Sobriété carbone pour les voyages d’affaires : une nécessité qui va faire loi

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A peine plus de la moitié des entreprises – 42% plus exactement – tiennent compte de leur empreinte carbone en matière de déplacements par voie aérienne, et encore moins en ce qui concerne les transports terrestres et les hôtels. C’est ce qu’il ressort du rapport Green Travel 2020 publié par American Express Global Business Travel (GBT), et pour lequel a été sondé un panel de travel managers (53 % des réponses), de responsables achats (16%), de cadres exécutifs (16%), tous appartenant à des grandes entreprises de par le monde. Autre chiffre important : seuls 22% des sondés disent intégrer dans les programmes voyages des alternatives permettant de réduire leur empreinte carbone. (Référence site Voyage d’affaires)
Le green travel est donc loin d’être pris en compte, à l’heure où le manque d’énergie va devenir un angle d’attaque et de pression de l’Etat. Le citoyen ne va pas accepter de faire seul des efforts et la sobriété énergétique va aussi être imposée aux entreprises. Il va falloir que les déplacements professionnels deviennent exemplaires.

Pour l’instant les politiques d’entreprises et les médias pointent les émissions directement liées à l’activité de production des entreprises, et n’évoquent pas les émissions indirectes que sont les déplacements professionnels, alors que le citoyen est stigmatisé. Par exemple, 79% des entreprises interrogées n’exigent pas que leurs compagnies aériennes préférées aient une certification environnementale. Ou n’imposent pas de choisir le train à la place d’un avion pour des déplacements intérieurs.

Un Paris Brest est souvent fait en avion, alors qu’il ne faut que 3h40 en train. Or le voyage d’affaires est avant tout concerné par les émissions indirectes, liées au transport ou à leur hébergement. « Ce désintérêt pour les émissions indirectes est un obstacle majeur au développement du green travel », pointe Harris Manlutac, Head of Global Business Consulting APAC d’American Express GBT.

Dans les petites et moyennes entreprises, la gestion des voyages est encore moins contrôlée, car il n’y a pas de travel manager, ou peu d’agences de voyages qui peuvent conseiller. Les employés réservent leurs voyages d’affaires de manière indépendante, sans regarder les différentes option écologiques et/ou financières. Il peut y avoir des doublons de voyages inutiles qui augmentent l’empreinte carbone en même temps que les coûts de l’entreprise.
Si les voyages d’affaires ont été complètement annulés pendant la pandémie, ils sont de retour maintenant et en force, alors que nous devons tous mettre en place la sobriété énergétique.- Le contrôle des voyages est aussi important pour maîtriser les coûts cachés de l’entreprise que pour une sobriété écologique qui devient indispensable.

Le choix entre louer une voiture plus pratique, prendre l’avion plus rapide ou prendre le train n’est souvent pas calculé car chaque collaborateur fait ses propres réservations sans tenir compte d’un coût carbone ou financier global. En France, les transports des véhicules thermiques sont les principaux émetteurs de CO2, totalisant 39 % des émissions totales du pays selon ADEME. Il est vrai que tous les modes de transports polluent, mais certains plus que d’autres.

empreinte carbonne

Qu'est-ce que l'empreinte carbone ?

Il s’agit d’un indicateur développé dans le cadre de la transition écologique permettant de mesurer l’impact d’une personne ou d’une organisation sur le climat. L’empreinte carbone (mesure en volumes de CO2) représente la quantité de carbone émise par une entité (Citoyen, maison, ville, pays…) suite à sa consommation d’énergie et de matières premières. Si on parle de volume de CO2, l’empreinte carbone comprend en fait les émissions de plusieurs gaz à effet de serre (GES), comme le dioxyde de carbone (CO2), le méthane (CH4) et le protoxyde d’azote (N2O), qui à eux-seuls représentent 97% des six GES pris en compte par le protocole de Kyoto.

L’empreinte carbone des déplacements professionnels

Empreinte carbone d'un trajet en avion

D’après l’Organisation de l’aviation civile internationale (OACI), les émissions générées par les avions représentent environ 2% des émissions mondiales (contre 3% selon l’ADEME). Sachant qu’environ seulement 10% de la population mondiale prend l’avion, et qu’une grande partie des 10% est faite dans le cadre professionnel le chiffre est énorme…Et avec 145 à 285 g de CO2 émis par passager par kilomètre parcouru, le bilan carbone de l’avion est terrible.

Empreinte carbone d'un trajet en voiture

Moyen de locomotion préféré des Français (82% de nos trajets perso ou pro se font en voiture), le bilan carbone de la voiture oscillerait entre 100 à 150 g par kilomètres et par passager. Des chiffres à pondérer quand même car le calcul est complexe et les résultats variables en fonction des critères pris en compte : modèle de la voiture (électrique ou thermique…), pays de production de sa batterie (la Chine ou l’Allemagne…) et du type de conduite. (Une conduite trop rapide, nerveuse, avec freinages brutaux, ou des pneus en mauvais états émettra plus de CO2).

Empreinte carbone d'un trajet en train

L’empreinte carbone du train varie en fonction de sa catégorie : 2,4 g CO2 par kilomètre pour le TGV, 8,1 g pour l’Intercité, et 29,4 pour les TER. Selon les calculs de l’ADEME, voyager en train pollue 32 fois moins que circuler en voiture, et 23 fois moins que voyager par les airs.
En se basant sur ces chiffres, la SNCF affirme que le total des trajets réservés en 2019 sur OUI.sncf (soit 43,1 milliards de kilomètres) plutôt que via une quelconque compagnie aérienne aurait fait économiser 2,1 millions de tonnes de CO2, soit l’équivalent de 298 années d’éclairage de la ville de Paris…

Comment fonctionne les déplacements professionnels dans une entreprise ?

Que fait un Travel manager ? Ou un manager dans une PME ?

Dans une grande entreprise il y a un Travel Manager qui a un budget déplacement professionnel à maîtriser. Il doit valider les déplacements des collaborateurs et surtout les coordonner, un outil lui permettra de mettre en place des directives et de faciliter la mise en place du budget voyage. Si un module ordre de mission est utilisé elles peuvent même planifier les voyages nécessaires ou non et éviter des doublons entre services.

Dans une PME, il y a rarement un Travel manager et l’utilisation d’une logiciel de gestion des voyages sera indispensable pour déterminer combien les employés dépensent en voyages d’affaires et quels moyens de transport peuvent être utilisés.

Un logiciel de gestion des voyages rend la gestion des voyages beaucoup plus facile, et permet au travel manager de gérer le coût global des voyages tout en donnant aux collaborateurs de l’autonomie. Dans l’outil mission/voyage le collaborateur peut réserver une chambre d’hôtel et réserver un voyage en avion, sans avoir recours au manager. Étant donné que les directives de voyage sont stockées dans l’outil, seuls les voyages conformes aux directives et budget peuvent être réservés et seront remboursés (pas de coûts non budgétés).


Si le train est privilégié pour les déplacement interne, il ne sera pas possible de déroger et de louer une voiture ou prendre un avion (sauf demande dérogatoire). Si les avions à privilégier sont ceux avec des certifications vertes, le paramétrage de l’outil permettra de les faire apparaitre d’abord. Les outils de voyage créent une autonomie et une sécurité pour la réservation de voyages d’affaires. L’outil CarlaTravel est basé sur la technologie de notre partenaire The Treep est une startup française, créée en 2016 qui a développé une solution très innovante et éco-responsable d’optimisation de trajets (« porte à porte »).

  • Les demandes de réservations qui transitent via le SBT sont traitées par l’agence de Voyages du client.
  • Ou bien directement dans l’application s’il n’y a pas d’agences de voyage.

Comment les cartes d'entreprise peuvent-elles aider les entreprises à gérer leurs voyages ?

Les cartes affaires permettent à l’entreprise de contrôler plus facilement ses coûts. Selon une étude de l’Association allemande du voyage (DRV) de 2020, plus de 83 % des voyageurs réservent eux-mêmes au moins une partie de leur voyage d’affaires. Lorsque les entreprises décident d’utiliser une carte de paiement, le voyage correspondra aux directives de l’entreprise et les coûts seront directement remontés au service comptable.
Grâce aux cartes de paiement professionnelles, les entreprises peuvent faire des économies et éviter les avances sur frais de déplacement. Un autre avantage des cartes de crédit d’entreprise est que les données et reçus correspondants à une émission arrivent par voie électronique et sont gérés directement par le logiciel. Cela donne à la comptabilité financière un aperçu de toutes les dépenses, transactions et structures de coûts avec les cartes de paiement. Des fournisseurs de cartes bien connus (par exemple MasterCard, Visa et American Express) offrent des crédits et des réductions pour les utilisateurs fréquents, ce qui est un autre avantage pour les entreprises.

La nécessaire sobriété énergétique pour les futurs voyages d’affaires

L’industrie du voyage d’affaires connaît une évolution et réfléchit pour mettre en place des méthodes durables, permettant des voyages les plus décarbonisés possibles dans les moyens de transport.

Les émissions de CO2 sont largement économisées lors d’un déplacement en train ou en transport en commun, et l’option peut être imposée aux collaborateurs grâce à un outil paramétrant des directives. Un autre avantage économique en plus qu’écologique du voyage en train est que le travail peut se poursuivre grâce aux connexions wifi. Le temps de trajet peut ainsi être utilisé plus judicieusement qu’avec des embouteillages en voiture.
Les outils de vidéoconférence peuvent aussi être privilégiés plutôt qu’un déplacement en avion ou voiture. Avec un outil de gestion des déplacements professionnel, tout peut être décidé en amont et les directives de l’entreprise qu’elles soient écologiques ou /et économiques seront automatiquement appliquées :

  • Sobriété énergétique : le manager ou le travel manager décidera en amont de la politique durable du voyage d’affaire en privilégiant des moyens de transport par temps de trajet et site « door to door ».
  • Le collaborateur sera plus indépendant et pourra réserver dans l’application les voyages tout en suivant les directives mises en place par la direction en amont
  • Les coûts cachés des déplacements inutiles seront également maîtrisés puisque le budget sera calculé en début d’année.

Que fait un travel manager ?

Les Travel Managers organisent et sont responsables de l’ensemble de la mobilité professionnelle d’une entreprise, du voyage d’affaires d’une journée à la mission de plusieurs semaines à l’étranger. Le poste peut être pourvu aussi bien en interne qu’en externe. Si les entreprises décident d’externaliser cette tâche, des agences de voyages spécialisées sont généralement mandatées. Dans la plupart des entreprises, cependant, la gestion des voyages d’affaires est réglementée en interne.

L’une des principales tâches des travel managers est d’organiser les voyages d’affaires de la manière la plus rentable possible et de remplir le devoir de diligence envers les employés. La gestion des voyages d’affaires accompagne les collaborateurs lors de leurs missions à l’étranger, s’occupe de l’analyse et du contrôle de l’intégralité des frais de déplacement et de la comptabilisation des frais de déplacement. Au-delà d’une certaine taille d’entreprise, il est conseillé au travel manager de suivre et planifier la mobilité des déplacements. Une gestion bien organisée des voyages permet également aux petites et moyennes entreprises d’économiser de l’argent. En regroupant les arrangements de voyage en un seul endroit, le gestionnaire de voyages peut négocier un meilleur tarif avec des voyagistes, des chaînes hôtelières ou des compagnies aériennes spécifiques.

Des exigences légales plus strictes sont en vigueur pour les entreprises depuis 2012, notamment en matière de devoir de vigilance. En plus des concepts acceptables pour la médecine et la sécurité des voyages, cela comprend également ce que l’on appelle la gestion des risques liés aux voyages. Les Travel Managers doivent connaître les exigences légales pour assurer la sécurité du voyage et de leurs voyageurs.

Comment fonctionne la gestion des voyages dans une entreprise ?

Les voyages d’affaires doivent être planifiés en temps utile et avec un soin particulier, car cela limitera les risques et les coûts d’un voyage. À l’aide de directives de voyage, les entreprises peuvent déterminer combien les employés dépensent en voyages d’affaires et quels moyens de transport peuvent être utilisés. La gestion des voyages garantit que ces directives sont suivies ainsi qu’un budget de voyage approuvé. Dès qu’un voyage d’affaires est approuvé, le travail du travel manager commence. Les conditions-cadres, les temps de trajet, les moyens de transport et d’hébergement sont coordonnés avec les voyageurs. Un logiciel de gestion des voyages peut rendre la gestion des voyages beaucoup plus facile et redonner aux employés plus d’autonomie. Dans l’outil de voyage, un voyageur peut réserver une chambre d’hôtel et réserver un voyage en avion, sans avoir recours au travel manager. Étant donné que les directives de voyage sont stockées dans l’outil, seuls les voyages conformes aux directives peuvent être réservés. Les outils de voyage créent une autonomie et une sécurité pour la réservation de voyages d’affaires.

Ce que les entreprises peuvent signifier par un voyage d’affaires varie selon le secteur et la taille de l’entreprise. Par exemple, la durée de voyage autorisée et les destinations sont différentes pour les petites entreprises et pour les multinationales. Pour le droit fiscal allemand, ce qui compte comme un voyage d’affaires est clair : les employés voyagent à l’étranger pour le travail, c’est-à-dire qu’ils ne travaillent pas depuis leur domicile ou sur leur lieu de travail habituel.

Les voyages d'affaires durables sont à l'honneur

L’industrie du voyage d’affaires connaît également une évolution vers des méthodes durables, des alternatives dans la planification et la réservation de la mobilité professionnelle. De nombreuses entreprises intègrent déjà des aspects de durabilité dans leurs directives de voyage, par exemple dans les moyens de transport. Lors de déplacements en train ou en transports en commun, les émissions de CO2 peuvent également être économisées lors de déplacements professionnels. Ceci est également vrai si une liaison aérienne avec un supplément écologique ou un certificat climatique est achetée pour le même itinéraire. Un autre avantage du voyage en train est que grâce aux connexions WLAN, le travail peut se poursuivre en déplacement. Le temps de trajet peut ainsi être utilisé plus judicieusement qu’avec des embouteillages en voiture ou des vols retardés sur la piste.

Conclusion

Après la pandémie corona, la nécessité d’un déplacement est également remise en question, parfois un déplacement chez le client peut être remplacé par un rendez-vous vidéo. Une rencontre personnelle est essentielle pour certains rendez-vous d’affaires, surtout si une relation entre des partenaires commerciaux et des clients doit être établie. Un aspect que nous avons déjà abordé dans notre article de blog à ce sujet, en savoir plus sur la nécessité des réunions d’affaires en face à face.

Le rapport Green Travel 2020 publié par American Express Global Business Travel indique que les entreprises ont pris conscience de l’importance d’une politique voyage responsable. Cependant, et c’est là que le bât blesse, ces politiques mesurent principalement les émissions directement liées à l’activité des entreprises, et beaucoup moins les émissions indirectes. Par exemple, 79% des entreprises interrogées n’exigent pas que leurs compagnies aériennes préférées aient une certification environnementale. Or le voyage d’affaires est avant tout concerné par les émissions indirectes de niveau 3, c’est-à-dire celles liées au transport des collaborateurs ou à leur hébergement. « Ce désintérêt pour les émissions indirectes est un obstacle majeur au développement du green travel », pointe Harris Manlutac, Head of Global Business Consulting APAC d’American Express GBT.

L’agence de voyages met en avant quelques bonnes pratiques pour limiter l’impact des déplacements professionnels : voyager léger et « paperless », recourir aux applications de covoiturage tels Lyft Line ou uberPOOL, privilégier les vols directs afin de limiter le nombre de décollages et atterrissages ainsi que la cabine Economy, au coût carbone par passager moins élevé, ou encore préférer des hôtels certifiés et négocier des prix avec des établissements engagés dans tous ces petits gestes qui font la différence. Enfin, le tracking des émissions de carbones générées par les voyages d’affaires et leur compensation font naturellement partie des conseils.