Quels justificatifs pour une note de frais

Pour bénéficier du remboursement sur les notes de frais, un employé doit fournir des justificatifs précis à son employeur. Factures, reçus… découvrez ces justificatifs, leur contenu et leur utilité dans cet article !

Qu’est-ce qu’un justificatif de note de frais ?

La note de frais est un document regroupant les différentes dépenses professionnelles remboursables d’un salarié. Ces dépenses surviennent durant l’exercice de ses fonctions et concernent les déplacements professionnels, les frais de restauration ou encore les frais d’hébergement. 

Pour bénéficier d’un remboursement sur la note de frais, l’employé doit fournir les justificatifs correspondant à chaque dépense engagée. 

Le justificatif est une pièce comptable telle qu’une facture, un reçu, un ticket restaurant… Il permet de vérifier l’exactitude de la dépense et d’avoir une exonération sur l’impôt de revenu durant le remboursement de la note de frais. La présentation du justificatif évite également d’être pénalisé en cas de contrôle de l’URSSAF.

> Lire notre article sur comment faire une note de frais

Que comporte un justificatif de notes de frais ?

Le justificatif de note de frais doit comporter certains éléments pour être validé. Il s’agit de la date, du nom du fournisseur, du type et des détails de la dépense ainsi que de la TVA s’il y a lieu. L’on peut également exiger de faire figurer le nom de la société ainsi que celui de l’employé sur un justificatif.

Comment se présente le justificatif ?

Un justificatif de note de frais se présente sous forme de papier ou de document numérique. Il peut s’agir d’un reçu, d’un ticket de carte bancaire, d’une facture… Il doit être validé par les entités compétentes de l’entreprise pour être accepté dans le cadre d’une indemnisation de la note de frais.

La différence entre le reçu et la facture

La facture à elle seule ne justifie pas la dépense pour laquelle un salarié a droit à un remboursement. Pour qu’elle soit considérée comme un justificatif valide, elle doit comporter la mention « payée » ou « payée en totalité » et être datée.

Le reçu, par contre, est une preuve de paiement et constitue un justificatif à part entière. Sa simple présentation prouve que la dépense a bien été engagée et qu’elle peut être remboursée.

Les types de justificatifs selon la dépense engagée

Les frais d’hébergement

Lors d’un déplacement professionnel, un salarié peut séjourner dans un hôtel et engager des frais d’hébergement. Le justificatif de ces frais doit comporter des données telles que le nombre de nuitées, le type de chambre choisi ainsi que les différentes dépenses liées à ce dernier. Les frais d’hébergement sont indemnisés suivant deux conditions précises :

• La distance entre le domicile du salarié et son travail doit équivaloir à au moins 50 kilomètres
• Le salarié ne doit pas pouvoir se rendre de son domicile à son lieu de travail en moins d’une heure et demie en empruntant les transports en commun

Les frais kilométriques

Pour justifier les frais kilométriques, le salarié doit présenter la carte grise de son véhicule à son employeur. Il doit également veiller à ce que le nombre de kilomètres réalisés n’excède pas le plafond imposé par l’administration dans le cadre d’un remboursement. Le justificatif pour les frais kilométriques comporte :

• La raison du déplacement professionnel
• Le lieu où l’employé s’est rendu
• La distance parcourue
• La puissance fiscale de la voiture
• Les coordonnées des clients ou sociétés visités

Les frais de repas

Les frais de repas sont remboursés dans le cas d’un déplacement professionnel ou si l’employé est obligé de se restaurer sur son lieu de travail. Le justificatif de frais de repas peut être :

• une note de frais de restaurant, de préférence un reçu plutôt qu’une facture
• une note de frais repas supermarché
• une note de boulangerie

Si l’employé invite d’autres personnes durant son repas, son justificatif doit comporter :

• leurs noms respectifs
• leur profession
• le nom de la société qui les emploie

Les frais de transport

Pour le remboursement des frais de transport, le salarié doit fournir la raison du déplacement et un justificatif des tickets de transport. Il peut être remboursé sur la distance entre son domicile et son lieu de départ dont la gare ou l’aéroport. Toutefois, il ne sera remboursé sur son trajet quotidien depuis son lieu de résidence jusqu’à son travail que dans des cas particuliers.

Que faire en cas de perte de justificatif ?

Le salarié peut égarer son justificatif de notes de frais. Dans ce cas, il doit trouver un éventuel duplicata à ce dernier ou fournir d’autres justificatifs tels que les tickets de carte bancaire.

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Pour éviter une telle perte, Carlabella vous propose son logiciel de gestion des notes de frais baptisé CarlaTravel. Vous pourrez y stocker vos différents justificatifs en toute sûreté. 

Vous pourrez les y insérer sous format numérique et éviter de les imprimer. Le stockage de vos justificatifs se fait donc en ligne et vous pourrez en réaliser le suivi à tout moment. Vous pourrez y adjoindre d’autres pièces justificatives si nécessaire.

> Lire notre article sur comment bien préparer son voyage d’affaires

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