La gestion des notes de frais professionnels a toujours été une tâche redoutée par la plupart des entreprises. En effet, d’un côté les employés doivent faire attention à ce que leurs dépenses rentrent dans le cadre des notes de frais.
Du côté des responsables et des comptables, tout un ensemble de procédures doit être mis en œuvre pour procéder au remboursement des employés. La dématérialisation devient donc indispensable pour simplifier la vie de chacun. Rembourser les frais pourrait donc devenir une procédure facile grâce à cela.
Les difficultés rencontrées dans la gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est difficile et ce, à tous les niveaux de l’entreprise. Cela passe de l’employé qui doit justifier les frais, en passant par le comptable et les ressources humaines qui doivent compter les frais et les valider.
Les difficultés au niveau de l’employé en déplacement
Dans le cadre de déplacements professionnels, un employé se trouvera souvent dans l’obligation de payer de sa propre poche certaines dépenses. L’employé pourrait pourtant être submergé par les différentes tâches liées à sa mission, pouvant amener à des oublis concernant ses dépenses. Malgré cela, l’employé est dans l’obligation de préserver ses justificatifs et de remplir ses notes de frais. Des manquements pourraient même amener des risques légaux à l’entreprise.
Le remboursement, un processus chronophage et lourd
Afin de pouvoir procéder au remboursement des notes de frais d’un employé, il est tout d’abord nécessaire que l’entreprise ait en sa possession tous les justificatifs de dépenses liés à ces derniers. Une fiche standardisée de déclaration de frais est également indispensable pour récapituler les informations relatives aux notes de frais : montant, date, prestataire… Suite à cela, l’entreprise devra calculer les frais ou déduire les frais selon les cas. Puis, elle les validera et ces derniers devront répondre à la politique de gestion qu’elle a fixée, mais aussi respecter les limites d’indemnisation imposées par l’URSAFF. Enfin, le traitement et le remboursement des notes de frais pourront réellement se faire. Le remboursement suit généralement une procédure stricte, à une date fixée chaque mois, souvent par virement bancaire.
Les avantages de la dématérialisation
Afin de comprendre pourquoi la dématérialisation de la gestion des notes de frais professionnels et l’utilisation d’un logiciel spécialisé dans ce domaine vous faciliteront vos tâches, nous essayerons de voir dans cette partie les différents avantages que cela apporte.
L’accessibilité des politiques des notes de frais
Notre plateforme logicielle CarlaMaestro permet à chacun de vos employés d’accéder à l’ensemble des politiques des notes de frais de votre entreprise. Cela est nécessaire dans la mesure où une meilleure visibilité et transparence de celle-ci permet d’éviter des ambiguïtés concernant les dépenses qui peuvent rentrer dans les notes de frais de l’employé. Vos employés ne risqueront pas de dépasser les modalités mises en place dans le cadre votre politique, facilitant ensuite leur suivi, leur traitement et leur remboursement. L’automatisation de cette dernière enlèvera, en grande partie, l’aspect chronophage de la gestion des frais.
L’automatisation des processus et la simplification des remboursements
Nos logiciels RH et notre logiciel de note de frais offrent une plus grande praticité dans le paiement de sa note de frais. Les différents outils de gestion des frais proposés comme solutions permettent l’automatisation des processus que nous avons précédemment annoncés. L’intervention humaine restera donc assez minime, avec une meilleure synchronisation des informations à chaque échelle de gestion grâce à la centralisation des informations. Chacun de vos collaborateurs pourront avoir accès en temps réel à l’évolution du traitement comptable des notes de frais et des dépenses professionnelles. Cette optimisation du traitement rendra plus rapide la validation et le remboursement des frais engagés par chacun de vos employés.
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