Расчет расходов на командировку: главные особенности

рассчет расходов на командировку

Сотрудник предприятия, который отправляется в служебную командировку, может рассчитывать на полное возмещение расходов на эту поездку. Единственный нюанс – командировка должна быть действительно рабочей, а все расходы – документально подтвержденными.

Что необходимо подготовить до отправки в командировку?

Для подтверждения делового характера поездки должностные лица предприятия готовят ряд документов еще до отправки сотрудника в поездку:

  • Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 или на внутреннем установленном предприятием бланке.
  • Служебное задание, на основе которого по приезду работник должен написать отчет о выполнении работы.
  • Командировочное удостоверение, в котором по ходу командировки проставляются даты о прибытии к месту назначения и отбытии после выполнения служебных заданий.

По возвращению из командировки все представленные выше документы направляются в бухгалтерскую или кадровую службу предприятия.

Какие бывают расходы на командировку?

Расходы, понесенные сотрудников во время пребывания в командировке, можно разделить на несколько видов.

Расходы на передвижение. Сюда включаются расходы на оплату стоимости передвижения к месту командировки и обратно. Это могут быть авиабилеты, билеты на поезд, пароход, автобус и т.д. Также этот пункт включает расходы на услуги общественного транспорта к месту отбытия: аэропорту, морскому порту, вокзалу или автостанции. Относятся сюда и расходы на постельное белье, на страховые взносы по страхованию пассажиров и бронирование билетов.

Возмещения затрат на такси или аренду автомобиля возможно лишь в случае наличия дополнительного коллективного договора между сотрудником и предприятием.

Первичными документами являются дорожные чеки, квитанции об оплате, проездные билеты, багажные квитанции и электронные билеты. В случае потери документов подотчетным лицом расходы компенсируются исходя из их минимально возможной стоимости. Плюс – сотрудник уплачивает в бюджет налог из доходов физического лица (НДФЛ) в размере 13% от суммы расходов на передвижение.

Расходы на проживание. Данный тип издержек компенсируется сотруднику в полном объеме в зависимости от представленных подтверждающих документов – чеков, квитанций, выписок. Стоимость проживания в отеле включает расходы на питание, на пользование телевизором, телефоном и т.д. Сумма расходов на проживание не является базой для начисления налогов.

Дополнительные расходы на питание, на пользование мини-баром, спортзалом, сауной могут быть возмещены лишь по желанию работодателя. Этот нюанс должен быть прописан во внутреннем приказе по предприятию. Такие расходы облагаются НДФЛ по стандартной ставке – 13% от суммы.

В случае потери подтверждающих документов предприятие компенсирует расходы на проживание исходя из законодательно установленной суммы – 700 р за сутки на территории РФ и 2500 р – заграницей.

Суточные расходы. Начисляются за каждый день пребывания в поездке из расчета 700р за сутки на командировки внутри страны, и 2500 р – заграницей. Эти суммы не подлежат налогообложению. Если размер суточных превышает установленные нормы (что прописано во внутреннем приказе по предприятию), то на разницу необходимо уплатить 13% налог из доходов физического лица. И в первом, и во втором случае суточные не облагаются взносами на пенсионное и медицинское страхование.

На однодневные командировки суточные не начисляются.

Иные расходы. Сюда можно отнести расходы на покупку входных билетов на мероприятия, связанные с непосредственным выполнением служебных заданий, на услуги по переводу, по копированию документов и т.д.

Если говорить о командировках за границу, то к прочим расходам относятся издержки на оформление загранпаспорта и визы, консульские сборы, оформление медицинской страховки и т.д.

Расчет командировочных затрат

В течении 3-х дней после возвращения из поездки подотчетное лицо должно предоставить в бухгалтерию подписанное и пропечатанное командировочное удостоверение, отчет о выполнении служебного задания и оригиналы всех документов, подтверждающих понесенные командировочные затраты. На их основе формируется авансовый отчет.

Согласно табелю учетного времени работнику выплачивается заработная плата за все дни поездки с учетом выходных дней. Плюс, командировочные затраты, на которые ранее не был выдан авансовый платеж. После выплаты заработной платы предприятие начисляет и оплачивает необходимые налоги, в том числе НДФЛ и страховые взносы. Вычет НДС происходит лишь в том случае, когда поездка была в пределах РФ.

Carlabella представляет удобный онлайн-инструмент для расчета и сокращения командировочных расходов Carla Travel. Оставьте заявку на сайте и наши специалисты проконсультируют вас о продукте Carla Travel.

Обсуждение закрыто.