LOGICIEL DE GESTION DES NOTES DE FRAIS

Logiciel de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est une mission sensible et le choix d’une solution efficace permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent. Découvrez dès à présent notre logiciel de notes de frais et demandez à tester gratuitement notre solution Carla Travel. 

Plus de 300 clients de toute taille et dans tous les secteurs d’activité

Gagnez du temps lors du remboursement des notes de frais

Dématérialisation des notes de frais

Envoi de photos à partir de l’application CarlaPic, téléchargée sur votre smartphone ou par mail.

Coffre-fort électronique

Les justificatifs photo sont envoyés automatiquement dans le coffre-fort numérique avec valeur probante de l’Urssaf.

Automatisation du workflow

Saisie, Contrôle, validation, remboursement : tout est géré à partir du Dashboard PC ou smartphone du collaborateur et du service RH pour validation et contrôle.

Maîtrise des coûts en amont 

Politique des dépenses de l’entreprise paramétrée en amont. Il n’y a plus d’explosion des frais. Suivez les dépenses de vos équipes en temps réel et accédez à de puissants outils de suivi et contrôle.

Pour des besoins avancés

Pour une maîtrise complète du processus : ordre de missions/voyages, budget, réservations en ligne, carte affaires, gestion de flotte voiture.

Dématérialisation des notes de frais

Prenez simplement le reçu en photo et le tour est joué. Via l’application, numérisez les reçus et automatisez le processus de soumission des réclamations afin que vous puissiez vous concentrer sur des choses plus importantes. Vérifiez et approuvez les dépenses de vos équipes où que vous soyez. Ne manquez plus jamais une note de frais. Ne laissez jamais quelqu’un en attente d’approbation.

Coffre-fort électronique

Le service RH/Comptable récupère le justificatif numérique en quelques clics. La mise en place dans le coffre-fort électronique assure la sécurisation, évite d’égarer le justificatif et permet une conservation intacte pendant les 6 ans obligatoires.

Depuis 2017 et l’arrêté de 2019, il n’est plus nécessaire de passer par un tiers de confiance pour donner valeur probante aux images numérisées des justificatifs. Les nouvelles conditions d’attribution de la valeur probante sont beaucoup plus simples et légères à mettre en œuvre.

Dès lors que le processus de numérisation (au format pdf) garantit la conformité de l’image à l’original, il suffit de stocker ces images numériques dans un coffre-fort en garantissant l’intégrité.
Le Coffre-fort numérique à valeur probante : ce procédé offre les avantages de la rapidité, de la simplicité et de la fiabilité. 

Automatisation du workflow

Votre collaborateur envoie sous forme numérique le justificatif qui est saisie automatiquement (lecture optique des justificatifs par une application type OCR). La saisie est intuitive et les frais sont contrôlée par l’application automatiquement. Des plafonds décidés par l’entreprise pour les remboursements des hôtels, taxis, trains … avec possibilité de faire des demandes de dérogation en cas de dépassement.

  • Calcul automatique de la TVA récupérable, compatible avec tous les ERP et logiciels comptables
  • Saisie des avances et déduction des avances sur les notes de frais
  • Calcul automatique et export des Tickets restaurants
  • Suivi des notes de frais et de leur statut
  • Gestion des personnes ayant délégations de saisie et de contrôle
  • Génération du fichier des virements de notes de frais au format SEPA

Maîtrise des coûts en amont 

L’offre CarlaTravel digitalise toutes les étapes du traitement des déplacements professionnels, aussi bien avant le voyage (demandes de voyage, ordres de mission, réservations…) qu’après celui-ci (notes de frais, factures prestataires de voyage…) et permet ainsi de disposer d’une vision à 360° sur ces déplacements et notamment de calculer précisément le coût de chaque mission. 

L’historique des notes de frais de chaque employé est accessible par le biais du logiciel permettant de maîtriser les coûts et d’éviter aux employés de dépasser les frais alloués. Notre logiciel de gestion des frais permet d’automatiser toutes les étapes nécessaires au remboursement des dépenses des employés. Carla peut être utilisée de façon confortable aussi bien sur un ordinateur, une tablette ou un smartphone.

Gain sur le budget

Le blocage du montant de remboursement des frais d’hôtels, mobilité, restaurants …  Peut faire économiser près de 50% des dépenses voyages à l’entreprise.

Gain de productivité

Il a été estimé 20% d’erreur en moins notamment dans la récupération de la TVA. Les employés numérisent les reçus à l’aide de smartphones et soumettent les notes de frais n’importe où.

Gain de temps

Les collaborateurs ne sont plus contraints d’effectuer une saisie manuelle à partir des justificatifs papier, souvent égarés, ou effacés, ou froissés et illisibles.

Gain financier

Il a été estimé que le traitement manuel de la note de frais coûte en moyenne 53 euros à l’entreprise, pour un temps passé d’une vingtaine de minutes.

Pour aller plus loin

Modules en Option pour une maîtrise complète du processus de déplacement professionnel

Ordre de mission/voyage

Le module Mission et voyages de notre logiciel permet aux collaborateurs de l’entreprise de créer et de suivre leurs demandes d’ordres de mission et de valoriser le coût prévisionnel de ses missions.

Budget

Le module Budget permet de suivre un budget « Voyages & déplacements » selon l’axe analytique de son choix sur une période donnée. Suivi par collaborateur possible.

Réservation en ligne

La réservation en ligne du titre de transport est effectuée sans sortir de l’application, les billets de train peuvent être achetés directement sur internet ou sur l'agence de voyage choisie par la société.

Carte affaire & véhicule

Vos collaborateur utilisent la carte entreprise ? Vous désirez un meilleur suivi des consommations kilométriques de vos véhicules ? Optez pour notre module carte affaire & véhicule.

Nos clients témoignent

Christelle Tison
Adjointe chef comptable du groupe STACI
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Produit convivial, intuitif et facile d’utilisation . Une gestion des NDF, du parc automobile et des loyers fluide jusqu’à la l’intégration comptable. L’appli Carla Pic qui permet de prendre en photos et stocker les tickets à intégrer à la NDF est un vrai plus. L’équipe est disponible, de bon conseil et très professionnelle pour un paramétrage du produit optimal. Je recommande fortement.
Laurent Jany
Directeur des Services Généraux d’Estée Lauder
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La solution CarlaTravel a répondu à nos attentes : simple et rapide d’utilisation, circuits de validation intégrés, intégration transparente avec la plateforme RH de Cegid, outil de reporting. Nous avons clairement réduit nos coûts administratifs et optimisé les dépenses de frais de déplacement.
Grand Port Maritime de Marseille
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L’équipe projet s’est montrée très professionnelle pour intégrer la solution CarlaTravel dans notre système d’informations. La solution nous permet de gérer facilement les ordres de mission et les notes de frais tout en assurant les contrôles, les validations et le reporting souhaités. Le support se montre très réactif et prend en compte les demandes d’améliorations remontées.
Philippe HONORE
Directeur Général Délégué Pôle ingénierie - Groupe Projex
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Désireux de rester agiles nous avons pensé mettre au point avec les équipes de Carlabella, un module permettant de gérer notre activité en utilisant les facilités que nous procurait CarlaMaestro, à savoir la base de données Collaborateurs et celle des affaires sur lesquelles nous travaillons. Les comptes-rendus de réunions transmis rapidement pour acter les décisions prises, la qualité des échanges, la prise de conscience par chacun que les mots peuvent avoir une signification « Développeurs » ou une signification « Utilisateurs », ainsi qu’un souci de toute l’équipe de respecter les délais, ont permis que cette collaboration soit une réelle réussite et que le plaisir de co-construire se soit installé au fur et à mesure de notre collaboration. Merci Carlabella !
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Votre solution de digitalisation des notes de frais







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    BRETAGNE
    1 rue des Ateliers
    29290 ST RENAN

    FAQ sur le logiciel de gestion des notes de frais

    ► Pour le salarié : La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés dans l’intérêt de l’entreprise Elle prend traditionnellement la forme d’une fiche Excel que le salarié remplit et remet à son entreprise, ce qui est source PERMANENTE d’erreur et très chronophage. Il doit en plus remettre tous ses justificatifs pour être remboursé, au risque de perdre des justificatifs. Le plus souvent, la note de frais porte sur des frais de repas, d’Hôtels, des frais de déplacement, de l’achat de petites fournitures de bureau…

    Pour l’entreprise : La note de frais est une contrainte nécessaire pour l’activité nomade du salarié, sans avoir à fournir une carte de crédit, tout en contrôlant que les frais ne soient pas abusifs et qu’ils soient justifiés.

    ► Pour l’administration fiscale : Elle vérifie que les frais sont raisonnables, sous peine d’être considérés par l’administration comme des « avantages en nature ». Autant de contraintes pour le salarié et l’entreprise pour que ce processus soit simplifié pour le premier et sécurisé pour l’entreprise vis à vis de sa propre trésorerie, ou de l’administration fiscale.

    Les organisations utilisent un logiciel de gestion des dépenses pour simplifier leur processus de remboursement et de rapprochement des dépenses. Le logiciel fournit des fonctionnalités pour la création, la soumission, l’approbation, le remboursement et la comptabilité des notes de frais. Le logiciel remplace la paperasserie manuelle par un flux de travail automatisé pour télécharger, suivre et soumettre facilement les reçus de dépenses. Ces reçus de remboursement sont accessibles aux administrateurs par le biais d’un processus simplifié pour approuver les réclamations tout en vérifiant toute violation de la politique de l’entreprise. De plus, le logiciel aide les organisations à suivre les dépenses d’entreprise de leurs employés.

    Une grande partie des frais de déplacement peuvent bénéficier d’un remboursement de la TVA. Néanmoins, certains domaines ne sont pas assujettis à la TVA. Pour en savoir plus : Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

    La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) est une solution permettant d’automatiser l’extraction de données à partir de texte imprimé ou écrit, à partir d’un document numérisé ou d’un fichier image, puis de convertir le texte en une forme lisible par une machine.

    Les entreprises qui utilisent les technologies OCR pour convertir des images et des PDF (provenant généralement de documents papier numérisés) économisent du temps et des ressources qui seraient autrement nécessaires pour gérer des données non consultables. Une fois transférées, les informations textuelles traitées par OCR peuvent être utilisées plus facilement et plus rapidement par les entreprises.

    Pour évier les notes de frais sur Excel, vous pouvez recourir à un logiciel de gestion des notes de frais. Des processus plus rapides et plus simples. Éliminez le papier. Acheminez automatiquement les rapports de dépenses vers les approbateurs et payez les dépenses approuvées par voie électronique, réduisant ainsi le temps et le coût de traitement des dépenses.

    L’article L 123-22 du code du commerce fixe la durée de conservations des justificatifs des notes de frais à 10 ans, à partir de la clôture de l’exercice durant lequel ils ont été reçus car ils sont considérés comme des pièces comptables. Toutefois, la réglementation fiscale est discordante selon la nature de l’archivage. Le livre des procédures ficales (LPF) détermine la durée de conservation des justificatifs des notes de frais selon leur typologie :

    • Archivage papier : 6 ans
    • Archivage numérique : 3 ans


    Dans ce lapse de temps, vous êtes susceptible de faire l’objet d’un contrôle de conformité de la part de l’administration fiscale et d’un redressement en cas de fraude.

    Un système efficace de gestion des dépenses permet de suivre, d’enregistrer et de contrôler les dépenses professionnelles d’une entreprise. De plus, les données des notes de frais donnent aux entreprises des informations précieuses pour améliorer la santé financière globale de l’organisation. Il aide également les entreprises à rester en conformité avec les autorités fiscales et améliore l’expérience des employés.
    Investir dans un logiciel de gestion des dépenses est le meilleur moyen de vous assurer que votre processus de gestion des dépenses est précis, efficace et responsable.

    Les entreprises peuvent encourager les employés à soumettre une note de frais à temps en facilitant la déclaration des dépenses en un seul clic. Un logiciel de dépenses indépendant de l’appareil réduit considérablement le temps et les efforts nécessaires pour remplir les rapports de dépenses professionnelles à temps. De cette façon, les employés peuvent suivre les dépenses au fur et à mesure qu’elles sont engagées et ne plus jamais craindre de perdre des remboursements.

    Les factures numériques ont une valeur probante aux yeux de l’URSSAF dès lors qu’un coffre-fort électronique est en place.

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