Comment optimiser le processus des achats en entreprise ?

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Acheter des biens et des services est une pratique très courante au sein d’une entreprise. Cela lui offre la possibilité de se développer et de répondre aux besoins de ses clients. Il lui est donc nécessaire de bien gérer ses achats. Pourtant, ils peuvent amener à des dépenses non maîtrisées si le processus mis en place n’est pas optimisé. Cela aura pour impact de mettre un frein au développement de l’entreprise, ainsi qu’à sa rentabilité. Plusieurs techniques et stratégies peuvent être mises en place afin de faire face aux différentes contraintes liées à l’achat. Nous essayerons de développer dans cet article quels sont-ils.

Qu'est-ce que le processus des achats et pourquoi est-il si important ?

Qu'est-ce que le processus d'achat ?

Le processus d’achat rassemble toutes les étapes d’ordre transactionnelles permettant à l’entreprise d’avoir accès à des biens et services qui lui seront nécessaires afin de bien fonctionner. Généralement, le processus d’achat n’est pas seulement cantonné au service des achats, mais peut inclure plusieurs autres acteurs, comme le service comptable ou le service d’approvisionnement. L’un des concepts pouvant se rapprocher du processus d’achat est le procure-to-pay (P2P). Il est assez simple à appréhender d’un point de vue théorique. En effet, étant donné que, de la même manière qu’un individu va rechercher et acheter un objet pour ses besoins personnels, l’équipe d’approvisionnement d’une entreprise va utiliser le processus d’achat pour demander des biens ou des services à une autre, par le biais de la chaine d’approvisionnement (supply chain). L’utilisation d’un processus formalisé d’achat permet notamment d’éviter le gaspillage, les fraudes et différents autres pièges financiers qui sont fréquents lorsque les achats ne sont pas documentés.

Processus d'achat et processus d'approvisionnement : est-ce la même chose ?

En théorie, le processus d’achat et le processus d’approvisionnement sont deux concepts assez différents, mais qui sont liés. Les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable et suscitent même des débats. Néanmoins, on peut les différencier assez simplement, selon la littérature. Le processus d’achat est l’une des étapes cruciales du processus d’approvisionnement. Ainsi, il se limite beaucoup plus à l’obtention de biens et de services. Le processus d’approvisionnement représente l’ensemble des différentes étapes indispensables avant l’acquisition proprement dite d’un bien ou d’un service, le cadre global dans lequel se passe l’achat.

Pourquoi le processus d'achat est-il crucial ?

Le processus d’achat est une fonction critique, autant pour les grandes que pour les petites entreprises. Il est important de noter que pour les petites entreprises, il peut affecter leurs performances sur plusieurs niveaux. Ainsi, si par exemple, les équipements que la société achète ne correspondent finalement pas à ses besoins, ils pourront fortement réduire l’efficacité de ses opérations. Ceci n’est qu’une situation parmi tant d’autres pouvant avoir des conséquences désastreuses pour une entreprise. L’importance du processus d’achat tient du fait qu’il permet une meilleure gestion des finances, une meilleure relation avec les fournisseurs, une rationalisation du cycle d’approvisionnement, une meilleure base pour l’audit interne et externe…

Les étapes du processus d'achat

Les étapes du processus d'achat​

D’un point de vue pratique, le processus d’achat peut être considéré comme un cycle. Chaque étape la constituant nécessite plusieurs échanges d’informations, diverses approbations et validations pour pouvoir aboutir. Chaque entreprise a sa propre manière de gérer ses achats, mais un schéma général peut s’en dégager.

Analyse des besoins

Ici, l’organisation va tout d’abord essayer de comprendre et de documenter ses besoins en biens et services dans la résolution d’un problème particulier. L’équipe responsable des achats va donc décrire et analyser les besoins de l’entreprise puis trouver la meilleure façon de les satisfaire.

Demandes d'achats et bons de commande

Dans l’ensemble du processus, l’achat en lui-même ne commence que quand une demande d’achat aura été soumise au service des achats ou au responsable des achats, par la personne ou l’équipe qui a besoin d’un bien ou d’un service. La demande d’achat est un document formel où se trouvent tous les éléments décrivant les produits ou les prestations à obtenir. Généralement, une demande d’achat inférieure aux seuils budgétaires établis et qui fait partie des transactions habituelles est directement transformée en bon de commande et sera envoyée au fournisseur préféré de l’entreprise. Les achats beaucoup plus chers et imprévus seront en revanche soumis à l’examen et à l’approbation du responsable concerné avant de pouvoir être transformés en bons de commande. Si la demande n’a pas été approuvée, elle sera en principe renvoyée au service émetteur pour correction ou clarification selon la situation. Si une demande est approuvée, elle sera à valider auprès du service comptable pour s’assurer que le budget à l’achat soit bien disponible.

Demande de devis

Les bons de commande ayant été approuvés sont ensuite renvoyés au service des achats pour qu’ils puissent réaliser une demande devis auprès des fournisseurs. Cela permet d’avoir une idée beaucoup plus précise de l’état du marché, mais aussi avoir un meilleur rapport qualité prix par rapport aux services et biens à acheter. De même, l’entreprise aura la possibilité d’examiner plus en profondeur la conformité du fournisseur, ses délais, sa réputation…

Contrat

Une fois le fournisseur choisi, le bon de commande pourra alors être transformé en contrat, qui pourra ensuite être affiné pour que les conditions qui y sont inscrites soient optimales pour chaque partie. Une fois le contrat signé, le bon de commande impose alors une contrainte juridique contraignant l’acheteur et le vendeur à respecter leurs engagements.

Expédition et réception

L’un des points primordiaux pour que la transaction se fasse est la livraison des biens par le fournisseur dans les délais convenus dans le contrat. Dans le cas d’un service, il devra être exécuté dans la période convenue. De son côté, l’acheteur devra faire en sorte que l’objet soit bien reçu ou que la prestation puisse se faire.

Paiement des factures

Une fois le bien reçu ou la prestation réalisée, une facture est alors émise par le fournisseur. Elle devra être approuvée pour paiement. Toutes modifications ou tous les frais supplémentaires imprévus peuvent nécessiter différents processus avant validation. Il est souvent préférable pour l’acheteur de régler sa facture rapidement afin de bénéficier par exemple de remises pour paiement anticipé et aussi d’éviter des frais de retard.

Mise à jour de la comptabilité

Une fois la transaction effectuée, elle devra être enregistrée dans les documents comptables de l’entreprise, ainsi que tous les papiers qui y sont relatifs. Cela permet d’avoir un historique des achats et de mieux gérer les dépenses.

Comme vous pouvez le constater, le processus d’achat peut devenir assez complexe en matière de tâches, d’allocations de ressources et de gestion de temps. Parfois, il devient même impératif de l’améliorer. Mais à quel moment le faire ?

Comment savoir si je dois optimiser mon processus d'achat en interne ?

Étant donné que le processus d’achat tient une place importante et peut impacter plusieurs aspects de votre entreprise, son optimisation peut faire économiser du temps et de l’argent. Elle n’est pas obligatoire, néanmoins, certains signes révélateurs permettent de savoir si une optimisation ou non pourrait s’avérer essentielle.

Difficulté à gérer les fournisseurs

Avoir une vision globale sur ses fournisseurs peut être difficile à réaliser. Avoir la possibilité de les comparer, que ce soit au niveau de la qualité de leurs prestations, de leurs produits, de leurs prix et de leurs conditions de vente peut être intéressant. Une optimisation dans la maîtrise des relations et transactions avec les fournisseurs offre la possibilité d’économiser du temps et de la main-d’œuvre.

Croissance significative des achats/dépassement de budget

Lorsqu’une entreprise se développe, le nombre d’achats et les dépenses qui y sont liées peuvent s’accroitre de manière exponentielle. L’un des signes les plus révélateurs qu’une optimisation de l’infrastructure d’achat est indispensable est le dépassement de vos budgets. Cet aspect est celui qui impacte le plus une entreprise dans la gestion de ses finances et de son développement.

KPIs (Key Performance Indicators) incorrects

Plus les achats et les budgets augmentent, plus il devient difficile d’avoir des métriques fiables. Les KPIs sont pourtant importants pour prendre des décisions réfléchies. Ainsi, améliorer le processus d’achat peut aider à avoir des indicateurs beaucoup plus performants et capables de mieux refléter la réalité. Ces indicateurs pourront être créés de manière automatique pour éviter toute erreur humaine.

Écart de facture

Si vous avez des écarts comptables dans vos factures, alors il est certainement temps d’optimiser votre processus d’achats. Ce problème peut apparaître si vous avez du mal à gérer les dossiers concernés par l’achat. Non seulement vous risquez de perdre de l’argent, mais aussi de détériorer vos relations avec vos fournisseurs.

L'impossibilité de modifier un processus déjà engagé

L’un des signes révélateurs que votre processus d’achat devient obsolète est que vous avez du mal à le modifier ou à l’annuler une fois qu’il est engagé. Aucun processus n’est parfait et plusieurs problèmes peuvent apparaître lors d’un achat. Si bien que la capacité à modifier certaines conditions, ou juste l’arrêter est importante, peu importe l’état du processus. Cela est vrai à n’importe quelle échelle d’entreprise.

Un manque de visibilité

Il peut arriver que la visibilité concernant les étapes nécessaires à l’achat soit trop limitée. Ainsi, si vous avez des difficultés à savoir où en est le processus, quels sont les acteurs qui sont concernés, quels sont les budgets qui seront engagés, ou qu’est ce qui a été approuvé ou non, mettez à jour votre processus. Les informations cloisonnées et qui ne circulent pas ralentissent les achats et peuvent causer des frais imprévus.

Le retard technologique et une mauvaise politique d'achat

L’approvisionnement en lui-même est un investissement sur le long terme. Dans cet esprit, vous devez mettre en place des politiques, une technologie et des stratégies capables de couvrir de longues périodes, et permettant de mieux se projeter et d’anticiper. Sans cela, vous accumulerez un certain retard par rapport à la concurrence et vous rencontrerez des difficultés à réagir aux divers changements externes. Pour que votre entreprise puisse suivre la cadence, la mise en place d’une bonne politique d’achat, une bonne stratégie et l’optimisation des processus par l’utilisation de la technologie peuvent être intéressantes. Cela rend le travail inhérent à l’achat beaucoup moins chronophage et beaucoup plus économique.

Si vous constatez que votre processus d’achat présente un ou plusieurs des problèmes que nous avons cités ci-dessus, vous devez prendre le temps de le réévaluer avant que votre entreprise n’en soit impactée. Si vous vous demandez comment optimiser votre processus d’achat, nous essayerons de répondre à votre question dans la partie suivante.

Comment réaliser l'optimisation du processus d'achat en entreprise ?

L’exécution du processus d’achat est donc très importante. Mais que faire si vous voulez ou devez faire passer votre processus à un niveau supérieur ? Voici quelques pistes pour y arriver.

Définir une politique claire

Une politique d’achat claire permet d’avoir une ligne directrice sur les décisions à prendre dans le cadre du processus. Sont donc à définir les différents axes stratégiques et les objectifs à atteindre sur le court, moyen et long terme. Ces politiques peuvent tout autant concerner la maîtrise des risques juridiques, la gestion des prix d’achat, l’achat responsable, la globalisation des achats, la maîtrise des surcoûts…

Définir les rôles et les responsabilités de chacun

Il est important que toutes les personnes clés soient impliquées dans le processus d’achat et que leurs rôles soient bien définis. Pour ce faire, vous pouvez mettre en place un tableau de bord ou une matrice pour savoir qui sont les participants et comment ils interviennent au sein du processus. Un outil de coordination et de communication peut donc être pertinent à utiliser afin d’éviter les risques de chevauchement des rôles et des actions à réaliser.

Établir et surveiller des indicateurs clés

Les indicateurs de performances clés ou KPIs vous permettront de mesurer l’efficacité de vos processus d’achat. Les mettre en place vous permettra de réaliser une économie de coûts, d’anticiper vos dépenses et de réagir en conséquence. Les KPIs donnent la possibilité d’avoir une meilleure vision sur les performances de votre processus. Néanmoins, il est nécessaire qu’ils soient précis et corrects pour qu’ils puissent avoir un impact positif. S’ils ne le sont pas, ils exerceront une influence négative et vous risquez de prendre les mauvaises décisions.

Création de relation durable et optimisation des fournisseurs

L’un des plus grands défis dans la fonction d’achat est de faire en sorte que les fournisseurs soient intéressés à travailler avec vous, et qu’ils souhaitent un partenariat sur le long terme avec votre entreprise. L’équipe en charge de l’achat doit être capable de maintenir une bonne relation avec les fournisseurs, et que la fonction soit une force proactive dans la négociation et l’amélioration des conditions d’achat. Un modèle standard peut être créé afin que les fournisseurs aient une ligne directrice sur laquelle s’aligner lorsqu’ils proposent leurs services et produits. Le but ici sera de garantir que votre entreprise ait des contrats et deals beaucoup plus rentables et qualitatifs.

Réduction des coûts

En vous basant sur vos KPIs et vos historiques d’achat, vous pourrez déterminer quels produits et services sont réellement indispensables à votre entreprise et quels sont ceux qui peuvent être supprimés ou réduits. Vous pourrez donc mieux définir vos plafonds de dépense et améliorer votre rentabilité.

Centraliser l'information

La centralisation de l’information dans le cadre du processus d’achat présente de nombreux avantages. La fonction d’achat gagne en efficacité étant donné que des informations éparpillées entre différentes équipes sont difficiles à gérer. Le fait que tous les acteurs clés aient accès aux différents documents rapidement et que chaque changement puisse être suivi par chacun d’entre eux. De plus, le sentiment de collaboration sera beaucoup plus fort étant donné que toute l’équipe aura une meilleure vision sur l’avancée du processus. De plus, une centralisation de l’information est moins chronophage étant donné que les parties prenantes peuvent se mettre à jour beaucoup plus rapidement.

Utiliser un logiciel de gestion des achats

De nos jours, il est difficile d’être performant avec un workflow manuel utilisant des dossiers papier. L’automatisation par l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats s’avère inévitable. Si auparavant les erreurs humaines, les délais de traitements longs, les erreurs de paiement ou la recherche d’un numéro de commande étaient courants, ce genre de chose disparaît complètement grâce aux logiciels de gestion d’achats. Ce type d’outil est certainement celui permettant le mieux de mettre en œuvre les différentes stratégies d’optimisation. La gestion des fournisseurs y est simplifiée, les données sont beaucoup plus transparentes et accessibles de n’importe où, la signature peut se faire électroniquement, les chaines d’approbation sont beaucoup plus rapides et la création de demandes d’achat ou de bons de commande est quasiment automatique.