Les voyages et missions pour une entreprise peuvent parfois engendrer des frais importants. Un employé doit souvent engager des dépenses liées à son activité professionnelle. Entre la vérification des différents justificatifs de plusieurs employés et la mise en place des remboursements, la gestion des frais professionnels peut devenir lourde et chronophage sur le plan administratif. C’est pourquoi nous vous proposons une solution logicielle de gestion de notes de frais.
Pour une gestion facilitée des frais professionnels
Les différents types de remboursement de frais professionnels
Les notes de frais permettent à un employé de se faire rembourser différentes dépenses, engagées pour mener à bien son activité professionnelle. Il est donc du ressort de l’employeur de rembourser ces dernières.
Rembourser les frais. Cela peut prendre différentes formes :
- Rembourser les frais réels par la prise en compte des justificatifs qui y sont associés
- Mettre en place une allocation forfaitaire par employé
- Mettre en place une déduction forfaitaire appliquée au salaire soumis aux cotisations (uniquement applicable pour quelques types de professions)
L’indemnisation des frais professionnels nécessite la présentation de justificatifs. De même, il faut vérifier que les dépenses soient bien qualifiées de professionnelles. Si cela n’est pas mentionné dans le contrat de travail, le site de l’URSSAF permet de connaître les prises en charge et les montants maximum par frais autorisé.
Les indemnisations sous forme d’allocations forfaitaires quant à elles ne nécessitent pas forcément de justifier les frais. Par contre et notamment dans le service public, le calcul Per Diem nécessite un contrôle accru et adapté ( cf notre version service public https://www.carlabella.com/nos-solutions/carla-travel/version-secteur-public/)
Ces différents types de remboursement comportent chacun leurs avantages et inconvénients. Mais une chose est certaine, le contrôle des notes de frais est très chronophage pour le service des ressources humaines.
Le poste administratif devient de plus en plus lourd au fur et à mesure de la croissance de la société et des ses salariés pour vérifier les justificatifs et les faire coïncider avec les missions voyages.
Néanmoins, il est possible de gagner du temps et d’automatiser la gestion des dépenses professionnelles grâce à notre module de note de frais.
Comment marche la gestion automatisée des frais professionnels ?
Sans un logiciel de gestion des frais de remboursement, il peut être difficile de prévoir à chaque fois les différents frais engendrés par les déplacements professionnels d’un employé. Et pourtant cette anticipation en amont permet ensuite d’accélérer l’ensemble du processus de remboursement.
Pour faciliter cela, CarlaBella a mis en place CarlaTravel , une plateforme en ligne de pilotage des dépenses et des temps pour la gestion des frais. Cette solution permet de simplifier et de réduite considérablement les taches administratives des services ressources humaines.
Le salarié en mission va de son côté fortement réduire le temps consacré à ses notes, puisqu’en 1 mn il peut les prendre en photos dans notre application elles sont envoyées automatiquement dans son espace note de frais, et triées suivant la nature du frais ( OCR – intelligence artificielle )
Le circuit de validation et de remboursement se fait directement via notre plateforme et permet une transmission rapide de toutes les informations nécessaires à l’indemnisation des différents frais.
De même, l’historique des notes de frais de chaque employé est accessible par le biais du logiciel de note permettant de maîtriser les coûts et d’éviter aux employés de dépasser les frais alloués. Notre logiciel de gestion des frais permet d’automatiser toutes les étapes nécessaires au remboursement des dépenses des employés. CarlaTravel est web Responsive et peut donc être utilisée de façon confortable aussi bien sur un laptop ou un desktop, une tablette ou un smartphone.
Le module comprend aussi une application mobile complémentaire CarlaPic
CarlaTravel permet ainsi de calculer les frais de manière simple et efficace voire, de déduire les frais en question. Les ressources humaines pourront économiser du temps même en phase de croissance , offrant une valeur ajoutée plus conséquente à l’entreprise. Notre logiciel est intuitif, pratique et convivial et doté de la technologie de lecture optique des justificatifs, et d’un coffre fort électronique pour conserver les documents sans les imprimer.
N’hésitez donc pas nous contacter pour plus d’informations.
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