Автоматизация работы со счетами-фактурами: преимущества и недостатки

Начиная с 2012 года все юридические и физические лица – индивидуальные предприниматели получили возможность работать со счетами-фактурами как в бумажном, так и в электронном виде. Эту норму регулируют ФЗ РФ № 229-ФЗ от 27 июля 2010 года и Приказ Фискально-налоговой службы № ММВ-7 от 05 марта 2012 года. Последним было утверждено и новые электронные формы документов.

автоматизация работы с счетами фактурами

Преимущества автоматизации работы со счетами-фактурами

Как именно работать – с использованием мокрой печати или электронной цифровой подписи – выбор каждого предприятия. Мы лишь хотим добавить, что работа с электронными счетами-фактурами имеет целый ряд выгод и преимуществ:

Во-первых, оперативность учета. Если раньше доставка бумажных документов бизнес-партнерам, которые находятся в другом регионе, могла занимать неделю времени, а то и больше, то теперь обмен счетами-фактурами происходит мгновенно. Кроме того, законодательство требует от контрагентов своевременно уведомлять отправителя о получении конкретного документа, что также укоряет учет. Еще одно нововведение: инспектора налоговой службы тоже имеют право отправлять электронные счета-фактуры. Это, в свою очередь, облегчает процесс налогового и финансового контроля.

Во-вторых, оптимизация затрат. Работа со счетами-фактурами в электронном виде позволяет минимизировать как минимум две статьи издержек: материальных и затрат на оплату труда. Компании экономят на расходах на бумагу и канцелярских принадлежностях, на отправке корреспонденции. Кроме того, предприятию больше не нужно держать в штате нескольких сотрудников, ответственных за ведение и регистрацию счетов-фактур. Это уменьшает затраты на оплату труда и отчисления в фонды социального страхования.

И, в-третьих, минимизация ошибок. Автоматизация работы со счетами-фактурами позволяет мгновенно находить и исправлять ошибки в выписанных документах. Среди наиболее распространенных «погрешностей», которые часто встречаются в бумажных счетах-фактурах, можно выделить следующие:

  • ошибки в обязательных реквизитах;
  • отсутствие всех подписей и их расшифровки;
  • несвоевременная отправка документов;
  • отклонения в разных экземплярах одного счета-фактуры.

Что касается входящих счетов-фактур, то система выявляет любые ошибки еще до нажатия кнопки «принять». Таким образом, предприятие застраховано от получения некорректных документов и от использования таких данных при составлении Декларации с учета на добавленную стоимость (НДС). Как результат — отсутствие денежных издержек в виде штрафов, финансовых пеней и т.д.

работа со счетами фактурами

Недостатки использования электронных счетов-фактур

Автоматизация работы со счетами-фактурами может доставить ряд неудобств тем налогоплательщикам, которые активно используют возможность выставления бумажных документов задним числом. Это помогает скрыть определенные неточности, допущенные при их формировании. Кроме того, автоматизация обмена счетами-фактурами отбирает у предприятий возможность вычета налога на добавленную стоимость в месяце подписания актов о предоставлении услуг (например, услуг связи), поскольку счет-фактура, скорее всего, будет получен только в следующем отчетном периоде (месяце).

Модуль CARLA INVOICES

Несмотря на незначительные недостатки автоматизации работы со счетами-фактурами, миллионы предприятий, как крупных концернов, так и индивидуальных предпринимателей, уже успели оценить важность и удобность электронного документооборота счетов-фактур. С каждым днем все больше представителей бизнеса переходят на автоматизированный учет документов, оставляя бумажную рутину в прошлом.

Именно поэтому компания CARLABELLA разработала уникальный и многофункциональный модуль CARLA INVOICES. Система автоматически создает новые счета-фактуры, обрабатывает полученные документы, упрощает процесс оплаты и внесение данных в бухгалтерскую отчетность. Кроме того, программа позволяет использовать электронную валидацию делопроизводства по всем процессам бухгалтерского учета.

Модуль CARLA INVOICES – это отличный вариант для оптимизации бизнес-процессов и минимизации финансовых затрат любого предприятия.

Обсуждение закрыто.