Авансовый отчет по командировке: как правильно заполнить?

Авансовый отчет по командировке является обязательным первичным документом, который подтверждает расходование денежных средств, выданных сотруднику под отчет.

От его правильного и своевременного заполнения и проверки зависит то, будут ли получение издержки отнесены на затраты хозяйственной деятельности предприятия. В противном случае придется не только пересчитывать финансовые результаты, но и дополнительно уплачивать страховые взносы и налог на доходы физического лица.

Правила заполнения

Авансовый отчет заполняется после того, как работник вернулся из командировки. Для корректного заполнения документа подотчетное лицо должно передать в бухгалтерию все первичные документы – чеки, квитанции, счета из отелей, копии билетов и т.д.

Авансовый отчет заполняется на бланке по унифицированной форме АО-1. Форма не является бланком строгой отчетности.

Минимальное количество страниц в авансовой отчете – 3 листа:

  • 1 лист — шапка документа. Здесь необходимо указать наименование предприятие, код ОКПО, номер и дату отчета, ФИО руководителя организации, бухгалтера и самого подотчетного лица, его табельный номер и должность. Также указывается назначение аванса – в нашем случае это командировка.

Вторая часть шапки документа – информация о сумме остатка по предыдущим неиспользованным авансам, сумме выданных и фактически израсходованных денежных средств и остаток на дату аванса. Графа «полученные денежные средства» имеет разбивку на средства, полученные в кассе, по банковским картам и в валюте (если это командировка заграницу). Остаток на дату аванса равен сумме остатка по предыдущим авансам и выданным средствам за минусом фактически потраченных финансовых ресурсов.

На сумму списанных денежных средств делается бухгалтерская проводка по Д-т 26 счета с К-т субсчетов 71 счета. Бухгалтерская запись также указывается в шапке авансового отчета.

  • 2 лист – расписка о том, что подотчетное лицо сдало в бухгалтерскую службу все первичные документы и подтверждает сумму израсходованных средств. Соответственно, подпись бухгалтера означает, что все документы получены, проверены, и к сотруднику нет никаких вопросов по подотчетным суммам.
  • 3 лист – детализация расходов. Лист имеет форму небольшой таблицы, куда вноситься информация о том, куда и на что были потрачены подотчетные средства. Это – наименование, номера и даты документов (чеки, билеты, квитанции) и сумма расхода по каждой строке. Подтверждать не нужно только суточные расходы. На этом листе сотрудник также ставит свою подпись.

Все указанные на 3 листе документы должны быть прикреплены к авансовому отчету. Принимать во внимание копии или скан копии документов запрещено – только оригиналы с мокрыми печатями.

Особенности заполнения

Авансовый отчет должен быть заполнен в течение 3 дней после возвращения из командировки без учета выходных и праздничных дней. Если сотрудник не отчитался за это время и из его заработной платы не была удержана недостающая сумма, но такому сотруднику дополнительно необходимо уплатить страховые взносы.

При желании организация может разработать собственную форму авансового отчета и утвердить ее внутренним приказом по предприятию. Тем не менее, новый бланк должен иметь все обязательные реквизиты авансового отчета.

Если предприятие работает с автоматизированными бухгалтерскими или бизнес программами, то нет необходимости каждый раз вручную заполнять авансовый отчет. Все данные можно внести в электронном формате и распечатать уже готовый документ с подсчитанными цифрами. Единственное – все подписи должны скрепляться мокрой печатью.

Онлайн-решение Carla Travel поможет значительно облегчить работу с сопроводительной документацией для деловых поездок. Оставьте заявку на сайте и наши специалисты проконсультируют вас о продукте Carla Travel.

Обсуждение закрыто.