Возврат командировочных: механизмы и нюансы

возврат командировочных

Успех командировки зависит не только от результатов самой поездки, но и от слаженной, грамотной работы всех структур предприятия.

Так, организация, решившая командировать сотрудника, обязана действовать исходя из правоустанавливающих документов, регламентирующих бизнес-поездки. Бухгалтерия должна не только регламентировать и учитывать расход командировочных средств, но и грамотно оформить суточные, учесть проездные документы, осуществить возврат потраченных денег командированному сотруднику.

В данной статье мы подробно рассмотрим процедуру возврата командировочных затрат и ситуации, которые на это влияют.

Командированному работнику предприятие обязано компенсировать:

  • суточные;
  • расход средств по найму жилья;
  • расходы на проезд до места командировки и обратно;
  • иные расходы. Сюда будет включен возврат средств на услуги связи, оформление загранпаспорта и визы, консульские сборы и прочее.

С 2015 года значительно упростился процесс документального оформления бизнес-поездки. Так, руководству необходимо составить приказ о направлении сотрудника в командировку в соответствии с формой №Т-9, если направляется один сотрудник, и №Т-9а, если отправляются несколько сотрудников. В этом же документе может быть указана и цель поездки. В свою очередь было упразднено оформление служебного задания, главный командировочный документ – командировочное удостоверение, и отчет о проделанной работе. Однако многие компании продолжают использовать данную документацию в целях удобства, что также не противоречит действующему законодательству.

После окончания поездки командированный сотрудник обязан составить авансовый отчет с указанием всех расходов.

Расход средств на командировку: подтверждаем правильно

Так, фактические сроки командировки определяются исходя из проездных документов, где датой начала командировки считается дата отправления с места работы, а датой окончания – дата прибытия.

В зависимости от длительности поездки будет рассчитана сумма компенсации суточных. Установлены лимиты размера суточных, которые не облагаются НДФЛ (ст.217 НК РФ). Один командировочный день в пределах РФ ограничивается 700 р., командировочный день за пределами РФ – 2500 р. Такие нормы действуют для госсектора. Частные компании в праве установить размеры суточных самостоятельно, но не ниже утвержденной минимальной суммы.

Возврат командировочных расходов по проезду осуществляется в размере фактических трат, указанных в проездных документах. При этом руководство компании может указать ограничения по виду транспорта или его классу.

Если работник не может подтверждать расходы проездными документами в силу их отсутствия, учитывается минимальный размер командировочных дорожных трат. Деньги будут возвращены, учитывая стоимость каждого вида транспорта  фиксированных категорий.

Командировочные расходы, связанные с проживанием во время бизнес-путешествия, оплачивается работнику в полном объеме. Однако если работник самостоятельно бронирует гостиничный номер, ему следует предусмотреть тревел-политику компании относительно звездности гостиницы и стоимости ее номера.

Командировочный документ на проживание может содержать также данные о дополнительных расходах. Подобные траты могут быть связаны либо не связаны с проживанием. Решение о возврате средств по таким расходам принимает руководство компании при условии наличия подтверждающих документов. В качестве таких документов могут быть использованы кассовые чеки либо другие бланки строгой отчетности.

В случае если работник проживает в помещении, не относящемся к гостиничному комплексу, ему стоит оформить командировочный документ в произвольной форме.

Однако оптимальным решением всё же будет предварительное бронирование уполномоченными сотрудниками компании. Забронировать номер гостиницы, заказать билеты можно как напрямую, так и с помощью удобных онлайн-сервисов. В таком случае компания может сама контролировать расход средств на поездку еще на этапе ее планирования и быть уверенной в наличии подтверждающих документов. Здесь процедура возврата затрат будет упрощена, равно как и отчет по авансу.

Командировочный форс-мажор: как осуществлять процедуру возврата?

Бывают ситуации, когда по тем или иным причинам командировка отменяется либо продлевается на неопределенный срок. Если, к примеру, поездка вынужденно продолжилась после ее официального завершения (нелетная погода, карантин и т.д.), по приезду работнику возвращают суточные и командировочные за все время фактического пребывания. Для бухгалтерского отчета и контролирующих органов составляется новый командировочный документ – приказ о продлении командировки.

Если поездка отменилась, сотруднику компенсируется расход на билеты. Также возможно оформить и получить возврат командировочных средств, потраченных на получение виз (кроме консульских сборов). Нужно учитывать, что стоимость авиа- и ЖД-билетов в большинстве случаев компенсируется лишь частично. Именно в таких ситуациях онлайн-программы становятся просто незаменимы, так как значительно упрощают учет командировочных средств, составление отчетности и управление документацией.

Отличным помощником для вашего бизнеса станет «командировочный» модуль Carla Travel. Заполните

Обсуждение закрыто.