Планирование командировки – дело весьма щепетильное. Нужно наперед разработать план поездки и просчитать расход рабочего времени на выполнение заданий. Кроме этого, необходимо уладить все технические моменты – обеспечить работнику комфортный и безопасный проезд, забронировать жилье, и прежде всего – рассчитать все расходы и подготовить командировочные документы.
У работодателя, как налогоплательщика, возникает множество вопросов: как командировка повлияет на начисление заработной платы, как правильно оформить документацию, как регистрировать непредвиденные расходы. Постараемся ответить на основные из них.
Служебная командировка понимается как поездка работника в другой населенный пункт с целью выполнения служебного задания. При этом перемещение сотрудника по согласованию руководства будет расценено, как командировка, в том случае, если постоянная работа не связана с перемещениями и не выполняется сотрудником в пути. На время поездки за работником сохраняется текущая должность и средняя заработная плата (Трудовой Кодекс РФ, Ст. 167).
Процедура оформления документации на бизнес-поездки включает в себя составление служебного задания и последующий отчет о выполненной работе, оформление командировочного удостоверения, и, безусловно, расчет заработной платы и учет командировочных расходов.
В соответствии со Ст.168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику:
- расход на проезд до места назначения и обратно;
- затраты по найму жилья;
- суточные;
- иные расходы.
Компенсация таких расходов в соответствии со Ст.217 Налогового кодекса РФ не подлежит налогообложению, т.к. данный вид выплат связан с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Однако это положение содержит ремарку относительно суточных расходов. Так, законодательно установлены нормы компенсации суточных в размере 700р. в случае, если командировка планируется внутри страны, и 2500р. — за ее пределами. Все что свыше, подлежит налогообложению. Так что данную норму работодатель вправе рассматривать, как диспозитивную, и оставлять решение о размере суточных на свое усмотрение. Безусловно, полная сумма компенсации будет зависеть от фактического времени пребывания работника, что также подтверждается документально.
Длительность командировки работодатель обязан установить заранее, этот срок определяется днем отправления выбранного вида транспорта с места фактической работы и днем возвращения на основную работу.
Помимо этого, руководство, решившее командировать сотрудника, обязано принять во внимание и возместить дополнительные расходы, к которым в частности относится:
- расходы на услуги связи;
- расход на оформление проездных документов, виз либо заграничного паспорта;
- расходы на оформление медицинского страхования;
- расход на провоз багажа;
- затраты на регистрацию либо аренду автомобиля в случае его использования во время поездки;
- расходы, связанные с обменом наличной валюты;
- иные обязательные платежи.
Для последующей компенсации работник обязан подтвердить траты соответствующими квитанциями и платежными чеками, а также составить подробный отчет с указанием назначения данных расходов. Данную отчетную документацию работник обязан предоставить в течение 3 дней со дня, когда командировка завершилась.
Если последующая компенсация будет производиться в безналичной форме, организации стоит четко указать назначение платежа как «перечисление подотчетных средств», тем самым минимизировать налоговые риски. В противном случае возмещение затрат на командировку может быть расценено как перечисление на заработную плату с последующим наложением штрафов и пени.
В случае если командировка планируется заграницу, расход денежных средств должен соотноситься с местной валютой, при этом день следования из РФ и пересечения ее границы оплачивается в иностранной валюте, а день возвращения и суточные за него компенсируются в рублях.
Не забывайте, что любая командировка и расход денег на нее – это, прежде всего ответственность работника, и в его интересах не только лучшим образом выполнить работу, но и соблюсти все формальности.