feuille de route du collaborateur est mise à jour au fur et à mesure des réservations.

Gestion des Notes de Frais

Ce module automatise le processus complet de traitement d’une note de frais, de la saisie de la note par le collaborateur (transport, IK, frais de missions, frais de réception, voyages et déplacements, etc.) jusqu’à sa comptabilisation et son remboursement. Le processus de validation est totalement automatisé, en accord avec la politique voyage de l’entreprise. L’ensemble des notes de frais est centralisé dans un référentiel unique, disponible pour contrôle et analyse par les services RH et comptables.

Ce module offre les options suivantes :

• Option « cartes affaires » : cette option permet au collaborateur d’intégrer les fichiers « cartes affaires » pour tous les frais payés par carte.
• Version Secteur Public :
  Dédiée aux administrations, collectivités locales et entreprises publiques, la version « secteur public » de Carla Travel permet de traiter les déplacements professionnels de ces entités dans le respect des règles édictées par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État.
  
  Cette option gère notamment toutes les modalités d’indemnités journalières (Per Diem) prévues par le texte ainsi que les tables des taux de chancellerie.
  
  Elle traite aussi les visites de délégations étrangères en France, invitées par des organismes publics.
  
  Complétés par le module budget, les modules Ordres de Mission et Notes de frais permettent de suivre les engagements des entités publiques (suivi et comptabilisation).

Add-on métier: Gestion de parc

Carla Travel dispose d’un module de gestion du parc de véhicules de la société. Ce module permet de gérer les fiches véhicules (fiche détaillée par véhicule), les contrats sur véhicules (contrat d’acquisition/location, contrat d’assurances...), les affectations et les restitutions. Il automatise les suivis kilométriques (gestion des compteurs, ...).