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Les entreprises cherchent en permanence à améliorer la fluidité de leurs processus de gestion des notes de frais et à réduire leurs coûts. Les coûts de déplacement sont le deuxième poste de dépenses de frais généraux et les maîtriser fait partie des impératifs de toute direction administrative, financière ou RH.
Tels sont quelques-uns des objectifs à atteindre grâce au déploiement d’une solution de gestion des déplacements professionnels.
Impliquant un grand nombre de salariés, la gestion des déplacements professionnels est par ailleurs une mission sensible et nécessite des outils que les collaborateurs doivent s’approprier.
Les modules spécifiques de carla travel
Au sein de la plateforme CarlaMaestro, la gamme CarlaTravel automatise le processus de traitement des déplacements professionnels dans chacune de ses étapes et dans sa globalité. Elle permet d’atteindre les objectifs de maîtrise et de réduction des coûts de déplacement.
Modulaire et intégrée, elle permet aux entreprises de construire progressivement la solution qui leur convient. Parfaitement complémentaires par exemple, les modules « Missions et voyages » et « Notes de frais » peuvent aussi être déployés de façon totalement autonome.
Ceci permet aux entreprises de déployer la solution à leur rythme, « à la carte » :
Accessible de n’importe où via un simple navigateur, CarlaTravel garantit, grâce à sa simplicité d’utilisation une adoption rapide par les collaborateurs de l’entreprise. Très paramétrable, elle permet aux entreprises d’être autonomes pour faire évoluer leurs politiques de voyages et leurs règles de remboursement des déplacements, dont elle garantit l’application. Grâce à son moteur de workflows, de contrôler efficacement les dépenses tout en améliorant les délais d’approbation.
Tous les modules « métiers » de CarlaTravel partagent un référentiel commun, socle sur lequel se construit l’application : on y notamment définit la structure de l’entreprise, les règles de comptabilisation et de paiement, la politique voyage et déplacement de l’entreprise ainsi que les différents types d’ordres de mission et de notes de frais à gérer et les processus de validation associés.
Du fait de son caractère innovant tant d’un point de vue technologique (plateforme multicanal) que conceptuel de sa solution CarlaTravel, CarlaBella a été labellisée « Société innovante » par Finance Innovation, le pôle de compétitivité mondial de Paris Europlace.
Cette plateforme est mise à disposition au choix de l’entreprise en mode locatif hébergé (SaaS).
CarlaTravel est web Responsive et peut donc être utilisée de façon confortable aussi bien sur un laptop ou un desktop, une tablette ou un smartphone.
Le module comprend aussi une application mobile complémentaire CarlaPic.
La plateforme CarlaMaestro est une plateforme multi entité, multi-devises et multilingue :
La plateforme a été déployée dans de nombreuses entreprises implantées dans plusieurs pays (MCA, Euronews, Maréchal Electrique…)
Interfaces avec les principaux outils de gestion comptable et financières et de gestion des ressources humaines…
Interfaces avec les principaux outils de gestion comptable et financières et de gestion des ressources humaines…
Une solution entièrement digitale, complète et intégrée, performante, pour gérer l’ensemble du déplacement professionnel, de bout en bout
Interfaces avec les principaux outils de gestion comptable et financières et de gestion des ressources humaines…
Le texte de mars 2017 simplifie la procédure, ll ne règle pas un problème pratique : la numérisation des justificatifs. Demander aux collaborateurs émetteurs de notes de frais de scanner leurs justificatif un scanner au bureau est rédhibitoire.
La généralisation des smartphones avec l’appareil photo a fondamentalement changé la situation. Il suffit dorénavant de faire une photo du justificatif pour le numériser et ce de n’importe où et à n’importe quel moment – notamment au moment et sur le lieu où le collaborateur le reçoit.
La tâche de numérisation, antérieurement contraignante et fastidieuse, devient simple et rapide.
Le développement d’une offre performante en termes d’efficacité et de prix d’outils d’OCR, adaptée aux justificatifs, permet même d’automatiser la création de ligne de frais elle-même à partir de la lecture optique du justificatif.
La numérisation des justificatifs (par photo sur un smartphone) combinée avec la lecture optique de ces justificatifs permet d’alimenter les notes de frais en 2 ou 3 clics… ….même si le taux de lecture n’est pas encore de 100% et même si certains éléments analytiques propres ne peuvent pas toujours être déduits des données fournies par l’OCR.
Il est bien entendu possible de traiter ainsi des justificatifs nativement numériques (billets électroniques de train ou d’avion, factures de taxi de type Uber, factures d’hôtels…)
Interfaces avec les principaux outils de gestion comptable et financières et de gestion des ressources humaines…
Permet de photographier le justificatif aussi bien en mode connecté qu’en mode de déconnecté (Terminal de numérisation)
Envoi automatique de l’image numérique sur un serveur de traitement OCR de Carlabella dès que le smartphone se connecte
La généralisation des smartphones avec l’appareil photo a fondamentalement changé la situation. Il suffit dorénavant de faire une photo du justificatif pour le numériser et ce de n’importe où et à n’importe quel moment – notamment au moment et sur le lieu où le collaborateur le reçoit.
La tâche de numérisation, antérieurement contraignante et fastidieuse, devient simple et rapide.
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Comment organiser un déplacement professionnel ? Un voyage professionnel ou un voyage d’affaires nécessite une bonne préparation pour pouvoir passer
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