Logiciel de gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est une mission sensible et le choix d’une solution efficace permet aux entreprises de gagner du temps et de l’argent. Découvrez dès à présent notre logiciel de notes de frais et demandez à tester gratuitement notre solution Carla Travel.

Testez le logiciel gratuitement

Carla Travel

Gagnez du temps lors du remboursement des notes de frais

CarlaTravel automatise le processus de traitement des frais professionnels.

L’application permet d’atteindre les objectifs de maîtrise et de réduction des coûts. Son utilisation au sein de la plateforme CarlaMaestro est simple et ludique. Carla Travel est accessible n’importe où et la prise en main par les utilisateurs est simple et rapide.

En savoir plus sur les notes de frais

Fonctionnalités

Découvrez ci-dessous les fonctionnalités de notre logiciel de gestion des notes de frais selon le plan choisi.

Business

Toutes les fonctionnalités

Logiciel Web de gestion des dépenses, des indemnités kilométriques et de suivi des temps
Dématerialisation pour lecture optique des justificatifs (OCR) et intégration automatique de tous les champs de la photo dans l’appli. Même la nature du frais !
Application smartphone / tablette
Synchronisation multi-appareils pour tous les acteurs
Dématérialisation des justificatifs et exports PDF et Excel
Contrôles automatiques : règles, plafonds, limites
Coffre fort numérique pour la valeur probante des justificatifs dans l’appli.
Connexion ds l’outil avec les plateformes de réservation, agences de voyage, SNCF, etc.
Multi-devises et multi-langues
Catégories de dépenses paramétrables
Gestion Porte à Porte des déplacements et calcul en temps effectif
Optimisation de l’empreinte carbone du déplacement

Entreprise

Toutes les fonctionnalités

Gestion multi-utilisateurs (avec rôles personnalisables)
Workflow de validation paramétrable
Champs personnalisés paramétrables
Génération de fichiers de virement
Gestion et suivi de la flotte de véhicules
Réferentiel unique : ordre de mission, réservations, avances, notes de frais et éclatement dans le système comptable, Compris
1/ Budget
2/ Ordre de mission : demande OM, réservation en ligne dans la plateforme (agences, sncf, bientôt avion) online ou offline sans quitter l’appli
3/ Demande d’avance pour le voyage
4/ Traitement de la note de frais avec lecture optique ou manuel si pas de photo
5/ Traitement automatisé de la facture fournisseur du voyage ds l’outil comptable
6/ Remboursement du collaborateur
7/ Comptabilisation automatique des écritures de frais dans l’outil comptable, alimentation automatique des fichiers comptables et éclatement automatique de la TVA de la note de frais dans l’outil comptable
Reporting et statistiques

Advanced

Toutes les fonctionnalités

Export vers logiciel comptable
Avec calcul de la TVA récupérable
Gestion multi-société / Holding
Intégration à votre système d’information (Web services / SSO)
Droits avancés par groupe d’utilisateurs
Assistance prioritaire
Gestion des avances
Plus de 10 ans d’expérience sur l’ensemble des fonctionnalités présentées

Plus de 300 clients de toute taille et dans tous les secteurs d’activité

LES MODULES DE GESTION DES NOTES DE FRAIS PAR CARLATRAVEL

Les modules spécifiques que nous proposons dans notre application répondent aux besoins les plus précis des entreprises. Découvrez notre solution de gestion des notes de frais et notre logiciel de gestion des déplacements professionnels. Découvrez comment l’automatisation et la simplification du processus de gestion des notes de frais va vous permettre de réduire vos coûts et vous faire gagner du temps.

Le module Budget de la plateforme CarlaTravel permet de suivre un budget «Voyages et déplacements» selon l’axe analytique de son choix sur une période donnée. Couplé avec les modules Ordres de Mission, Notes de frais et Factures, il permet de faire un suivi synthétique et un suivi détaillé des engagements de l’entreprise

Le module Ordres de mission permet aux collaborateurs de l’entreprise en quelques clics de faire leurs demandes de réservation de vols, d’hôtels, trains, voitures de locations lors de l’élaboration de leur ordre de mission dans le respect de la politique de voyage de l’entreprise

Le module de gestion des notes de frais permet de gérer le cycle de vie complet des notes de frais et des avances sur frais, de la saisie de la demande de remboursement, jusqu’à la comptabilisation et au paiement de la note (paiement au format SEPA), en passant par un processus complet de contrôle et validation.

Note de frais : qu'est-ce que c'est ?

Pour le salarié

La note de frais est un document permettant à un salarié de se faire rembourser les frais professionnels qu’il a engagés dans l’intérêt de l’entreprise Elle prend traditionnellement la forme d’une fiche Excel que le salarié remplit et remet à son entreprise, ce qui est source PERMANENTE d’erreur et très chronophage.

Il doit en plus remettre tous ses justificatifs pour être remboursé, au risque de perdre des justificatifs. Le plus souvent, la note de frais porte sur des frais de repas, d’Hôtels, des frais de déplacement, de l’achat de petites fournitures de bureau…

Pour l'Entreprise

La note de frais est une contrainte nécessaire pour l’activité nomade du salarié, sans avoir à fournir une carte de crédit, tout en contrôlant que les frais ne soient pas abusifs et qu’ils soient justifiés.

Pour l'administration fiscale

Elle vérifie que les frais sont raisonnables, sous peine d’être considérés par l’administration comme des « avantages en nature »

Autant de contraintes pour le salarié et l’entreprise pour que ce processus soit simplifié pour le premier et sécurisé pour l’entreprise vis à vis de sa propre trésorerie, ou de l’administration fiscale.

Solution dématérialisée de la note de frais

La saisie du frais se fait à partir de la photo du justificatif ( OCR) ou saisie manuelle intuitive et contrôlée des frais (application automatique des plafonds) avec possibilité de faire des demandes de dérogation en cas de dépassement

Le salarié ne perd plus de temps à gérer ses notes de frais automatiquement remplies dans son espace grâce à l’envoi de la photo du justificatif ( OCR) . Le complément manuel est toujours possible bien sûr.

L’entreprise n’a plus à gérer les justificatifs papier, plus de dépassement du barème frais et éclatement automatique de la TVA
Découvrez Carlabella ( lien sur note de frais )

Calcul automatique de la TVA récupérable
Saisie des avances et imputation des avances sur les notes de frais
Gestion des schémas de validation associés à chaque type de notes avec possibilité de créer des schémas dérogatoires en cas de dépassements de seuils de montants
Suivi des notes de frais et de leur statut
Gestion des délégations de saisie et de contrôle
Génération des écritures comptables et export de celles-ci vers les outils comptables et financiers de l’entreprise
Mise à disposition de nombreuses restitutions et états de reporting paramétrables

Une note de frais remplie en quelques minutes :

Les justificatifs (OCR) sont stockés en sécurité dans un coffre numérique. l’entreprise n’a plus besoin de conserver tous les justificatifs

Les Justificatifs sont placés dans un coffre-fort numérique reconnu par l’administration fiscale
En fin de mois le supérieur hiérarchique valide la note de frais rapidement, puisqu’il n’y a plus de dépassement ( sauf demande de dérogation).

Le salarié est remboursé dès le lendemain, sans avoir à attendre

Les règles du contrôle sont automatisées.

Exonération des frais de restauration : quels changements en 2019 ? Urssaf.fr

Montants au 1er janvier 2019

Salarié contraint de prendre une restauration sur son lieu de travail effectif en raison de conditions particulières d’organisation ou d’horaires de travail (ex : travail en équipe, travail posté, travail continu, travail de nuit, travail en horaires décalés) : 6,60€

Salarié contraint de prendre son repas au restaurant : 18,80€

Salarié non contraint de prendre son repas au restaurant (indemnité de collation hors des locaux de l’entreprise ou sur chantier) : 9,20 €

Les Tickets-restaurant : quels changements en 2019 ? Urssaf.fr

Pour être exonérée des cotisations de Sécurité sociale, la contribution patronale au financement des titres-restaurant doit être comprise entre 50 et 60 % de la valeur du titre. Reste donc à la charge du salarié entre 40 % et 50 % de la valeur du ticket.

Exonération maximale de la part patronale : 5,52%

Les titres-restaurant ne peuvent être utilisés que dans les restaurants et auprès des organismes ou entreprises assimilés ainsi qu’auprès des détaillants en fruits et légumes. Ils permettent d’acquitter en tout ou en partie le prix d’un repas.

L’utilisation des titres-restaurant – papier ou dématérialisés – est limitée à un montant maximum de 19 € par jour.

Lorsque les titres-restaurant sont émis sous forme dématérialisée, le salarié est débité de la somme exacte à payer, dans la limite du montant journalier maximum de 19 €.

L’émetteur des titres-restaurant dématérialisés doit mettre en œuvre une fonctionnalité de blocage automatique assurant le respect de cette conditionccc!s cv