Comment bien préparer son voyage d’affaire

Bien préparer son voyage d’affaire grâce aux solutions numériques

La préparation d’un déplacement professionnel n’est pas de tout repos. Elle est pourtant nécessaire pour qu’une fois sur place, vous n’ayez plus à penser aux besoins logistiques et administratifs. Il vous sera ainsi plus simple de vous focaliser sur l’accomplissement de vos missions principales.

L’utilisation des nouvelles technologies dans le processus de préparation de ce type de déplacement est dorénavant monnaie courante et permet leur facilitation et leur automatisation. Nous essayerons de détailler dans cet article les points essentiels à prévoir lors d’un voyage d’affaire et la meilleure solution pour le préparer.

Les papiers personnels dont vous devrez vous charger

Il est tout d’abord important de rappeler certains points que vous devriez voir vous-même. Parmi ceux-ci, il vous sera nécessaire de prendre en considération la validité de vos papiers d’identité tels le passeport et la carte d’identité. De même, il vous faudra penser à votre visa et aux formalités sanitaires si le voyage se déroule en dehors de l’Union Européenne.

La réservation des billets

Concernant les formalités administratives à prévoir avec votre entreprise se trouve le choix des moyens de transport que vous utiliserez pour voyager. L’entreprise devra donc communiquer avec vous pour connaître les dates qui vous conviennent (et qui conviennent à la mission) pour votre départ et votre arrivée. Ensuite, elle devra réserver elle-même ces billets sur les sites d’une compagnie aérienne ou ferroviaire, ou avec l’agence de voyage avec qui elle est en partenariat.

Grâce à l’utilisation du module mission et voyages de Carlabella, il est désormais possible pour l’employé de faire lui-même la réservation via une application. Il pourra réaliser les réservations depuis celle-ci, en toute sécurité. Les informations relatives à l’achat des billets et aux dates sont directement transmises à l’entreprise et sont accessibles par toutes les parties, permettant une plus grande transparence. Cela diminue l’aspect chronophage de la transmission manuelle de documents. De plus, les informations enregistrées pourront immédiatement être utilisées pour la création automatique de l’ordre de mission.

L’ordre de mission

L’ordre de mission est un document qui vous est remis par votre employeur dans le cadre d’un voyage d’affaire. Il vous permet de prouver que vous bénéficiez de la législation sur les accidents du travail si, par malheur, un accident survient à l’endroit où vous devrez effectuer votre mission ou, durant votre trajet. Il sert aussi à justifier vos demandes de remboursement de frais auprès de votre employeur, en plus des notes de frais et des autres pièces justificatives de dépenses.

Si votre entreprise ne vous le remet pas, vous êtes dans l’obligation de le demander avant votre déplacement.

Celui-ci doit comporter diverses mentions obligatoires pour être conforme, dont votre identité, le motif de la mission, les dates de départ et de retour, les moyens de transports sélectionnés pour le voyage et la signature de l’employeur. Il est désormais possible d’automatiser le processus de création d’ordre de mission, et vous pourrez le faire vous-même depuis un module de l’application.

Dès qu’un voyage d’affaire vous est confié, vous pouvez demander via cette application la création d’un ordre de missions, qui prendra en compte automatiquement votre identité, les dates et les moyens de transports sélectionnés lors de la réservation. Vous n’aurez plus qu’à spécifier l’objet de la mission et attendre la validation des ressources humaines pour sa signature.

À la fin du voyage, l’employé pourra également remplir par l’intermédiaire de l’application son rapport de mission. Le processus est donc, grâce à l’utilisation de la technologie, simplifiée et accélérée.

La gestion des notes de frais

La gestion des notes de frais est certainement la partie la plus pénible, autant pour l’employeur que l’employé lors d’un voyage d’affaire. L’élaboration des notes de frais est une tâche fastidieuse et le processus en lui-même est parfois contre-productif, étant donné le temps passé dessus.

Tout d’abord, durant le déplacement, l’employé devra essayer de ne perdre aucun des justificatifs de dépense, puis une fois de retour, les transmettre à son employeur. Ces mêmes justificatifs devront être saisis pour être validés par les ressources humaines, puis intégrés à la comptabilité qui devra ensuite s’occuper du remboursement. Évidemment, tout ce processus peut rencontrer des erreurs, sources de stress à tous les niveaux de traitement.

Grâce à une application de gestion de frais comme celui de Carlabella, l’employé pourra directement prendre en photo le justificatif et n’aura plus à garder les papiers. Carlabella va même jusqu’à proposer une reconnaissance optique des justificatifs, qui est la traduction de l’image prise en texte, qui pourra facilement être enregistrée, sans avoir à être saisie, dans les bases de données de l’entreprise. L’ensemble des frais est automatiquement compté, et transmis aux responsables compétents pour le remboursement. La seule intervention humaine se trouve dans la vérification des données enregistrées, qui se fait très rapidement étant donné la fiabilité de l’application.

Conclusion

La préparation d’un voyage d’affaire n’est pas facile. Néanmoins, une solution de gestion automatique et de dématérialisation des processus RH et des Frais généraux comme les modules de Carlabella permet d’alléger ce travail. Que ce soit dans la création de l’ordre de mission, la réservation des billets ou la gestion des notes de frais, nous vous proposons une plateforme qui permet de faciliter tout l’aspect administratif et d’augmenter la productivité de votre entreprise. Cela est possible car tous les processus de préparation du voyage sont automatisés, permettant à tous vos collaborateurs de se focaliser sur les tâches les plus importantes en rapport avec leur cœur de métier.