La fin des notes de frais ?

La fin des notes de frais ?
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OUI ! La note de frais c’est fini grâce à la technologie de l’OCR

Quezaco ? pour parler occitan : l’OCR est l’acronyme anglais d’Optical Character Recognition. En français, cela signifie « Reconnaissance Optique de Caractères ». C’est une technologie de scan intelligent. Elle permet de convertir du texte en un format digital.
Le justificatif, repas, hôtel, péage, essence, invitations … scanné grâce à l’OCR est lu puis transféré en un fichier texte modifiable. Chaque ligne est identifiée, convertie en mots puis en caractères. Cela permet à d’autres applications et logiciels d’en extraire automatiquement les données.
Ce procédé de pointe permet d’aller vite dans la gestion des dépenses professionnelles.
Avant il y avait l’enfer d’Excel, puis sont arrivés les plateformes avec justificatifs papiers, et enfin récemment la photo des justificatifs mais sans valeur probante auprès de l’Urssaf.

NON ! La note de frais continue grâce à technologie de l’OCR et la dématérialisation

Aujourd’hui nous vous proposons la technologie de l’OCR avec valeur probante pour l’Urssaf grâce au coffre-fort électronique.
La note de frais est dématérialisée et automatisée. Ce qui simplifie à la fois :

  • La vie du salarié nomade qui envoie tout sans réfléchir mais avec l’option de mettre le frais en attente pour le compléter si nécessaire
  • La vie du Manager qui peut valider en web sur sa plateforme sans vérifier car le montant des frais a été en amont paramétré. Les dépassements sont bloqués. Il valide sans souci.
  • Le service comptable qui peut directement régler le commercial et intégrer le frais dans la comptabilité avec le calcul automatique de la TVA

La technologie de reconnaissance de caractère permet en effet de détecter automatiquement toutes les informations pertinentes sur un reçu ou une facture. Elle analyse et extrait la catégorie de la dépense, la devise, la date, le montant TTC et HT, le taux de TVA, le fournisseur…

  • Gain de productivité : Il a été estimé 20% d’erreur en moins notamment dans la récupération de la TVA
  • Gain de temps : Les collaborateurs ne sont plus contraints d’effectuer une saisie manuelle à partir des justificatifs papier, souvent égarés, ou effacés, ou froissés et illisibles.
  • Gain financier : Il a été estimé que le traitement manuel de la note de frais coûte en moyenne 53 euros à l’entreprise, pour un temps passé d’une vingtaine de minutes.

Tous les ans, les entreprises se posent toutes la même question en fin d’année lors de l’établissement du bilan : « Il manque des justificatifs papier sur les notes de frais de mes salariés ! » ou « L’Urssaf nous contrôle et il nous manque des justificatifs ! »
Aujourd’hui avec l’outil CarlaTravel, on vous propose la dématérialisation des justificatifs et le coffre-fort, plus connu sous le nom d’archivage numérique à valeur probante (AVP). Avec CarlaTravel et notre technologie de l’IA, nous mettons en place en même temps l’OCR et le coffre-fort électronique. Ou les 2 indépendamment. C’est votre choix.
L’envoi OCR des justificatifs se fait au fil de l’eau ou en une seule fois directement à partir de l’application CarlaPic, téléchargée sur votre smartphone ou par mail (on peut téléverser des factures PDF depuis l’interface web).

En résumé c’est :

  • Comme une photo mais avec valeur probante vis-à-vis de l’Urssaf.
  • Les pièces sont archivées dans un coffre-fort électronique. Il n’y a plus de manipulation papier.
  • En cas de contrôle Urssaf, les pièces sont directement analysées par le contrôleur dans le coffre-fort électronique. Cela signifie que la validité du document est prouvée et reconnue par le législateur.
  • L’OCR permet un compte bancaire toujours à jour car il n’y a plus d’erreur.
  • Les collaborateurs dotés de cartes Visa Business n’ont plus à avancer de frais : ils gèrent leurs dépenses en totale autonomie. Les cartes sont entièrement paramétrables à distance.

Adoptez la dématérialisation des notes de frais de vos collaborateurs avec CarlaTravel et l’outil CarlaPic qui vous assure la valeur probante de l’Urssaf !
En 2022, beaucoup de nouvelles réglementations ont été mises en place par le législateur concernant les contrôles Urssaf et il devient indispensable de passer à la dématérialisation et l’OCR/ coffre-fort.

Attention, les outils qui proposent uniquement des justificatifs photo n’ont pas valeur probante auprès de l’Urssaf