80 % des entreprises utilisent la bonne vieille méthode du fichier Excel pour gérer leur note de frais. Or, entre la saisie manuelle de l’employé, la validation du manager, le contrôle des dépenses du comptable et la direction qui rembourse les frais avancés, on estime que la perte de temps équivaut à une heure par mois. Multipliez ce résultat par toutes les notes de frais de l’entreprise, et les pertes catastrophiques surviennent ! Pour vous éviter tout cela, nous vous dévoilons trois étapes pour choisir sa solution de gestion de note de frais.
SOMMAIRE :
- Mesurer les avantages d’une solution de gestion de note de frais
- Déterminer les besoins de l’entreprise
- Intégrer une solution de gestion de note de frais
Mesurer les avantages de choisir une solution de gestion de note de frais
Le digital a apporté aux entreprises un soulagement assez palpable, mais surtout un gain de temps énorme. En effet, plusieurs procédés administratifs ont pu être simplifiés grâce à l’usage du numérique.
La gestion de note de frais a toujours été perçue comme une tâche lourde et chronophage. Si vous optez pour une solution de gestion de note de frais, vous aurez accès à de nombreux avantages comme :
la disparition de certaines saisies manuelles de dépenses ;
la possibilité de dématérialiser les justificatifs de dépenses ;
la limitation de l’échange papier ;
la limitation des erreurs de saisie.
Vos collaborateurs ne s’éparpilleront plus à droite et à gauche. En un tour de main, il leur sera même possible de photographier directement la note de frais contenant toutes les mentions devant figurer sur le justificatif : date, type de dépense…
Déterminer les besoins de l’entreprise
Votre but est de réduire le temps consacré à la gestion note de frais ? Ou bien simplement posséder une meilleure visibilité de vos dépenses liées aux notes de frais ? Vos employés partent souvent à l’étranger ? À quelle étape de traitement (comptabilité, saisie…) y a-t-il le plus de problèmes ?
Autant de questions que vous devez vous poser avec l’aide vos collaborateurs. Il est nécessaire que vous leur accordiez l’importance requise pour rédiger un cahier des charges en vue de mieux gérer les notes de frais. En effet, ils possèdent un réel aperçu de ce qui se passe à chaque étape du processus ou des difficultés rencontrées sur le terrain comme un remboursement non adapté… Une fois que vous aurez établi ce cahier des charges, vous aurez une idée très précise du logiciel dont vous avez besoin.
Intégrer une solution de gestion de note de frais
Lorsque vous connaîtrez vos besoins, nous vous conseillons de lister différents logiciels en fonction de votre cahier des charges. Certains logiciels proposent directement une gestion depuis un smartphone, où l’employé doit simplement prendre une photo du justificatif. Si vos employés doivent effectuer des déplacements à l’étranger, la solution de gestion de note de frais devra tenir compte de plusieurs devises, etc.
Avec le logiciel Carla Travel, vous n’aurez plus de problèmes pour gérer les notes de frais de vos employés. Il se divise en 3 modules :
module budget, qui permet de contrôler les dépenses en déplacements ;
module ordres de mission, pour faire ses réservations pour le voyage ;
module notes frais, pour tout gérer de A à Z.
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