Авансовый отчет по командировке

Этот модуль позволяет сотрудникам подавать отчеты о расходах и запросы на авансирование, а затем направлять их на проведение бухгалтерии и оплаты. Модуль содержит несколько опций.

Любая командировка связана с расходами. На этапе подготовки бизнес-поездки решается множество вопросов: покупка билетов на самолет или поезд, бронирование жилья, оформление виз и прочих документов. Если данными вопросами занимается  сотрудник, которого решили командировать, фирма выписывает командировочный аванс. После возвращения сотрудник обязан отчитаться, для чего в обязательном порядке составляется авансовый отчет.

Авансовый отчет относится к первичной учетной документации для подтверждения использования выданных средств. Этот командировочный документ составляется подотчетным лицом, т.е. тем, кому выдавались деньги, после чего отчет проверяется в бухгалтерии и согласовывается с руководством.

Деньги, предназначенные для аванса, не выдаются сотруднику, за которым числится долг по предыдущей командировке, а также не могут быть переданы третьим лицам.

При выдаче аванса и оформлении отчета по нему необходимо следовать нормам действующего законодательства. В частности вопросы служебных поездок описаны в Постановлении Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки», а также  Постановлении Правительства РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его платы».

Для выдачи командировочных средств работник должен составить заявление. В некоторых случаях основанием для выдачи авансовых средств могут быть командировочное удостоверение или приказ о направлении в командировку, если таковые используются на предприятии.

Существуют утвержденные формы и правила составления командировочной документации. Так, авансовый отчет может быть оформлен следующими способами:

  • заполнение формы №АО-1;
  • составление авансового отчета в утвержденной электронной форме с электронной подписью;
  • оформление авансового отчета и прочих командировочных документов в онлайн сервисе кадрового учета Carlabella.

Преимуществом таких программ является то, что с их помощью сотрудник может оперативно составить все необходимые для командировки документы, а HR-отдел и руководство в свою очередь могут оперативно эти документы утвердить и согласовать.

К примеру, онлайн сервис Carla Travel поможет рассчитать, каких затрат требует данная командировка и какой необходимо заложить бюджет, даст возможность легко и доступно составить служебное задание. Кроме того, с помощью Carla Travel возможно забронировать жилье для командировки и приобрести билеты. Один из модулей программы Отчеты по командировкам разработан специально для составления авансового отчета, учета транспортных расходов, расходов на жилье, учета суточных и прочих затрат.

К авансовому отчету в программе Carla Travel можно легко подкрепить подтверждающие документы (билеты, квитанции, путевые листы, кассовые чеки). Отдел бухгалтерии со своей стороны может использовать внесенные сотрудником данные, создавать бухгалтерские проводки  и экспортировать их в инструменты бухгалтерского учета.

В любом случае авансовый отчет составляется не позднее трех дней со дня, когда командировка завершилась. В документе расписывается расход всех авансовых средств, прилагаются подтверждающие документы и указывается расходование средств – остаток или перерасход.

Заполните форму и получите бесплатный демо доступ к онлайн-решениям Carlabella для вашего бизнеса.