Désormais, les notes de frais font partie intégrante de la gestion d’entreprise. Les salariés les utilisent pour différentes raisons : repas, transports, achats de fournitures, que ce soit en France ou à l’étranger. Cependant, une erreur dans la rédaction peut coûter jusqu’à 300 € par note de frais et par salarié pour l’entreprise. Alors, comment bien gérer ses frais professionnels ?
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La gestion des frais professionnels
Dans le cadre de votre activité, vous serez amené, seul ou avec vos collaborateurs, à avancer certains paiements. Chaque entreprise a le choix entre deux modalités : le remboursement des salariés à partir des frais professionnels réels ou bien de manière forfaitaire, le barème étant fixé par l’URSAFF.
Dans les deux cas, le remboursement s’effectue quand le salarié fournit ses notes de frais. Elles servent à justifier et gérer les dépenses lors d’un déplacement, par exemple. Veillez toutefois à ne pas dépasser les frais que peut autoriser l’entreprise, sous peine que ces frais soient requalifiés comme avantage en nature. Dans ce cas, l’entreprise risque de ne pas vous rembourser les frais.
Les formalités à ne pas oublier
Les notes de frais sont encadrées très précisément par la loi. Il est donc important de conserver les justificatifs d’achats de chaque dépense y figurant. Les frais professionnels d’hébergement sont remboursables dès lors que le salarié se trouve à plus de 50 km de son lieu de travail.
Comment bien rédiger vos notes de frais
La gestion des notes de frais peut être un véritable casses tête. Afin de faciliter le travail à votre employeur, voici quelques astuces pour la rédaction
Les mentions à inscrire
Pour calculer les frais et éviter tout conflit, certaines mentions doivent figurer :
- le nom du salarié ;
- la date et le lieu du déplacement ;
- la description des frais par type ;
- le montant total comprenant la TVA ;
- le client associé ;
- le mode de paiement.
Bien entendu, il est interdit de gonfler le montant, de faire passer des dépenses personnelles pour des professionnelles… La facture doit inclure le montant de la TVA, libellée au nom de l’entreprise. Cependant, la récupération de la TVA ne se fait pas sur tous les frais. Par exemple, les transports ne peuvent pas comprendre le remboursement de la TVA.
L’aide d’un logiciel de note de frais
En tant qu’entreprise, il est fort probable que vous vous passiez de nombreuses heures à calculer et déduire les frais de chacun et que cela se révèle être un véritable casse tête.
Carlabella propose un logiciel de note de frais, qui vous facilite la tâche. Il permet de simplifier les démarches concernant les dépenses professionnelles et la gestion des frais grâce à une solution multilingue accessible en ligne et sur mobile.
Vous n’avez même plus à envoyer vos notes papier .Vous prenez une photo qui est directement envoyée sur votre espace note de frais. La nature du frais est automatiquement enregistrée
Vous disposez alors d’un outil commun à tous les collaborateurs, simple d’utilisation, connecté qui va centraliser la gestion des note de frais et vous faire gagner un temps précieux.
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