Selon une récente étude, un salarié effectue une note de frais en 20 minutes pour un montant moyen de 53 €. Le nombre de notes de frais varie en fonction de l’entreprise. Les employés peuvent commettre des erreurs et près de 20 % des notes de frais ne sont pas conformes. Entre ressources humaines et comptabilité, leur gestion concerne toute l’entreprise. Nous vous révélons trois astuces pour assurer la conformité des notes de frais et ainsi éviter d’éventuelles sanctions financières par l’URSAFF.
Définir clairement sa politique de dépense
Définir en amont une politique de notes de frais simple et efficace permet de limiter certaines erreurs. Vous pouvez, par exemple, définir pour chaque service quels types de frais sont remboursés. Essayez de mettre en place des règles simples, que chaque salarié pourra aisément suivre.
N’hésitez pas à miser sur la communication intra-entreprise. Vous pouvez mettre en place une politique de rappel récurrente par email ou bien organiser des réunions mensuelles et/ou trimestrielles entre collaborateurs et managers.
En outre, définir une politique de notes de frais permettra à l’entreprise de pouvoir récupérer sa TVA, et que chaque collaborateur soit remboursé en temps et en heure.
Automatiser au maximum la gestion de notes de frais
Pourquoi utiliser le digital ?
Rédiger une note de frais, en plus des justificatifs à fournir, peut être une tâche longue et fastidieuse. L’automatisation des tâches représente un gain de temps. L’utilisation du digital permet également de limiter les erreurs. De plus, l’utilisation d’un cloud permet à l’employé en déplacement de fournir en direct ses justificatifs par photographie.
Comment organiser cette automatisation ?
Chez Carlabella, nous vous proposons une solution : le logiciel de note de frais Carla Travel. Il automatise le processus de traitement de frais de déplacements professionnels : hébergements, transports… Il vous permettra de gérer vos coûts et de les réduire au besoin. Il se divise en trois modules :
le module budget s’occupe du suivi synthétique du déplacement ;
le module ordre de mission ou gestion du voyage permet de faire ses réservations (trains, hôtels…) ;
le module notes de frais gère le cycle complet, de la demande jusqu’au remboursement ;
Carla Travel est accessible partout, sur ordinateur ou smartphone et par tous les employés !
Réaliser un audit interne
Un audit interne consiste à examiner de manière minutieuse la gestion de note de frais. Il permet de visualiser la maîtrise de ce service à chaque étape. Grâce à l’audit, vous pouvez repérer les comportements non conformes, des notes de frais mal rédigées à leur utilisation abusive.
Grâce à la vision globale des tendances des salariés, il est possible de maîtriser les coups. Quels services dépensent le plus ? Est-il possible de diminuer les coûts ?
Enfin, l’audit réalisé par des équipes spécialisées réduit les risques que peut encourir l’entreprise. En effet, une mauvaise gestion des notes de frais entraîne des sanctions lors des contrôles effectués par l’URSAFF.
Vous l’aurez compris, les bonnes pratiques pour des notes de frais conformes entraînent un gain de temps et d’argent, pour l’entreprise et évitent des pénalités financières.
