Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ?

pourquoi passer à la dématérialisation des factures
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La facturation électronique prend actuellement le pas sur la facturation traditionnelle. Cela tient du fait qu’elle possède de nombreux avantages. Plusieurs entreprises souhaitant être concurrentielles optent d’ailleurs pour cette solution et répondent en même temps aux nouvelles obligations légales. Si vous souhaitez connaître tous les points positifs de la dématérialisation de la facturation, nous vous proposons ici quelques informations qui vous seront utiles dans la compréhension de cette technologie.

Qu'est-ce que la facturation électronique ?

La facturation électronique peut se définir comme le remplacement de l’ensemble du processus de facturation par un procédé électronique. Ainsi, tout échange de papier se fait de manière automatique, et tous les documents sont dans un format numérique. Toutes les données concernant la facturation seront donc disponibles électroniquement.

Si parfois, les données nécessaires au processus de facturation sont déjà accessibles depuis un fichier dématérialisé, dans d’autres cas, il faudra numériser des documents papier. Cela peut se faire à l’aide d’un scan, ou grâce à la technologie LAD (Lecture Automatique de Documents), ou avec la technologie OCR (Reconnaissance Optique de Caractères). Il est important de préciser que même si la numérisation de factures en papier facilite leur accès en interne, elle n’a actuellement aucune valeur juridique. Ainsi, seule la version originale en papier aura un poids si vous optez pour une simple numérisation. Vous aurez toujours à stocker les documents originaux en plus de leur version numérique.

C’est pour cela que nous proposons diverses solutions, dont une dématérialisation, grâce à un Saas, qui donne une valeur légale à vos documents. Cela permet de garantir l’authenticité de l’émetteur de la facture, sa lisibilité et son intégrité… Vous pourrez alors directement traiter, envoyer et organiser vos documents et factures depuis un ordinateur.

Qui est concerné par la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures est au cœur des sujets de discussion actuels. Et pourtant, depuis 1990, la législation française reconnaît l’EDI (Échange de Données Informatisées). Ainsi, selon l’article 47-I de la Loi de Finances Rectificatives, les factures transmises par voie télématique peuvent tenir lieu de facture d’origine. Depuis, les lois concernant la facturation électronique n’ont cessé d’évoluer. Si au début, une incitation à l’utilisation de cette forme de facturation était courante, de nos jours l’obligation d’utiliser la facturation électronique tend à s’imposer, avec l’ordonnance n° 2014-697 du 26 juin 2014. Ainsi, les entreprises sont peu à peu contraintes d’envoyer leurs factures, notamment aux services de l’État, par voie électronique. Cela se fait notamment par l’intermédiaire de la plateforme Chrorus Pro, mise en place par l’AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État). Cette initiative est principalement impulsée par les réformes internationales de contrôles périodiques et continus de transactions (CTCs). L’utilisation de cette forme de facturation permet à l’État de plus facilement lutter contre la fraude à la TVA.

Avec l’article 222 de la Loi Macron, en vigueur depuis le 08 août 2015, la dématérialisation de toutes les factures envoyées à l’État devient obligatoire. Néanmoins, des étapes de passage à la transmission électronique ont été instaurées selon la taille de l’entreprise. Les grandes entreprises sont les premières à devoir se conformer à la loi en 2017. Viennent ensuite les entreprises de taille intermédiaire en 2018. Puis, les petites et moyennes entreprises ont été obligées de se plier à cette règle, suivies de près par les microentreprises en 2020.

La loi des finances 2020 prévoit que toutes les factures émises lors de la transaction entre entreprises assujetties à la TVA doivent être dans un format électronique d’ici 2026. De plus, les données qui y sont présentes seront à transmettre aux autorités publiques compétentes pour être contrôlées. Une application progressive de la loi est également prévue, allant du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026, selon toujours la taille de l’entreprise.

Est-il obligatoire de fournir une facture ?

Une facture est un document qui permet de donner un cadre aux conditions juridiques et commerciales lors d’une transaction. Elle permet donc de justifier sa comptabilité. Mais est-elle obligatoire ?

Entre professionnels

L’établissement et la transmission d’une facture sont obligatoires pour les prestations de services et les ventes de marchandises réalisées entre professionnels. Peu importe le lieu d’implantation de l’entreprise pour laquelle vous émettez une facture, vous ne pourrez déroger à cela. De même, que vous soyez assujetti à la TVA ou non cette disposition reste obligatoire. Ainsi, les micro-entrepreneurs et les autoentrepreneurs qui ne sont pas forcément contraints de réaliser une facturation avec TVA sont quand même obligés d’émettre une facture. Une mention d’exonération des taxes doit tout de même être spécifiée dans ce genre de cas.

Pour les artisans et les commerçants, le terme utilisé est facture, alors que pour les professions libérales on parlera de note d’honoraires. Si le vocabulaire appliqué est différent, les deux documents doivent respecter les mêmes obligations, comme prévu dans l’article L441-3 du Code de Commerce (CDC) et l’article 289-I-1 du Code général des impôts (CGI). En cas de défaut de facture par le vendeur, l’acheteur est en droit et est obligé de la réclamer, car cela peut mettre en cause sa responsabilité.

Avec les particuliers

Pour les particuliers, une facture peut être délivrée dans le cas :

• de livraison en enchères publiques pour les biens d’occasion, objets de collection ou d’antiquité et les œuvres d’art ;
• de vente à distance (notamment si le professionnel est implanté dans un pays de l’Union européenne).
Une facture doit être émise si le client en souhaite une, peu importe le montant.

Il est aussi important de spécifier qu’une « note » doit être remise au particulier, selon le droit commercial, s’il a bénéficié d’une prestation de services. Tel est le cas pour les travaux immobiliers, la restauration et bien d’autres activités dont le prix TTC (Toutes Taxes Comprises) dépasse les 24 euros. Ce document comporte aussi des mentions obligatoires, mais pas autant que la facture, et est donc beaucoup plus allégée.

Et quelques exceptions

Parmi les exceptions que l’on peut compter et qui dispensent une entreprise d’une facture se trouvent certaines opérations exonérées de TVA. Celles-ci sont assez rares et la prudence est de mise, car :

• la dispense n’est que fiscale et les entreprises sont quand même obligées de respecter en priorité les lois et règlements prévus par le droit commercial et comptable ;
• seules certaines activités prévues par la loi sont clairement concernées (voir les articles 261 à 261 E du Code général des Impôts).
Peuvent être comptées dans ces activités dispensées de l’émission de facture :

• certaines opérations bancaires,
• certaines prestations faites par des professionnels du secteur médical ou paramédical,
• certaines opérations créées par les associations et organismes à but non lucratif,
• certaines prestations dans le domaine de l’enseignement, la garde ou l’accueil d’enfant,
• certaines locations immobilières.
La dispense demeure donc principalement fiscale et les entreprises peuvent quand même être obligées de fournir une facture selon le contexte.

Pourquoi passer à la dématérialisation des factures ?

Objectif zéro papier

L’un des principaux avantages de la dématérialisation des factures est son impact beaucoup moins important sur l’environnement. Selon certaines études, les factures en papier sont 4 fois moins écologiques que ceux qui sont numériques. En effet, les factures en papier nécessitent tout d’abord l’utilisation d’arbres et d’eau pour créer le papier. Ensuite, l’utilisation de divers produits chimiques et plastiques pour la création des cartouches d’encre. Enfin, le transport du papier jusqu’au revendeur, ou jusqu’à votre bureau peut engendrer une grande empreinte carbone. La dématérialisation empêche tout cela.

Réduisez vos coûts de gestion comptable

Même si le prix de la gestion comptable dépend de plusieurs critères, il apparaît que la dématérialisation des factures tend à diminuer ses coûts. Certaines études montrent une économie de 50 à 75 % par rapport à une gestion des factures sur papier. Si la moyenne des coûts est aux alentours de 15 à 20 euros pour les factures en papier, voire 100 euros dans certains cas, une facture électronique avoisine 1 euro dans son traitement. D’autres études montrent que les comptables passent près de 30 % de leur temps dans la saisie des factures en papier, statistique qui diminue considérablement si tout est électronique.

Détectez les fraudes et sécurisez vos documents

L’utilisation de facture électronique permet d’avoir une meilleure traçabilité des opérations. En effet, le suivi du traitement des factures est instantané et complètement transparent. Ainsi, des circuits de validation et un contrôle informatisé permettent de garantir l’authenticité de chaque document. La facturation sur papier présente des inconvénients multiples étant donné que tout se fait manuellement, ce qui peut être source d’erreur, de destruction des documents ou de leurs pertes. De cela peut découler une mauvaise relation avec vos clients ou vos fournisseurs, voire un litige pouvant revenir cher à corriger. La dématérialisation permet de corriger ces problèmes en automatisant tous ces processus et en sauvegardant plus simplement les documents.

Profitez de l'archivage électronique

Comme nous l’avons déjà évoqué, la dématérialisation permet une meilleure sauvegarde des documents que dans des archives physiques. Il est à noter que les coûts pour le stockage des documents papier sont généralement assez conséquents, sans compter l’espace perdu dans le bâtiment. De plus, le papier est facilement sujet à la dégradation, ce qui n’est pas forcément le cas pour les factures électroniques. Rappelons également qu’en matière d’archivage, il est beaucoup plus rapide de retrouver un document électronique. Sa durée de vie dépasse largement sa durée légale de conservation.

Réduisez vos délais de validation

Grâce à une plateforme centralisée, tous les collaborateurs peuvent avoir accès facilement aux opérations de facturation, et vérifier les étapes de validation en temps réel. Le dépôt et la collecte des documents sont ainsi plus simples, et leur contrôle l’est tout autant. Le processus de saisie et de validation est généralement automatique ce qui en réduit grandement le temps de traitement. Il est également important de noter que tous les documents sont systématiquement standardisés afin de faire gagner du temps dans leur intégration au système informatique et en faciliter la lecture.

Simplifiez la gestion comptable

Étant donné que tout est automatisé avec la dématérialisation des factures, les informations clés peuvent directement être transférées sur un système de gestion comptable. Les processus qui y sont liés sont donc facilités, que ce soit au niveau de l’achat, du recouvrement ou du contrôle. Il est par exemple plus simple de supprimer des doublons de facture sur un système informatique, car un algorithme peut les détecter beaucoup plus rapidement qu’un œil humain. La gestion de la trésorerie est plus simple grâce à une planification des opérations plus transparente. L’envoi de facture en ligne est d’ailleurs très rapide et peut même être récurrent, et ce sans intervention humaine. L’instantanéité de l’envoi vous fait gagner du temps et vous n’avez plus à subir les affres de la perte de documents et des possibles retards des services postaux.

Optez pour la mobilité

Enfin, étant donné que la dématérialisation permet la centralisation de toutes les informations, n’importe lequel de vos collaborateurs peut accéder aux données qui lui sont essentielles de n’importe où. De même, l’intégration de nouvelles factures dans le système peut se faire à n’importe quel moment, et ce même en dehors du bureau, depuis une application dédiée.

Tous ces avantages vous permettent d’atteindre une meilleure performance économique grâce à la suppression des tâches chronophages, et des coûts inutiles. Sans compter que vos collaborateurs pourront se concentrer sur des tâches beaucoup plus importantes que de la simple saisie de facture, la vérification de cette saisie, le classement et l’archivage des papiers.

Comme faire une facture électronique ?

La création d’une facture électronique est soumise à quelques obligations légales. Néanmoins, nous pouvons citer quatre principales manières d’en réaliser une.

Les différents formats

Le PDF simple

Certainement la méthode la plus facile à mettre en place une facturation électronique. Dans ce type de document, la signature n’est pas obligatoire. Il impose la mise en place de vérifications constantes et documentées afin d’obtenir une Piste d’Audit Fiable sur la facture et la réalisation des services ou la livraison des biens.

Le PDF signé

Ici, le document doit obligatoirement être signé électroniquement comme indiqué dans l’article 289 VII 2° du CGI. C’est cette signature, qui est donc reconnue légalement, qui garantit l’identification de l’émetteur, l’intégrité du contenu et donc l’authenticité du document.

L'EDI

L’EDI (Échange de données électroniques) est un système qui permet la transmission de facture dans un format balisé, normé et sécurisé. Le langage utilisé est le XML (Extensible Markup Language), qui est facilement reconnu par l’ordinateur grâce à un traitement uniformisé des données. Cela permet de garantir leur validité fiscale, d’autant plus qu’elle est intégrable par un système comptable sans saisie manuelle. Ce système n’est pas seulement utilisé pour les factures, mais aussi pour différents autres documents légaux et fiscaux.

La Factur-X

Reconnu aussi sous le nom d’EDI mixte ou facture hybride, ce format est accessible au public depuis le 1er janvier 2018. Il consiste en la mise en place de l’interopérabilité entre l’EDI et l’image PDF. Ainsi, l’image de la facture est intégrée avec toutes les informations lui correspondant (numéro, date de création, montants…). Une enveloppe PDF unique est ainsi créée avec toutes ces informations, et sera non seulement exploitable par des humains, mais aussi par des ordinateurs. Elle peut donc être facilement intégrée dans le système comptable de l’entreprise.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture ?

Une facture doit contenir plusieurs mentions qui garantissent en partie sa forme et sa validité.

Une facture destinée à un particulier

• La date à laquelle la facture est émise.
• Son numéro basé sur un ordre chronologique ou selon un préfixe par année.
• Le jour effectif où la livraison doit être réalisée ou le jour exact de la fin de réalisation d’une prestation.
• L’identité de l’acheteur, comprenant son nom, son adresse postale et son adresse de facturation.
• L’identité du vendeur, c’est-à-dire, le nom de l’entrepreneur s’il est entrepreneur individuel. Sa dénomination sociale doit être mentionnée si c’est une société ainsi que son numéro Siret ou Siren. Si c’est un commerçant, ce sera plutôt son numéro RCS, mais un numéro au Répertoire des métiers si c’est un artisan. Ne pas aussi oublier l’adresse du siège social et la forme juridique.
• Le numéro du bon de commande.
• Le numéro individuel d’identification à la TVA des deux parties si redevables à cette taxe.
• Le nom du produit ou de la prestation, c’est-à-dire sa désignation, ses références, les matériaux fournis…
• Le décompte des produits ou de la prestation
• Le prix catalogue, donc le prix unitaire hors taxes ou le taux horaire, toujours hors taxes.
• Les possibles majorations de prix ainsi que les réductions.
• Le taux de TVA légalement applicable si soumis à cette taxe et le montant total de la TVA.
• La somme totale HT (Hors Taxes) et TTC (Toutes Taxes Comprises).
• La date de règlement de la facture, qui doit aussi indiques les conditions d’escomptes, les conditions d’application des pénalités, les montants d’indemnités forfaitaires dans le cas d’un recouvrement pour retard de paiement.
• La garantie légale de conformité, dont la durée minimale doit être de 2 ans.

Une facture destinée à un professionnel

Peuvent être retrouvés dans ce type de facture, les mêmes mentions que nous avons citées auparavant dans le cadre d’une facture destinée à un particulier. Concernant l’identité de l’acheteur, ce sera donc l’identité de la société ou de l’entrepreneur avec son adresse de facturation et son adresse de siège social. À cela s’ajoutent :

• La date ou les délais de paiement prenant en compte les escomptes en cas de paiement anticipé.
• Les taux de pénalité de retard que le vendeur peut exiger en cas de défaut de paiement à la date sus indiquée. Ici, aucun rappel du vendeur à l’acheteur n’est nécessaire.
• La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros pour les frais de recouvrement, si un retard de paiement intervient.
Dans le cas du non-respect de ces obligations, l’entreprise concernée s’expose à diverses amendes, dont une fiscale, de 15 euros par facture comportant une mention manquante ou inexacte. À cela s’ajoute une amende de 75 000 euros, contre 375 000 euros pour une personne morale. S’il y a eu défaut de facturation, des factures de complaisance ou si des factures fictives ont été émises la personne physique responsable peut écoper l’ensemble peut être doublé.

Utiliser un logiciel de dématérialisation de factures

Que ce soit pour la gestion des factures en entreprise ou la dématérialisation des factures fournisseurs, nous vous proposons des solutions sur mesure qui correspondent à vos besoins. La nécessité de se conformer aux règlements nécessite des logiciels fiables qui respectent les différentes normes mises en place. Le potentiel offert par nos nouvelles technologies vous permet donc de vous adapter beaucoup plus facilement à ce nouvel environnement légal et fiscal. Vous aurez en votre possession un système qui pourra s’intégrer simplement à vos process habituels et qui est simple à prendre en main. N’hésitez donc pas à nous contacter pour avoir plus d’informations concernant nos logiciels de gestion et dématérialisation de factures.