Le processus allant de la création à la signature d’un contrat peut être lent et assez lourd. Cela dépendra principalement des termes qui le composent et des différentes parties prenantes. Néanmoins, son cheminement reste assez prévisible malgré sa possible complexité. Afin d’améliorer l’ensemble du processus, de le rendre moins chronophage, nous vous proposons la meilleure des solutions, le logiciel de gestion des contrats. Si vous désirez mieux comprendre les tenants et aboutissants de la gestion de contrat, nous vous invitons à poursuivre votre lecture.
Qu'est-ce que la gestion de contrat ?
La gestion de contrat est le processus engagé lors de la gestion d’accords, de leur création à leur exécution. Les contrats et leur création sont analysés pour que l’organisation puisse en tirer de meilleures performances autant opérationnelles que financières. Ce processus permet également de réduire les risques financiers liés à ces accords. De nos jours, la pression subie par les entreprises est encore plus grande pour restreindre les coûts rattachés à la réalisation des contrats. Étant donné son aspect chronophage, le besoin d’un système de gestion des contrats se fait très vite ressentir pour atteindre une certaine réussite.
Le processus d'une gestion de contrat
Une perte de productivité peut découler d’une mauvaise gestion étant donné le nombre élevé de documents nécessaires à la signature et à l’exécution d’un contrat. Il vous faudra donc bien les examiner pour améliorer l’efficacité de votre organisation. Afin de pouvoir optimiser le processus, il vous faudra maîtriser ses différents composants. Nous vous expliquons ici les quelques étapes qui interviennent dans le processus de gestion de contrats.
La génération de documents
Auparavant, la rédaction manuelle sur papier d’un contrat nécessite souvent des réécritures étant donné la longueur et le nombre des clauses, mais surtout les inexactitudes qui pourraient y être introduites par inadvertance. Cela peut créer des problèmes importants pour l’entreprise, desquels peuvent découler une grande inefficacité et surtout, la possibilité de pertes financières. Cela peut surtout se ressentir lorsqu’une société commence à prendre de l’ampleur et qu’elle est encore pourtant habituée à des processus faciles. En effet, en évoluant, les flux de travail internes se complexifient, de nombreux services peuvent être concernés dans la conception de fichiers et les processus manuels deviennent dès lors infructueux. Une génération numérique de documents est beaucoup plus simple, est moins sujette aux erreurs et est reproductible. C’est donc tout l’intérêt d’un logiciel gestion des contrats ou gestion du cycle de vie des contrats (Contract Lifecycle Management).
L'acheminement et la négociation
Une fois les documents rédigés, il est nécessaire que chaque partie puisse pouvoir les lire, en négocier les termes et cas échéants, les modifier. Le transfert manuel peut être problématique étant donné que les documents peuvent se perdre ou qu’ils mettent trop de temps à arriver entre les mains des personnes concernées par le contrat.
Le logiciel de gestion de contrat simplifie grandement cette étape, étant donné que chaque partie peut avoir accès aux documents. Il est possible de créer un parcours standardisé, améliorant la visibilité des accords et leur suivi. Vous saurez donc en temps réel l’avancée de vos papiers sur le plan administratif et aurez la possibilité de réagir plus promptement en cas de problème.
L'approbation du contrat
Avant de pouvoir être signés, certains accords nécessitent de multiples approbations auprès des services concernés au sein d’une organisation. Il peut être difficile de gérer les différents règlements, mais aussi toutes les variables pouvant impacter sur la viabilité du contrat. Cela engendre généralement un processus lent qui ralentit fortement l’approbation.
La signature des documents
Même si la signature en elle-même est une étape assez rapide dans le processus de gestion de contrat, c’est certainement celle qui est la plus importante. En effet, tout l’aspect légal et l’application des termes dépendent de cette dernière, qui doit être sûre et vérifiable. Si la signature au stylo a toujours été la manière la plus classique de valider un contrat, la numérisation des documents ne nécessite plus cela. La signature électrique est désormais de plus en plus courante, car elle offre plus de sécurité et fluidifie le processus. Elle permet de ratifier chaque document depuis n’importe quel endroit, et produit une piste d’audit numérique reconnu auprès des tribunaux en cas de litige. La signature numérique est donc beaucoup plus pratique et est également possible avec notre solution CLM.
L'adaptabilité
Chaque entreprise a parfois un système d’enregistrement par défaut, où sont préenregistrées certaines informations et où sont stockées des métadonnées. Notre logiciel de gestion des contrats s’adapte facilement à votre système. Vous pourrez par exemple remplir automatiquement vos contrats avec des informations déjà présentes dans votre base de données, diminuant la quantité de tâches administratives inutiles. De même, chaque étape peut se déclencher automatiquement après qu’une action attendue ait été accomplie. Le cheminement de vos documents est donc beaucoup plus fluide. De même, l’ergonomie de notre logiciel vous permettra de facilement vous y adapter sans une durée longue de transition. Son utilisation vous évitera la frustration pouvant être causée par de l’incompréhension. Vos collaborateurs et vous-mêmes ne subirez pas les retards dus à l’intégration du logiciel de gestions des contrats à votre système actuel.
La gestion des obligations
Il est ensuite nécessaire de vérifier que les livrables soient respectés par les principales parties prenantes et que la valeur du contrat ne se détériore pas tout au long de ses premières phases de croissance.
Les révisions
Arrivé à la fin du processus, il ne reste plus qu’à stocker tous les documents relatifs au processus de gestion du contrat dans un endroit centralisé et accessible à toutes personnes concernées. Les contrats constituent non seulement des atouts pour votre organisation, mais aussi des risques. En effet, si une législation ou une réglementation change vos perspectives par rapport à un accord, il vous faudra être capable d’analyser et modifier vos contrats existants. Cela vous protégera de potentielles pertes financières, et vous permettra de réagir plus rapidement selon la situation.
L'audit et le reporting
La gestion des contrats ne signifie pas rédiger un contrat puis le classer quelque part et l’oublier. Les audits contractuels sont importants pour déterminer la conformité des deux organisations avec les termes de l’accord et tout problème éventuel qui pourrait survenir.
Le renouvellement
Un contrat est un acte limité dans le temps, avec généralement une date de début et une date d’expiration. Il peut alors être indispensable de le renouveler. C’est ainsi le moment de l’améliorer ou de chercher de nouvelles opportunités ailleurs. Souvent, la période de renouvellement passe inaperçue par les organisations, ce qui résulte en des occasions manquées, mais aussi des prises de risque inutiles.
Au cours de la phase de gestion du contrat, il est en général possible que les circonstances changent, exigeant des modifications de l’accord contractuel. L’équipe de gestion du contrat travaille généralement en étroite collaboration avec l’autre partie. Cela permet de savoir si les relations avec elle sont toujours favorables ou s’il est nécessaire de rechercher des opportunités ailleurs.
L’automatisation du processus accorde à une organisation d’identifier des occasions de renouvellement et/ou de création de nouveaux contrats.
Pourquoi choisir un logiciel de gestion de contrats ?
Le logiciel de gestion des contrats est un outil électronique qui permet de résoudre tous les problèmes relatifs à une gestion physique des contrats. Ainsi, ils permettent d’organiser les documents contractuels, de communiquer, d’approuver, de signer ou de renouveler un contrat, de stocker, d’avoir une vision globale de l’avancée administrative. Vous pourrez également plus simplement allouer les ressources nécessaires à la gestion des contrats et réaliser un suivi détaillé. Ce type d’outil autorise aussi aux différentes personnes concernées, peu importe où elles se trouvent, d’accéder aux contrats en un seul endroit. Tel est par exemple le cas du logiciel gestion contrats fournisseurs.
À qui est destiné le logiciel de gestion de contrats ?
Le logiciel que nous vous proposons est utilisé principalement par les services qui s’occupent de la création, du suivi présignature, de la signature et du suivi post-signature du contrat. Néanmoins, sa facilité d’utilisation permet à toutes personnes ayant besoin de cet outil d’intervenir dans le processus de gestion de contrats.
En quoi est-il utile ?
Ce type de logiciel améliore votre capacité à gérer votre portefeuille de contrats, les délais des livrables qui y sont liés. En effet, une fois que votre portefeuille commence à atteindre une certaine taille et un niveau de complexité assez élevé, il est impossible de gérer manuellement tous les aspects et mécanismes liés à la gestion de contrat. Avec un logiciel aussi efficace que celui que nous mettons à votre disposition, vous pourrez donc reprendre le contrôle de votre portefeuille de contrats.
Quels sont les préalables à son intégration ?
Avant d’intégrer le logiciel de gestion de contrats, il peut être intéressant pour vous de réaliser un audit de tous aspects de votre organisation qui sont en lien direct ou indirect avec la gestion de contrats. Ainsi, il vous faudra identifier les sources de vos problèmes auprès de chaque partie prenante, au niveau de l’allocation de vos ressources… Cela vous permettra de savoir en quoi le logiciel pourra vous aider et surtout comme l’intégrer plus simplement à votre processus de gestion de contrats.
Quels en sont les avantages ?
1. Une centralisation des données
Un logiciel de ce type offre un emplacement central pour le stockage des contrats et des documents qui y sont relatifs. Ainsi chaque personne concernée saura exactement où les chercher si le besoin s’en fait ressentir. Vous n’aurez donc pas de problème comme la présence de plusieurs copies du contrat, voire, plusieurs versions circulantes entre les parties et qui pourraient causer beaucoup de confusion. Ainsi, tout le monde travaillera toujours sur la version à jour des documents, directement accessible sur le logiciel.
2. Une meilleure visibilité sur les contrats
Un logiciel permet de retrouver facilement des contrats avec par exemple une recherche par mots-clés. De même, vous serez plus facilement notifié sur les modifications effectuées, les approbations en attente, l’avancée du contrat en général.
3. Un risque réduit
Il est possible de programmer des alertes concernant les dates et les échéances clés des contrats. Ainsi, vous ne serez jamais pris au dépourvu pour leur renouvellement ou pour la livraison de livrables. Vous aurez accès aussi à certaines métadonnées permettant de surveiller le respect de l’application des contrats et leurs performances. Des rapports peuvent aussi être créés afin d’analyser votre portefeuille de contrats. Vous saurez donc quels sont les contrats les moins favorables et qui pourraient être améliorés ou résiliés. Vous ne referez donc plus les mêmes erreurs pouvant vous faire perdre certaines opportunités.
4. Le gain de temps
Comme vous l’aurez certainement remarqué, le logiciel de gestion de contrats offre un énorme gain de temps grâce à ses différentes fonctionnalités.
Conclusion
Si vous commencez à avoir des problèmes concernant la gestion de vos contrats ou que vous souhaitez en améliorer le processus, le logiciel gestion de contrats est la meilleure solution pour vous. Étant donné tous les avantages qu’il offre, il serait dommage de ne pas en profiter.
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