Тревел-политика компании

С целью успешной организации командировок даже самые небольшие предприятия обращаются к сторонним организациям. В идеале это и тревел-агентства, и IT-компании, создающие компьютерную базу, которая помогает снизить расходы на командировки и повысить их эффективность.

Но в любом случае у компании должны быть внутренние принципы и положения, согласно которым осуществляется взаимодействие и со сторонними организациями, помогающими организовать тревел-процесс, и с сотрудниками, которые, собственно, в командировку отправляются.

тревел политика

Частично функция установления таких принципов возлагается на бухгалтерию. Ведь именно в бухгалтерии возмещаются командировочные расходы. Однако возмещение их «по умолчанию» не делает картину ясной для всех сотрудников. Более того, зачастую картина остается не до конца понятной даже руководству.

Да и возмещение расходов — пусть и главный на первых взгляд, но далеко не единственный нюанс, имеющий значение для всех сторон, участвующих в процессе организации командировок.

Соответственно, крайне желательным является составление внутреннего документа, который будет максимально полно охватывать все вопросы, касающиеся бизнес-поездок. Иными словами, описывать тревел-политику предприятия.

От заявки до возмещения

Что именно важно предусмотреть в таком документе?

Логичным будет его разделение на две части. Одна из них может описывать процедуру  оформления командировок, и пригодится работникам до командировки, а также после нее.

Вторую же стоит посвятить принципам расходов в бизнес-поездках. Руководствоваться ею работники обязаны непосредственно во время командировок.

Бизнес-политика нужна не только для того, чтобы составить четкий план действий новичкам. Ее, как истину в последней инстанции, можно использовать для разрешения споров между руководством и работниками, а также для грамотного управления расходами.

Однако напомним, что последней инстанцией внутренний документ предприятия может являться лишь в том случае, когда он не противоречит законодательству.

Иными словами, ограничение прав командированных работников, предусмотренных действующим законодательством, является невозможным. Документ с соответствующими положениями будет просто нерабочим.

Соответственно, составляя документ под названием «тревел-политика», согласовывайте его не только с руководством компании, но и с законодательными нормами. Иначе затея утрачивает всякий смысл.

Собственно, раздел процедурный сводится к пояснением относительно того, что и как делать с заявкой на командировку, а также с документами, которые дают право на возмещение командировочных расходов. Для удобства его желательно разбить на пункты, в которых поэтапно будет описываться процедура документальной подготовки к командировке и отчетности о ней же.

Что касается второго раздела, то в нем уместным будет установление определенных правил во время нахождения в командировках. И речь идет не об общих фразах вроде работы на благо компании, а о совершенно конкретных принципах.

К примеру, о том, какой класс транспорта можно выбирать в бизнес-поездке и какую звездность гостиницы может себе позволить командированный работник.

Всевозможные ограничения в компенсациях, просто принципы определения размера компенсаций — также информация для данного раздела.

Конечно, каждая компания индивидуальна, а потому и тревел-политика не может быть единой для всех. Соответственно, вид документа может изменяться. В него целесообразно добавлять новые разделы, отвечающие потребностям компании.

Читайте также: Дешево и не сердито. Эффективные командировки без лишних затрат

Обсуждение закрыто.