Учет расходов на командировку: законодательные основы и практические рекомендации

учет расходов на командировки

Планирование командировки – дело весьма щепетильное. Нужно наперед разработать план поездки и просчитать расход рабочего времени на выполнение заданий. Кроме этого, необходимо уладить все технические моменты – обеспечить работнику комфортный и безопасный проезд, забронировать жилье, и прежде всего – рассчитать все расходы и подготовить командировочные документы.

У работодателя, как налогоплательщика, возникает множество вопросов: как командировка повлияет на начисление заработной платы, как правильно оформить документацию, как регистрировать непредвиденные расходы. Постараемся ответить на основные из них.

Служебная командировка понимается как поездка работника в другой населенный пункт с целью выполнения служебного задания. При этом перемещение сотрудника по согласованию руководства будет расценено, как командировка, в том случае, если постоянная работа не связана с перемещениями и не выполняется сотрудником в пути. На время поездки за работником сохраняется текущая должность и средняя заработная плата (Трудовой Кодекс РФ, Ст. 167).

Процедура оформления документации на бизнес-поездки включает в себя составление служебного задания и последующий отчет о выполненной работе, оформление командировочного удостоверения, и, безусловно, расчет заработной платы и учет командировочных расходов.

В соответствии со Ст.168 ТК РФ работодатель обязан возмещать работнику:

  • расход на проезд до места назначения и обратно;
  • затраты по найму жилья;
  • суточные;
  • иные расходы.

Компенсация таких расходов в соответствии со Ст.217 Налогового кодекса РФ не подлежит налогообложению, т.к. данный вид выплат связан с выполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Однако это положение содержит ремарку относительно суточных расходов. Так, законодательно установлены нормы компенсации суточных в размере 700р. в случае, если командировка планируется внутри страны, и 2500р. — за ее пределами. Все что свыше, подлежит налогообложению. Так что данную норму работодатель вправе рассматривать, как диспозитивную, и оставлять решение о размере суточных на свое усмотрение. Безусловно, полная сумма компенсации будет зависеть от фактического времени пребывания работника, что также подтверждается документально.

положение о командировках

Длительность командировки работодатель обязан установить заранее, этот срок определяется днем отправления выбранного вида транспорта с места фактической работы и днем возвращения на основную работу.

Помимо этого, руководство, решившее командировать сотрудника, обязано принять во внимание и возместить дополнительные расходы, к которым в частности относится:

  • расходы на услуги связи;
  • расход на оформление проездных документов, виз либо заграничного паспорта;
  • расходы на оформление медицинского страхования;
  • расход на провоз багажа;
  • затраты на регистрацию либо аренду автомобиля в случае его использования во время поездки;
  • расходы, связанные с обменом наличной валюты;
  • иные обязательные платежи.

Для последующей компенсации работник обязан подтвердить траты соответствующими квитанциями и платежными чеками, а также составить подробный отчет с указанием назначения данных расходов. Данную отчетную документацию работник обязан предоставить в течение 3 дней со дня, когда командировка завершилась.
Если последующая компенсация будет производиться в безналичной форме, организации стоит четко указать назначение платежа как «перечисление подотчетных средств», тем самым минимизировать налоговые риски. В противном случае возмещение затрат на командировку может быть расценено как перечисление на заработную плату с последующим наложением штрафов и пени.

В случае если командировка планируется заграницу, расход денежных средств должен соотноситься с местной валютой, при этом день следования из РФ и пересечения ее границы оплачивается в иностранной валюте, а день возвращения и суточные за него компенсируются в рублях.

Не забывайте, что любая командировка и расход денег на нее – это, прежде всего ответственность работника, и в его интересах не только лучшим образом выполнить работу, но и соблюсти все формальности.

Обсуждение закрыто.