La façon dont les entreprises abordent le contrôle des coûts change radicalement alors que la majorité des industries continuent de subir des transformations numériques. Fini le temps où les entreprises se concentraient sur les coûts. La nouvelle version du contrôle des coûts est une approche mixte qui se concentre sur la gestion des coûts et la stimulation de la croissance.
Alors que la plupart des entreprises redoutent l’idée de dépasser leur budget, réduire les coûts ne suffit pas aujourd’hui. Au lieu de cela, les entreprises doivent se concentrer sur le contexte si elles veulent augmenter leurs profits, optimiser leurs budgets et assurer une viabilité financière à long terme. Ne pas maîtriser toutes les facettes du contrôle des coûts n’est pas sans conséquences. Cela peut amener à des projets de développement avortés, voire à des difficultés financières insurmontables. Dans d’autres cas, des fonds qui devraient être disponibles risquent d’être alloués dans des projets qui n’en nécessitent pas forcément.
Il est indispensable de maintenir le cap avec des mesures de contrôle des coûts appropriées, parlons donc du contrôle des coûts et de ses nombreuses facettes.
Qu'est-ce que le contrôle des coûts ?
Le contrôle des coûts consiste à identifier les dépenses d’entreprise et à trouver des moyens de les réduire pour augmenter les bénéfices. Cela fonctionne souvent au niveau du projet, où les décisions concernant le budget sont basées sur les coûts attendus.
Si nous devions définir le contrôle des coûts, nous pouvons dire qu’il comporte deux composantes :
- Mesurer les écarts entre le budget de base calculé pour atteindre les objectifs de l’entreprise et les dépassements ou les fonds non alloués ;
- Établir des stratégies d’action, puis les appliquer afin de corriger de manière efficace et efficiente ces écarts, tout en améliorant ou en maintenant les performances relatives aux projets.
Cela nécessite d’avoir accès aux coûts réels pour l’accomplissement des différents projets, puis de comprendre et d’expliquer ses écarts avec le budget prévisionnel. Les mesures correctives consistent généralement en une limitation des dépassements des coûts, sur la base des analyses effectuées. Nous pouvons donc dire que le contrôle des coûts est l’ensemble des analyses et moyens mis en place pour maintenir des coûts aussi bas que possible, sans que cela affecte l’activité et le rendement de l’entreprise. Il permet ainsi de prévenir des gaspillages de ressources.
Quelles sont les étapes nécessaires à l'application du contrôle des coûts ?
La manière d’appliquer le contrôle des coûts peut être différente d’une entreprise à l’autre. De même, il est indispensable d’adapter chaque étape au contexte et à l’environnement interne et externe de l’organisation. Néanmoins, nous pouvons vous citer quelques étapes pour l’application du contrôle des coûts.
Créer une référence
Il est important de créer une norme ou une « baseline » qui sert de référence et à laquelle les coûts réels seront comparés. Ces normes peuvent être basées sur les résultats précédents de l’entreprise ou leur amélioration. Dans certains cas, il peut aussi être intéressant de prendre ses concurrents en considération pour faire une comparaison. Cela est difficile étant donné qu’une entreprise n’aura pas forcément accès à tous les chiffres propres à une autre. Néanmoins, une comparaison globale peut être aussi intéressante et servir de ligne de référence.
Calculer les écarts
Après avoir bien établi la référence, il sera essentiel de calculer ses écarts avec les résultats réels. On mettra une attention particulière à détecter les écarts négatifs, c’est-à-dire, ceux où les coûts réels dépassent ceux de la baseline. Parfois, si l’écart n’est pas significatif, il ne sera pas nécessairement intéressant d’en tenir compte. Dans certains cas, certaines entreprises n’ont pas forcément de budget exact. Ils peuvent quand même réaliser un contrôle des coûts, en prenant en considération chaque dépense individuelle et en les appliquant aux bénéfices prévus. Si certains coûts se démarquent trop par un soudain pic, il sera nécessaire d’enquêter sur les causes de ce phénomène.
Comprendre les écarts
Il sera nécessaire d’analyser en détail les raisons de ces écarts. Ils peuvent être dus à des coûts d’exploitations mal maîtrisés, un fournisseur trop onéreux…
Passer à l'action
À partir des informations recueillies et aux analyses réalisées, il faut établir un plan d’action pour optimiser les coûts. Il sera indispensable de communiquer avec chaque membre décisionnaire et chaque employé impliqué dans l’application des corrections afin de réduire les écarts. Certaines entreprises n’ont pas forcément de budget.
Quelle est la différence entre le contrôle des coûts et la réduction des coûts ?
Les objectifs
Le contrôle des coûts a surtout pour objectif l’optimisation des dépenses, de manière à ce que ces derniers ne dépassent pas le budget prévu à la base. Cela peut bien sûr passer par leur réduction, mais cette étape n’est pas forcément une obligation si elle n’est pas nécessaire. La réduction des coûts consiste surtout en un effort constant et continu dans la diminution des coûts dans divers aspects d’un projet.
La fonction
Le contrôle des coûts a principalement une nature préventive. Le but est de réfléchir à optimiser les coûts avant qu’ils ne soient complètement obtenus. La réduction des coûts est surtout corrective. Ainsi, toutes les dépenses auront déjà été « payées » et le but sera de les diminuer a posteriori.
Pourquoi le contrôle des coûts est-il important ?
Une meilleure allocation des fonds
Le contrôle des coûts présente l’avantage de permettre une économie par la diminution des dépenses inutiles. Cela donnera donc la possibilité d’allouer des fonds à un projet qui en nécessite plus ou qui est mieux adapté à la stratégie de développement de l’entreprise.
Une bonne gestion de la dette
Toute organisation a besoin de s’endetter à un moment de sa vie pour pouvoir se développer. En effet, les fonds propres des investisseurs ne sont souvent pas suffisants pour atteindre certains objectifs. Avec le contrôle des coûts, les entreprises peuvent mieux anticiper leur montant d’endettement et s’y tenir. Étant donné que cela permet d’économiser les fonds, ceux qui sont inutilisés peuvent être, comme dit précédemment, alloués à un autre service.
Rassurer les investisseurs
Les investisseurs peuvent être assez frileux à injecter des fonds si l’entreprise les gère mal. Les différents prêts qui peuvent être octroyés à l’entreprise nécessitent un crédit décent, pour que ceux-ci puissent lui être accordés. Cela n’est envisageable qu’en réalisant un bon contrôle des coûts, qui montre le sérieux financier de l’entreprise. Les possibles investisseurs seront donc plus rassurés, car les fonds sont alloués de manière réfléchie et les coûts qui ne sont pas nécessaires sont éliminés. Une organisation capable de maîtriser ses coûts est plus stable financièrement et aura plus de chances de se développer. Par conséquent cela crée de la valeur et les investisseurs pourront, au final, espérer avoir un bon ROI.
Obtenir un avantage concurrentiel
Ce résultat découle surtout du fait qu’une entreprise qui a un bon contrôle des coûts peut investir dans des projets qui lui permettent de mieux se développer. De plus, le sérieux financier peut créer un effet de levier qui lui donne la possibilité d’être avantagé par rapport à la concurrence dans la négociation de marchés et contrats.
Un meilleur impact sur les ressources humaines
Une économie des coûts permet d’investir dans des infrastructures nécessaires au bien-être des employés, voire d’attirer de nouveaux talents. En outre, le développement de l’entreprise enclenché par le contrôle des coûts offre un sentiment d’accomplissement des employés et de donner un sens dans les tâches qui leur sont confiées. De plus, il est possible de les récompenser avec les fonds économisés, ce qui peut les amener à continuer leurs efforts dans l’atteinte des objectifs communs. Un cercle vertueux peut donc être créé.
Que faut-il éviter lors du contrôle des coûts ?
Ne pas prendre en considération les charges indirectes
Les charges indirectes à un projet sont parfois mises de côté. Étant donné qu’elles financent plusieurs produits ou projets, il est parfois difficile de les estimer. Et pourtant, quand elles sont cumulées, elles peuvent générer un coût important. Qui plus est, ces dépenses ne sont pas statiques, si bien qu’avoir un contrôle sur elles vous permettront de ne pas dépasser votre budget.
Ne pas privilégier une bonne relation avec les fournisseurs
Si une entreprise a une bonne communication avec ses fournisseurs, cela peut faciliter un peu plus son contrôle sur ses dépenses directes. Une relation solide vous permet d’être informé en avance sur les possibles augmentations des prix et d’agir en conséquence. Maintenir une bonne relation permet également de mener à bien des négociations avantageuses, que ce soit au niveau des prix ou de l’accession à certains produits.
Ne pas informatiser ses process
Pour un contrôle efficace des coûts, il est beaucoup plus aisé de tout informatiser. En effet, vous pourrez facilement suivre l’évolution des prix, sortir des reportings et évaluer les KPI. L’automatisation de certaines tâches vous permet de mieux gérer les données, mais également de ne pas dépenser en ressources humaines pour des tâches répétitives. L’informatisation autorise aussi l’instantanéité. Si l’exécution des tâches nécessaire au contrôle des coûts résulte d’un long processus manuel, vous pourriez ne plus être à jour par rapport aux informations externes et les prix.
Mélanger le principe de contrôle des coûts et de comptabilité
Même si dans l’ensemble, il peut être nécessaire d’avoir des bases de comptabilité pour réaliser le contrôle des coûts, ces deux concepts ne sont pas pareils. Si la comptabilité a pour principal but de compter les dépenses et les recettes de l’entreprise, le contrôle des coûts va plus en profondeur en analysant les raisons de ces dépenses et en les optimisant.
Ne pas maîtriser les dépenses réalisées dans le contrôle des coûts
Effectuer un contrôle des coûts peut être à la fois chronophage et peut engendrer des dépenses. De plus, certains employés compétents dans l’analyse des données seront occupés à réaliser les tâches relatives à ce contrôle des coûts. Il sera donc nécessaire de considérer les ressources réquisitionnées à son accomplissement.
La solution
Comme vous vous en serez rendu compte, le contrôle des coûts est donc un processus long et difficile. En effet, l’accès aux données indispensables à l’analyse est important, tout autant que leur mise à jour. Il est de même nécessaire de communiquer aisément entre collaborateurs pour établir une stratégie efficace et efficiente, mais aussi fluidifier les différents processus et transferts de dossiers. Une grande partie de ces tâches peut être automatisable et facilitée. Pour vous y aider, nous mettons à votre disposition différents logiciels de gestion des achats professionnels pour toutes les différentes activités de votre entreprise : bon de commande, de livraison, gestion des achats et des contrats. L’objectif est de contrôler avec précision vos dépenses et de simplifier leur gestion.
Conclusion
Le contrôle des coûts est un processus primordial pour assurer la viabilité d’une entreprise. Cela permet d’éviter des problèmes majeurs relatifs aux dépenses ou de les corriger selon les cas. Pour autant, il nécessite une certaine expertise et la mobilisation de ressources essentielles. Étant donné son aspect chronophage et que certaines de ses parties sont automatisables, nous vous conseillons fortement d’informatiser votre système de gestion des coûts et des achats.
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