Comment organiser un déplacement professionnel ?

Comment organiser un déplacement professionnel ?
Sommaire

Un voyage professionnel ou un voyage d’affaires nécessite une bonne préparation pour pouvoir passer un séjour agréable et sans tracas. Indispensable pour la croissance de l’entreprise, pour établir de nouveaux partenariats, ce type de voyage est donc d’une importance considérable. Il n’est pourtant pas facile à planifier. Vous vous êtes sûrement déjà rendu compte que les voyages d’ordre privé pour des vacances sont difficiles à préparer. Les voyages d’affaires sont encore beaucoup plus complexes. Afin de vous aider à entreprendre sereinement les voyages professionnels, nous vous proposons ici quelques conseils qui pourraient vous être utiles.

Définir l'objectif de votre premier voyage d'affaires

déplacement professionnel en avion

Le but d’un voyage d’affaires peut varier d’une mission à l’autre. Mais généralement, l’objectif est d’accomplir une tâche importante pour le compte de l’entreprise, dans une ville ou un pays différent du lieu habituel de travail. Parmi ceux-ci peuvent être cités les voyages à des conférences et des séminaires, les rencontres avec de potentiels clients et autres partenaires commerciaux… Connaître les objectifs du voyage permet une meilleure planification des déplacements et de la logistique nécessaires aux personnes concernées par cette mission en extérieur. De plus, cela permet d’analyser après coup la rentabilité du voyage et de l’optimiser.

Connaître le cadre de votre entreprise à respecter

Un voyage d’affaires représente tout de même un coût considérable pour une entreprise. Peuvent être comptées les dépenses liées au logement, au transport et à la restauration. Il est donc indispensable d’anticiper tous ces frais et surtout de les limiter. Il est conseillé de réserver à l’avance les billets d’avion ou de train, par exemple, afin de bénéficier de prix beaucoup plus abordables et de réaliser un choix plus avisé.

De même, prenez en compte les protocoles nécessaires au sein de l’entreprise afin de valider facilement les projets de voyage. Mettez en place un système qui permet aux personnes concernées de vérifier l’avancée de la préparation du voyage, aux responsables de donner les permissions indispensables à la mise en place de budgets ou à la validation de documents.

Connaître la destination de voyage

Connaître la destination du voyage a pour but de préparer les différentes modalités liées au déplacement. Lors d’un changement de pays par exemple, la vérification de la validité du passeport ou des vaccins peut être requise. Vous pourrez aussi anticiper les types d’hébergement et de restauration présents sur place. Évidemment, la connaissance de la destination permet aussi de faire des réservations de billet à l’avance, de créer des itinéraires de voyage et de prévoir les habits à mettre selon la météo locale.

Choisir un moyen de transport adapté

Le choix du moyen de transport peut être crucial, notamment dans la gestion des budgets de voyage. Selon, la distance celui peut varier.

L'avion

Pour les trajets sur de longues distances, l’avion reste le moyen le plus rapide, mais est assez coûteux. Renseignez-vous auprès des agences de voyages, des compagnies aériennes afin d’acheter des billets au meilleur prix.

La voiture ou le car

La voie routière avec l’utilisation d’un car ou d’une voiture peut aussi être envisagée pour les distances assez courtes. Pour un trajet long, ces moyens de transport sont lents et fatigants bien qu’ils soient abordables.

Le train

Le train est de son côté le moyen de transport préféré pour des distances longues ou moyennes, car plus économiques que l’avion la plupart du temps. La réservation à l’avance des billets s’avèrera tout de même nécessaire afin de bénéficier de prix préférentiels. Notons que certains tarifs de trains peuvent avoisiner ceux des avions selon la destination et la période. Nous vous conseillons donc de bien comparer le prix des billets.

Le bateau

Le bateau est certainement l’un des moyens de transport les moins utilisés dans le cadre de voyages d’affaires. Ils sont trop lents pour être efficaces et trop chers pour être efficients. Ils ne peuvent être intéressant que dans le cas où le voyage se passe dans un endroit qui n’est accessible que par voie marine. Tel est le cas de petites îles enclavées ne disposant pas d’aéroport ni d’héliport.

Dans vos trajets, prenez aussi en considération les frais pour aller à la gare, à l’aéroport ou au port. Ce type d’endroit est parfois assez éloigné des villes, pouvant entraîner des dépenses en plus lors de vos déplacements.

Conserver les justificatifs de dépenses

Les salariés en déplacement seront souvent amenés à réaliser des dépenses non prévues par le budget initial alloué. Ces frais supplémentaires sont à la charge de l’employeur pour la plupart, selon les conventions et les règles fixées par l’entreprise. Afin de pouvoir se faire rembourser, le salarié doit constituer des notes de frais et les preuves de dépenses qui y sont associées. Ces justificatifs peuvent par exemple se présenter sous forme de facture ou de reçu. Ces derniers doivent contenir le nom du fournisseur, la date, le montant et la description de la dépense. Il est difficile au collaborateur concerné de se faire rembourser sans ces justificatifs.

Planifier la logistique

Créer une check-list afin de planifier tout ce qui concerne la logistique est utile. Vous aurez ainsi sous votre main un moyen de visualiser tous les détails sur le voyage. Vous pouvez, grâce à cela, avoir une idée précise de l’avancée des tâches à réaliser comme la réservation des moyens de transport et celle des hôtels. Programmer l’emploi du temps et les trajets nécessaires pour que chaque collaborateur puisse participer sereinement aux événements professionnels devient aussi beaucoup plus simple. Vous pouvez également vous assurer que rien ni personne ne manque à l’appel et éviter plusieurs quiproquos, retards et annulations. Ceux-ci peuvent ébranler la confiance de vos collaborateurs et la réputation de votre entreprise.

Prévoir les différences culturelles et protocoles d'affaires

Encore aujourd’hui, très peu de professionnels s’informent sur les coutumes culturelles et les protocoles en affaires propres aux pays ou aux régions qu’ils visitent. Pourtant, ne pas s’y plier peut, malgré la bonne volonté de vos collaborateurs, conduire à l’échec d’une réunion ou d’une entente. Ces règles coutumières se rencontrent principalement avant une réunion ou durant un déjeuner d’affaires. À titre d’exemple, au Japon, il est d’usage de présenter sa carte de visite de ses deux mains lorsque l’on rencontre pour la première fois un futur partenaire commercial. L’accepter de ses deux mains est aussi une marque de respect. Il est également extrêmement impoli d’ouvrir un cadeau d’affaire devant son donneur.

Préparez vos documents

Plusieurs documents sont à prévoir lors d’un voyage d’affaires. Afin de vous aider à faire un point sur ceux dont vous aurez peut-être besoin, nous allons les détailler ici.

La carte d'identité

Même si lors d’un voyage professionnel, la carte d’identité n’est pas forcément demandée par les autorités, il est avisé de l’amener avec vous comme pièce justificative, peu importe où vous vous rendez. Certains pays comme le Royaume-Uni demandent d’ailleurs la carte d’identité à ses frontières. Veillez à ce que celle-ci soit valide, car d’autres pays ne tolèrent pas une carte d’identité dont la date de validité a été dépassée. Ils peuvent, juste à cause de ce papier, refuser votre entrée sur leur sol.

Le passeport

Le passeport reste le document le plus important et obligatoire pour pouvoir passer les frontières d’un pays. Veillez également à vous assurer qu’il est valide au moins jusqu’à votre retour afin de ne pas avoir de problème à l’arrivée ou au départ d’un pays.

Le visa de séjour

Ce document est surtout utile lorsque vous vous déplacez dans un pays ne faisant pas partie de l’Union européenne. Il est souvent stressant et chronophage de réaliser une demande de visa auprès d’un pays, si bien que vous êtes obligé de le faire à l’avance afin de ne pas être pris au dépourvu. Il se présente sous la forme d’une vignette ou d’un tampon apposé sur le passeport du voyageur. Il est intéressant de noter que certains pays comme la France bénéficient de facilités de déplacement vers des nations avec qui ils ont des partenariats diplomatiques. Toujours dans le cas du Japon, le visa n’est pas indispensable pour une durée inférieure à 3 mois pour les personnes de nationalité française. Ce n’est qu’au-delà de cette durée que vous aurez à faire des démarches administratives pour entrer sur le territoire japonais.

L'assurance voyage

Certains pays en dehors de l’Union européenne peuvent vous demander de souscrire à une assurance voyage pour pouvoir entrer sur leur territoire. Dans d’autres, cette assurance n’est pas expressément exigée, mais nous vous recommandons tout de même d’y souscrire par précaution. L’assurance voyage vous permet d’être couvert, même dans un pays étranger, en cas d’accident ou de maladie. Surtout si vous allez dans un pays tropical où le climat est assez différent, prendre une assurance voyage est la meilleure chose à faire. Notons aussi que le niveau d’hygiène dans un pays étranger ou même les types de maladie qui s’y trouvent peuvent porter atteinte à une personne qui n’y est pas habituée. Si vous tombez malade, que vous vous retrouvez à l’hôpital ou que vous avez besoin d’un rapatriement d’urgence, les frais risquent d’être exorbitants sans cette assurance.

Selon la compagnie d’assurance à laquelle vous souscrivez, les frais couverts peuvent être différents. Néanmoins, certaines dépenses devront obligatoirement être prises en charge par l’assurance, comme notamment les frais médicaux, d’hospitalisation et de rapatriement. À titre accessoire, peuvent aussi être comptées la garantie annulation, l’assurance bagages en cas de perte, de vol ou de détérioration de vos effets personnels durant votre déplacement.

La responsabilité civile peut également être intéressante si vous vous retrouvez dans un accident ayant causé des dégâts matériels ou corporels.

Le certificat de vaccination

Un carnet vaccinal à jour peut être requis selon le pays de destination. Il est tout d’abord conseillé que les vaccins contre la Covid-19, la coqueluche, la tuberculose, les oreillons, la rubéole, la diphtérie, le tétanos et la poliomyélite soient à jour. Cela vous protègera de plusieurs maladies, surtout si vous allez dans un pays tropical. Certains pays demanderont des vaccins en plus. En Asie, il peut vous être demandé la réalisation d’un vaccin contre la rage, l’hépatite A et l’hépatite B, l’encéphalite à tique ou la typhoïde. D’autres types de vaccins sont exigés pour l’Amérique latine ou l’Afrique. Votre santé et le bon déroulement de votre voyage en dépendront.

Le permis de conduire international

Si vous êtes confiant sur vos capacités à conduire dans un pays étranger et que le coût d’une voiture de localisation est plus rentable pour vos déplacements dans ce pays, vous aurez peut-être besoin d’un permis de conduire international. Si vous vous déplacez dans un pays appartenant à l’Espace économique européen, votre permis de conduire français sera souvent suffisant pour un séjour de courte durée.

 

Dans d’autres pays, le permis de conduire international peut être demandé. C’est un document où sont traduites toutes les informations présentes sur votre permis de conduire français, ce qui permet à toute autorité locale de reconnaître que vous êtes en capacité légale de conduire. Nous vous recommandons d’approcher l’ambassade du pays où vous souhaitez vous rendre afin de savoir si ce document est indispensable et quelles sont les autres modalités nécessaires à la conduite sur son territoire.

Choix de l'hébergement

Entre hôtels, appart’hôtels, appartements, locations de particulier à particulier, le choix de l’hébergement dépendra de plusieurs facteurs. Parmi ceux-ci, la proximité par rapport aux lieux où se passent les événements auxquels vous devez vous rendre. Ensuite vient le prix de l’endroit et le nombre de personnes qui vous suivent dans votre voyage. Enfin vient la durée du séjour. Un petit hôtel est souvent la solution la moins chère et la plus simple si vous restez pour une très courte durée. Pour une durée dépassant une semaine, le choix d’un appart’hôtel peut être beaucoup plus approprié. Selon vos exigences en matière de services et la situation géographique de l’hébergement, les prix peuvent fortement varier. Il est donc préférable de choisir un endroit qui correspond à votre budget et qui ne soit pas trop éloigné de vos lieux d’activité.

hébergement lors d'un déplacement professionnel

Choix du vol

Faire un voyage d’affaires ne nécessite pas forcément d’aller en classe business. Selon vos moyens, la disponibilité des vols et vos besoins, vous pouvez opter pour celui qui vous correspond le mieux. Ainsi, il est tout à fait possible de réaliser un voyage en classe économique, voire opter pour un low cost si vous souhaitez ne pas dépenser d’argent. Selon la compagnie aérienne, les services auxquels vous aurez accès peuvent être intéressants. Si vous optez pour le confort, nous ne pouvons que vous conseiller la classe affaires. Certains chefs d’entreprises peuvent également louer des jets privés qui présentent l’avantage d’être disponibles à tout temps. Le plus grand inconvénient des jets est l’augmentation considérable de votre empreinte carbone.

Planifier son agenda

La planification de l’agenda est une étape essentielle afin d’optimiser le temps que vous avez lors de votre déplacement. Afin de boucler rapidement la mission que vous avez à effectuer durant votre séjour, une bonne organisation s’avère indispensable. Téléphonez à l’avance les personnes que vous avez prévu de rencontrer et confirmez vos rendez-vous. Afin d’éviter du stress supplémentaire et de vous assurer que vous avez vraiment le temps, ayez toujours sous votre main votre agenda. Essayez de bien répartir vos rencontres sur toute la durée de votre séjour afin de ne pas vous fatiguer.

Le matériel de voyage

Le bagage

Pour un voyage tranquille, le choix du bagage est important. Optez pour une valise tout terrain, avec quatre roues pour une plus grande stabilité. Sa taille dépendra principalement de la durée de votre séjour et du type d’équipement que vous avez à transporter dans le cadre de votre travail. Nous vous conseillons d’investir dans un bagage de bonne qualité, capable d’être mis à rude épreuve, mais qui vous durera pour plusieurs voyages d’affaires. Une valise pouvant être amenée en cabine est souvent préférée, car cela vous évite d’attendre l’arrivée de votre bagage à l’aéroport et de perdre moins de temps.

Les vêtements

Les vêtements à amener dépendront évidemment de la durée du séjour, mais aussi du type de réunions ou de travaux que vous aurez à réaliser durant votre séjour. Des costumes et surtout des chemises, chaussettes et sous-vêtements de rechange seront les bienvenus si vous devez participer à des événements formels. Optez pour des habits dans lesquels vous serez à l’aise et qui ne se salissent pas facilement étant donné que vous n’aurez peut-être pas accès à une laverie.

Le moyen de paiement

Les devises en espèce sont préférées pour les petites sommes. Les Traveler Cheques sont de plus en plus courants et garantissent la couverture de vos règlements. La carte bancaire reste le moyen le plus pratique, mais faites attention aux frais qui peuvent en découler selon la contrée où vous vous trouvez. Plusieurs banques proposent une tarification voyage pour diminuer vos frais lorsque vous êtes à l’étranger. Notez que dans certains pays comme le Japon, le paiement en espèce est beaucoup plus courant qu’en carte bancaire.

Les objets divers et variés

Plusieurs autres objets seront à inclure lors de votre voyage. Parmi ceux-ci, la trousse de toilette ou vos chargeurs de téléphone et d’ordinateur. Un dernier conseil, n’emportez que l’essentiel et préférez voyager léger.

Puis-je refuser un déplacement professionnel ?

Selon les modalités précisées dans votre contrat de travail, il est souvent impossible de refuser un déplacement professionnel sauf cas exceptionnel avec justification. Un refus est souvent synonyme d’insubordination professionnelle et peut être considéré comme étant une faute grave pouvant mener au licenciement de l’employé. Il est tout de même important de préciser que l’employeur est soumis à un délai de prévenance. Ainsi, il est dans l’obligation de prévenir l’employé que ce dernier sera envoyé en voyage d’affaires. Le délai de prévenance ne peut cependant être inférieur à 48 heures, auquel cas, l’employé est en droit de refuser le déplacement. Ce délai n’est qu’à titre indicatif, mais les textes prévoient une certaine souplesse dans son application selon les situations.

Comment calculer ses frais de déplacement ?

Les frais de déplacement peuvent être calculés selon certains critères. Ainsi, les frais de transport sont remboursables et pris en compte dans les calculs. Ils doivent cependant respecter la politique de voyage de l’entreprise et être justifiés. Tel est aussi le cas pour les frais d’hébergement et de repas.

Mesurez les résultats de vos déplacements professionnels

Un voyage étant un élément stratégique de l’entreprise et ayant un coût assez conséquent se doit d’être efficace. Ainsi, analysez les points positifs et surtout les points à améliorer pour diminuer les dépenses inutiles. Ajuster la politique de voyage peut être intéressant afin de donner plus de flexibilité à vos collaborateurs tout en améliorant votre gestion des coûts et en optimisant les déplacements.

Simplifiez et dématérialisez avec Carlabella

Carlabella vous propose différentes solutions afin de vous aider dans la planification de vos déplacements professionnels et dans la gestion logistique et budgétaire qui en découle. Notre logiciel de gestion de voyage permet de mieux anticiper les coûts, et de mieux s’organiser pour obtenir de meilleurs prix lors de la réservation des billets et de l’hébergement. Cela est possible grâce à la dématérialisation de tous les process.

Le premier avantage est que toutes les informations sont disponibles au même endroit. La validation du projet de voyage, la vérification des documents, la gestion des notes et bien d’autres choses sont accessibles en un clic aux personnes concernées. Une vision globale de tous ces aspects offre une plus grande maîtrise des ressources matérielles et humaines de l’entreprise. Les process sont fluidifiés et simplifiés. À titre d’exemple, les délais de remboursement des notes de frais sont beaucoup plus rapides et vos collaborateurs pourront facilement envoyer les justificatifs par l’intermédiaire d’une application dédiée.

Notre outil de voyage est connecté directement à notre outil ordre de mission, puisque généralement un voyage se réserve lors de la préparation d’une mission (à faire ou non valider par un supérieur). Il est possible de réserver tous les déplacements professionnels sur la même interface. Vous organisez directement le déplacement sur la plateforme sans sortir de l’application Carlabella. Le voyage d’affaire, train/avion/réservation voiture, est organisé directement, avec les mêmes conditions tarifaires que le site choisi (sncf, air France, site de locations voitures …). Tous les prix sont repris des sites (classe affaires ou en vol low-cost) grâce au système SSO. Il y a un workflow complet de la réservation voyage jusqu’au paiement de la note de frais Les équipes n’ont plus à passer par une agence de voyage, c’est la plateforme grâce au SSO qui est connectée directement à l’agence de voyage.