OCR : facilitez la gestion de vos notes de frais

L’OCR pour la saisie de vos notes de frais

La gestion des notes de frais fait partie des processus les plus chronophages dans une entreprise. Rien que la saisie des informations présentes sur les différents justificatifs est, à elle seule, une tâche fastidieuse.

Cela implique de regrouper les notes de frais et de les retranscrire manuellement une par une sur un tableur ou un logiciel, de vérifier qu’il n’y ait aucune faute de saisie… Voilà pourquoi Carlabella vous propose différents modules et applications de gestion de notes de frais, avec l’intégration de la technologie OCR dans ces derniers.


La gestion des notes de frais, des difficultés à toutes les étapes

L’une des tâches les moins appréciées par les services administratifs est la gestion des notes de frais. En effet, elle soulève plusieurs problèmes. Parmi ceux-ci se trouvent par exemple les reçus et factures manquantes, qui nécessitent par la suite une attestation sur l’honneur certifiant l’émission de la facture.

Et généralement, ces frais peuvent être erronés étant donné qu’une fois le justificatif perdu, le montant est souvent basé sur du déclaratif. De plus, certaines demandes de remboursement mettent du temps à être enregistrées rendant le processus beaucoup plus lent à cause des difficultés de transmission de documents.

Lors de la retranscription, des erreurs peuvent également se glisser, mettant parfois l’entreprise dans une situation de dépassement des dépenses prévues. L’optimisation de ces dépenses devient également de plus en plus difficile à cause du manque de visibilité sur l’ensemble des comptes et factures. Tout cela peut non seulement créer un sentiment de frustration pour l’employeur, qui n’arrive parfois pas à suivre les demandes de remboursement, mais également pour l’employé qui ne reçoit pas ses remboursements.


L’OCR, une révolution

L’OCR (Optical Character Recognition/Optical Character Reader ou Reconnaissance Optique de Caractères) est un domaine de recherche en reconnaissance des formes par ordinateur et en intelligence artificielle. D’un point de vue plus pratique, c’est une technologie permettant de convertir une image, une écriture manuscrite, dactylographiée en un texte pouvant être enregistré par un ordinateur.

Le processus se fait comme suit :

  • une photo avec des inscriptions dessus est prise,
  • cette photo est analysée par le programme de reconnaissance,
  • ce programme va identifier les écritures et les isoler,
  • il va ensuite les convertir en mots et en caractères,
  • l’utilisateur pourra ensuite enregistrer, modifier et réutiliser les informations reconnues par l’ordinateur.

L’ensemble de ce processus se fait généralement très rapidement et le taux de reconnaissance des caractères s’approche des 99,9 %, surtout si ce sont des documents imprimés comme des factures et des contrats qui ont été photographiés.


Comment l’OCR marche sur notre logiciel de gestion de note de frais ?

Cette technologie de reconnaissance de caractères par ordinateur est intégrée dans l’ensemble de nos logiciels. Si nous appliquons le système OCR au cas des notes de frais, il suffira par exemple à l’employé de photographier le justificatif et les informations présentes dessus seront reconnues par un ordinateur, retranscrites et enregistrées, le tout automatiquement.

Ces informations peuvent directement être transférées aux responsables, qui pourront ensuite traiter les notes de frais puis, procéder aux vérifications et éventuels remboursements facilement.

Ce système permet donc d’éviter la retranscription manuelle du montant de la facture, du taux de TVA, car ce sera le module de Carlabella qui se chargera de tout cela à partir de la photo de la facture.

L’utilisation de l’OCR dans nos modules présente donc plusieurs avantages :

  • la sauvegarde des factures par la prise de photo, donc une diminution de risques de les perdre,
  • l’élimination de l’aspect chronophage de la saisie et des risques éventuels d’erreur qui en découlent,
  • une plus grande visibilité des dépenses et des factures,
  • une transmission quasi instantanée des justificatifs requis,
  • un remboursement plus rapide grâce à la rapidité de traitement à toutes les étapes.


Pour conclure

Avec les solutions proposées par Carlabella, la gestion des notes de frais ne sera plus une corvée. Vos employés pourront se concentrer sur les tâches essentielles et n’auront donc plus à se soucier de retrouver leurs justificatifs ni de les stocker lors d’un déplacement. De même, les responsables en charge du traitement des remboursements auront une charge de travail moins lourde car n’auront plus à s’occuper de la saisie et du stockage des justificatifs. Comme dit précédemment, la technologie OCR est présente dans nos solutions et les soulagera de ce type de tâche. Et enfin, votre entreprise pourra avoir une vue d’ensemble plus large sur les différentes dépenses, permettant par la suite de les optimiser. N’hésitez donc pas à prendre contact avec nous pour plus d’informations et essayer l’ensemble de nos solutions.

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