Le guide complet sur les bons de commande en entreprise

Le guide complet sur les bons de commande en entreprise
Sommaire

Qu'est-ce qu'un bon de commande ?

Le bon de commande est un document juridique envoyé par une entreprise auprès d’un fournisseur ou d’un vendeur pour réaliser et autoriser un achat. Sur ce document se trouvent l’objet de l’achat, la quantité souhaitée et plusieurs autres informations nécessaires autant à l’acheteur qu’au vendeur. Cela permet, d’une certaine manière, de documenter la transaction. Ainsi, l’acheteur et le vendeur auront, grâce à ce papier, un enregistrement écrit de la transaction, pouvant être utilisés lors d’un contrôle fiscal par exemple. Il est néanmoins important de spécifier que ce document n’est pas obligatoire avant un achat, mais il est fortement recommandé de s’en servir dans plusieurs cas. La vente en elle-même peut être conclue sans elle quand l’acheteur et le vendeur sont d’accord entre eux sur le produit et son prix. Le bon de commande permet surtout d’éviter d’éventuelles contestations pouvant être émises par le fournisseur ou l’acquéreur.

Les bons de commande offrent plusieurs avantages. Les entreprises de petite taille peuvent par exemple indiquer beaucoup plus facilement auprès de leurs fournisseurs les biens et les services dont elles auront besoin. Ce document permet un processus efficace et organisé pour les achats. En effet, le vendeur peut confirmer rapidement que les biens et les services demandés peuvent être fournis, avant de s’engager à les exécuter. De son côté, l’acheteur peut beaucoup plus simplement se préparer pour débloquer les fonds nécessaires à l’achat.

Comment fonctionnent les bons de commande ?

Bon de commande

Maintenant que nous avons une meilleure idée de ce qu’est un bon de commande, voyons comment il marche.

Processus de commande d'achat

Avant qu’un bon de commande puisse être émis, il est tout d’abord nécessaire pour l’entreprise de connaître ses besoins. La rédaction d’un cahier de charges est l’une des solutions les plus adaptées, même si elle reste quand même assez fastidieuse. Néanmoins, c’est un moyen très efficace pour avoir une vision plus claire de ce que l’entreprise attendra du fournisseur. Ainsi, il lui est indispensable d’identifier le produit ou le service qui lui sera nécessaire dans ses projets, d’en spécifier la quantité et de savoir quand elle en aura besoin.

Suite à cela vient la recherche des meilleurs fournisseurs. La réalisation d’un sourcing permet de sélectionner des fournisseurs intéressants. Pour ce faire, l’entreprise devra avoir à sa disposition toutes les informations pour pouvoir les comparer. De même, il faudra contrôler leurs homologations pour s’assurer que ces fournisseurs respectent bien certaines normes et sont réellement capables de répondre aux besoins de l’entreprise.
Le choix du fournisseur dépend finalement de la qualité des prestations, des coûts, de la conformité aux normes, règlements et conditions et de la pérennité de l’entreprise.

Enfin, lorsque la demande a été approuvée par les différents services concernés, un bon de commande pourra être émis pour que le fournisseur puisse de son côté l’approuver. Le document devient alors juridiquement valable et chaque partie est tenue de respecter ses engagements. Ainsi, l’acheteur se doit de payer les services et les produits au fournisseur, qui de son côté, doit livrer les produits demandés et émettre une facture pour que le paiement puisse se faire.
Nous tenons néanmoins à préciser que le processus de commande d’achat peut différer d’une société à une autre et est beaucoup moins contraignant lorsqu’il s’agit d’une petite entreprise.

Qui émet un bon de commande ?

Le bon de commande est généralement émis par le service des achats d’une entreprise, après demande d’un chef de projet par exemple. Mais dans le cadre d’une petite entreprise, n’importe quelle personne habilitée peut créer un bon de commande, mais celui-ci doit parfois être vérifié et validé par un supérieur ou un comptable. Un responsable peut émettre un bon de commande selon les besoins de l’entreprise et ce, sans l’approbation de quiconque.

Qui approuve un bon de commande ?

Le bon de commande doit être approuvé par l’acheteur et le fournisseur pour que celui-ci puisse être valable. Il sert à matérialiser l’acceptation des deux parties des conditions générales de ventes.

Que contient un bon de commande ?

Le bon de commande, étant un document important pour la réalisation d’un achat, doit comporter à minima certaines mentions que nous verrons ci-après.

L'identité du vendeur

Parmi les points constituant l’identité du vendeur se trouve sa dénomination sociale, c’est-à-dire le nom de l’entreprise ou le nom et l’entreprise de la personne si c’est une entreprise individuelle. Vient ensuite le numéro SIREN (Système d’Identification du Répertoire des Entreprises), qui est un numéro unique attribué à une entreprise pour qu’elle puisse être reconnue sur le plan administratif. N’oubliez pas également de mentionner sa forme juridique, son siège social, et son numéro d’identification au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés). Ces mentions sont essentielles comme l’indiquent les articles R123-237 et R123-238 du Code de commerce.

L'identité de l'acquéreur

Les mêmes informations que celles relatives à l’identité du vendeur sont nécessaires. Il peut être mentionné en complément le nom de la personne qui passe la commande.

Les mentions relatives à la commande

Il est évidemment indispensable de spécifier dans le document toutes les informations concernant la commande. N’oubliez donc pas de préciser les numéros et la date d’édition de la commande. Pensez à y mettre sa description, c’est-à-dire l’identification des produits, leur quantité, leur prix unitaire hors taxes, le taux de la TVA (Taxe sur Valeur Ajoutée). Enfin, ajoutez le montant total de la commande, avec le total hors taxes (HT) pour chaque produit ou marchandise et le total TTC (toutes taxes comprises).

Les mentions relatives à livraison

Parmi les points à spécifier dans le bon de commande se trouvent la date de livraison, les possibles frais de livraison, l’adresse où elle devra s’effectuer et toutes les conditions annexes relatives à ladite livraison.

Les conditions de règlement

Peuvent aussi être mises dans le bon de commande le mode paiement, les délais de paiement, les acomptes réalisés…

Les conditions générales de vente

Il est conseillé d’intégrer directement ce document dans le bon de commande. Les CGV (Conditions Générales de Vente) sont incontournables pour être en conformité avec la loi. Cette mention peut être mise au dos du bon ou en annexe. Pour les bons de commande dématérialisés, les CGV peuvent être exprimés par un lien vers la page Internet relative aux CGV.

Un délai de rétractation

Le délai de rétractation peut être inscrit sur le bon de commande. Ce dernier n’est pas obligatoire et vous devrez préciser ses modalités d’application.

Un espace pour la signature

Vous pouvez aussi ajouter un espace nécessaire pour la signature dans ce genre de cas, le bon de commande peut faire état de contrat une fois validé.

À quoi ressemblent les bons de commande ?

Un bon de commande peut être créé à partir d’un document papier ou d’un formulaire en ligne. Néanmoins, il est toujours standardisé pour que l’entreprise puisse facilement se retrouver dans les informations qui y sont mentionnées. Le bon de commande que nous allons vous présenter ici n’est qu’à titre d’exemple, et devra être adapté par rapport à vos besoins.

Exemple de bon de commande

• Numéro du bon de commande :
• Date d’émission :
• Nom, Adresse et forme juridique du vendeur :
• N° Siret du vendeur :
• Numéro de téléphone, adresse de messagerie électronique du vendeur :
• Nom, Adresse et Forme juridique de l’acheteur :
• N° Siret de l’acheteur :
• Numéro de téléphone, adresse de messagerie électronique de l’acheteur :
• Nom, description et informations techniques sur les produits :
• Quantité :
• Sous total HT et TTC :
• Total HT et TTC :
• Date et mode livraison :
• Conditions d’expédition :
• Modes et délais de paiement :
• Conditions générales de vente

Bon de commande vs facture : quelle est la différence ?

Contrairement à un bon de commande qui est délivré par l’acquéreur, la facture est un autre type de document qui est émis par le vendeur à la fin d’un contrat, ou plus précisément, après la livraison des produits ou la prestation de services. Elle indique le paiement dû par l’acheteur envers le fournisseur. Cet indicateur d’endettement crée une relation débiteur-créancier entre les deux parties, avec une obligation pour l’acheteur de payer le montant convenu par rapport à la prestation ou la marchandise reçue.

Le bon de commande quant à lui est plutôt un document qui sert à l’acheteur de commander les articles qui lui sont indispensables, ce qui le diffère d’une facture.

Bon de commande vs devis : quelle est la différence ?

Le devis à la différence d’un bon de commande est aussi un document émis par le vendeur, à titre estimatif concernant la réalisation d’une prestation. Y sont surtout détaillés le prix des biens et services et n’engage que le professionnel qui l’a émis. Ainsi, il sera tenu de réaliser ce qui a été inscrit sur le devis aux prix qui y sont mentionnés. Le devis a une durée à validité limitée et ne pourra être engagé que pendant un certain délai. Le devis peut devenir un bon de commande s’il est signé par l’acheteur et vaudra donc pour un contrat de vente.

Un bon de commande est-il un contrat ?

Un bon de commande n’est pas un contrat en lui-même, mais plutôt un document qui a vocation à être un contrat. Ainsi, il ne devient contrat qu’après qu’il ait été signé et engagera le vendeur et l’acheteur à respecter les obligations qui y sont stipulées et qui ont été convenues. Le bon de commande n’a d’ailleurs de valeur juridique que si l’acheteur et le vendeur y formulent expressément leur acceptation des différentes conditions par une signature. Il constituera aussi le consentement des parties à la réalisation de la transaction.

Les avantages de l'utilisation des bons de commande électroniques

Il y a encore quelques années, les bons de commande étaient en papier et leur traitement était effectué de manière manuelle. Cela avait pour désavantage d’être à la source de plusieurs erreurs, et de devenir sur le court, moyen et long terme, une tâche à la fois fastidieuse et extrêmement chronophage. En effet, plusieurs ressources devaient y être allouées pour que ces bons de commande puissent être correctement rédigés et validées par les services concernés. L’arrivée des bons de commande dématérialisés a révolutionnée leur gestion.

Amélioration du traitement des commandes

L’un des avantages principaux des bons de commande électroniques est que la gestion des commandes est beaucoup plus facile. Ainsi, il sera possible de créer des bons de manière ponctuelle, mais aussi régulière grâce à une affectation automatique. La dématérialisation permet aussi de mieux hiérarchiser les besoins et de différencier les commandes prioritaires de celles qui ne le sont pas. Il y a également une forte réduction des erreurs, notamment liées à la rédaction et au calcul des coûts, grâce à la création automatique de la commande par l’intermédiaire de progiciel.

Amélioration de la productivité

Étant donné qu’il ne sera pas nécessaire d’allouer de nombreuses ressources dans la rédaction, la correction et le traitement des bons de commande, un gain de productivité important peut facilement se faire sentir. Le temps gagné peut-être alloué à d’autres tâches.

Un accès n'importe où et n'importe quand

Le système d’achat étant en ligne, vous et votre équipe pourrez y accéder depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion Internet. Cela signifie que personne n’est réellement obligé d’être présent à un seul endroit, rendant par exemple l’approbation des bons de commande beaucoup plus facile. Tant qu’un accès à navigateur Web est assuré, vous aurez la possibilité d’utiliser le système de gestion de bons de commande à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un téléphone mobile lorsque vous êtes en déplacement.

La possibilité d’accéder au progiciel de n’importe où donne à votre entreprise une plus grande liberté et flexibilité, notamment grâce à un accès temps réel des différentes informations relatives aux achats.

Une signature n'importe où et n'importe quand

Le fait que le bon de commande puisse être accédé de n’importe où permettra à vos équipes commerciales et votre service d’achats de le valider beaucoup plus facilement. Cela est possible grâce à un système de signature électronique, permettant de fluidifier l’ensemble du process. En effet, cela enlève le temps passé dans les échanges de courrier. De plus, ce type de signature est désormais reconnu sur plan juridique et entraîne tout autant le respect des obligations qu’une signature non électronique.

Amélioration du suivi

Comme les bons de commande sont centralisés au sein d’un logiciel, n’importe quelle personne habilitée peut consulter et suivre l’évolution de leur traitement. De même, vous pouvez facilement voir les personnes qui ont éventuellement modifié un bon de commande, vérifier la conformité de la modification, ou tout simplement supprimer un bon. Ainsi, vous avez une meilleure visibilité sur les commandes et les besoins de votre entreprise. Vous n’avez plus à vous soucier de la présence de doublons dans la création des bons de commande grâce à ce type de système.

Amélioration de la gestion des coûts

Il est tout d’abord intéressant de constater que grâce à la dématérialisation, il n’y a plus besoin de payer les coûts liés aux matériels nécessaires à la création des bons de commande et à leur stockage.

Lorsque vous débutez, il est essentiel de maintenir un flux de trésorerie approprié, mais cela peut être difficile si vous avez une mauvaise visibilité sur vos achats. Avec un logiciel de bon de commande, vous pouvez avoir un aperçu instantané de la destination de l’argent. Cela vous permet de repérer les tendances dans le processus d’achat afin que vous sachiez quand vous devez rechercher différents fournisseurs ou quand vous avez le pouvoir de négocier de meilleures conditions contractuelles.

L’utilisation du système garantirait à la fois le financement et la gestion des dépenses. Cela vous aide non seulement à vous préparer à payer vos fournisseurs plus facilement lorsque la facture arrive, mais aussi à établir des prévisions budgétaires. La dématérialisation aide également l’entreprise à gérer les dépenses de manière proactive, plutôt que réactive, et favorise ainsi la collaboration entre les services.

Les avantages et les inconvénients de l'utilisation des bons de commande

Avantages

Les bons de commande offrent plusieurs avantages comme :

• une amélioration du suivi des commandes ;
• une communication claire entre les différentes parties concernées ;
• la facilitation de la vie de vos fournisseurs ;
• l’évitement de problèmes d’audit ;
• une protection juridique contractuelle à l’acheteur et au fournisseur ;
• la limitation des dépenses dans les limites du budget ;
• l’élimination de risques de doublons dans les commandes ;
• une meilleure anticipation des coûts futurs ;
• un meilleur suivi des commandes ;
• un meilleur suivi de l’évolution des coûts ;
• l’amélioration du suivi des inventaires ;
• la conformité aux différentes exigences liées à l’audit financier ;
• l’accélération des délais de livraison,
• une meilleure communication avec les fournisseurs ;
• la facilitation de l’établissement d’un contrat.

Sans bons de commande, le suivi des dépenses est plus difficile, sujet aux erreurs et la validation des rapports de livraison devient un cauchemar.

Inconvénients

Les bons de commande peuvent tout de même constituer un process assez contraignant, avec des documents supplémentaires, ce qui peut être frustrant, notamment pour des petits achats ponctuels. En effet, dans ce genre de cas, toutes les étapes nécessaires à la création et à la validation du bon de commande sont chronophages. Ce type de problème est quand même résolu par les systèmes informatiques permettant la création et la gestion des bons de commande.

Devriez-vous utiliser les bons de commande dans votre entreprise ?

Effectuer des achats assez conséquents sans bons de commande n’est pas conseillé. Néanmoins, certains achats réguliers et récurrents ne nécessitent souvent pas de ce type de document. Tel est par exemple le cas du paiement du chauffage, de l’électricité et de certains types abonnements qui sont juste facturés mensuellement ou annuellement.

De même, un bon de commande nécessite pour l’acheteur de connaître les coûts des produits qu’il compte se procurer. Il est difficile d’émettre un bon de commande pour un produit dans le coût total ne peut pas être fixé à l’avance.

Il est à noter que les bons de commande sont tout de même intéressants pour tous les gros achats. Ils permettent à l’entreprise d’être proactive par rapport à ses commandes. Mais pour savoir si vous avez besoin d’un bon de commande, vous devrez tout d’abord analyser la manière dont vous gérez vos dépenses et vos achats. Si vous arrivez à suivre toutes les commandes et votre flux de trésorerie sans passer par un bon, alors vous n’en avez certainement pas besoin. Tel est souvent le cas pour les très petites entreprises.

A contrario, si vous avez du mal à gérer vos achats, vos dépenses, que vous n’avez aucune visibilité sur toutes les commandes et que cela met à mal votre trésorerie, il est grand temps que vous utilisiez les bons de commande. En effet, ils vous donnent un aperçu global sur vos dépenses. Ils aident également vos équipes à effectuer des achats beaucoup plus efficacement à en rationaliser le processus. Le service comptable de votre entreprise pourra facilement suivre l’état de votre trésorerie.

Conclusion

Nous ne pouvons que vous conseiller d’utiliser un système de bon de commande électronique. Étant donné tous les avantages que cela procure, comme l’instantanéité de l’accessibilité aux documents et leur validation. N’hésitez pas à nous contacter pour avoir accès à toutes nos solutions de gestion de bons de commande pour tous vos processus d’achats.