Документы для командировки

Отправляя сотрудника в командировку, предприятие обязано действовать, исходя из актуального законодательства, и учесть все нюансы организации командировки.

Прежде всего, любая командировка связана с оформлением документации, которая в обязательном порядке должна соответствовать нормам Трудового Кодекса, Налогового Кодекса и прочих правоустанавливающих документов. Сотрудник должен быть осведомлен о своих правах и обязанностях во время делового путешествия.

В свою очередь компания, решившая командировать сотрудника, обязана обеспечивать социальные гарантии. Так,  за работником на время поездки сохраняется его должность и средний заработок.  Кроме этого, сотрудник имеет право на возмещение командировочных расходов.

Прежде всего, первый и крайне важный командировочный документ – приказ о направлении работника в командировку. С 2015 года законодательно было упразднено служебное задание на командировку, но на практике большинство компаний продолжает его составлять – прежде всего, в целях удобства.

Так, в служебном задании указывается список действий и задач, которые обязательны к выполнению во время поездки. По окончании составляется список выполненных пунктов, а также указываются сроки их выполнения. Нужен ли такой документ — решает каждая конкретная компания для каждой командировки в отдельности.

Любая командировка всегда связана с определенными затратами. Для выдачи средств на командировочные расходы сотрудник пишет заявление, после чего заполняется расходный кассовый ордер. Здесь следует учесть весь список затрат: расходы на найм жилья, транспортные затраты, суточные выплаты и прочие. Аванс всегда рассчитывается исходя из того, как долго будет длиться командировка, насколько удалено место поездки, и какие траты необходимо будет совершить сотруднику на месте.

Все расходы в обязательном порядке нужно подтверждать документально – проездными документами, кассовыми чеками либо квитанциями. В противном случае компания имеет право отказать сотруднику в возмещении затраченных средств. Для этого в течение 3-х дней после возвращения все статьи расходов  по командировке следует указать в авансовом отчете.

Для удобства всех сотрудников разработаны специальные онлайн-инструменты, позволяющие оперативно оформлять документы на командировку, вести бухгалтерию и оформлять отчеты.

Компания Carlabella предлагает ряд сервисов для легкого и эффективного учета кадровых процессов и ресурсов. В частности онлайн модуль Carla Travel разработан специально для того, чтобы упростить и ускорить процесс организации бизнес-проездки. Программа дает возможность оперативно отслеживать траты из бюджета предприятия, которые выводятся в виде счетов-фактур в отдельный документ. Также прямо в модуле сотрудник может получить задание для командировки и оперативно вносить  в документ данные о состоянии выполнения заданий.

С помощью Carla Travel командировка может быть организована в кратчайшие сроки с помощью бронирования билетов и жилья, заполнения форм на выдачу аванса  и оперативного создания бухгалтерской документации.

Помимо этого, модуль Отчеты по командировкам значительно упрощает процесс отчетности и управления бизнес-расходами. Так, с помощью корпоративной банковской карты сотрудник получит возможность легко и быстро создавать отчетный документ, модуль автоматически интегрирует самые распространенные виды банковских карт. Списки банковских карт уже заложены в систему программы.

Также Carla Travel облегчит учет автотранспорта, если командировка осуществлялась на машине.

Список сотрудников в командировке

Онлайн сервисы кадрового учета будут весьма полезны тем компаниям, которые отправляют в поездку сразу несколько сотрудников. Программа позволит оперативно составить списки командированных, а также вести учет в отдельности по каждому из списка, либо группировать работников исходя из задач поездки.

Заполните форму и получите бесплатный демо доступ к онлайн-решениям Carlabella для вашего бизнеса.