Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?

La récupération de la TVA sur les notes de frais

Lorsqu’une entreprise engage certaines dépenses nécessaires à l’accomplissement du travail de ses employés, il lui est possible d’en récupérer la TVA. Ainsi, la législation française a prévu divers dispositifs pour la mise en oeuvre de ce remboursement. Néanmoins, toutes les dépenses de ce type n’ouvrent pas à cet avantage.

Le fonctionnement de la TVA

La TVA ou Taxe sur Valeur Ajoutée, est une somme que les entreprises ajoutent au prix de vente d’un produit ou d’une prestation de service, et qui sera destiné à l’État. L’entreprise peut donc être considérée comme un intermédiaire entre le consommateur final et l’administration fiscale et cette taxe n’est pas en soi une charge pour elle. La TVA peut être déductible, c’est-à-dire que l’entreprise peut enlever de l’ensemble qu’elle va reverser à l’État, certaines de ses dépenses qui ont été nécessaires à son activité, dont justement une partie des frais professionnels.

Les conditions de récupération de la TVA

Pour qu’une entreprise puisse récupérer certains montants de la TVA sur les notes de frais, quelques dispositions sont à prendre en compte :

– la TVA n’est déductible que si l’activité professionnelle est imposable, donc, que l’entreprise elle-même soit soumise à la TVA ;

– les dépenses en question doivent entrer dans le cadre de l’exploitation et pour l’intérêt ou le bien de l’entreprise. Ainsi, toutes dépenses entrant dans le cadre privé ne peuvent bénéficier d’un remboursement de TVA ;

– la conservation des justificatifs et factures est nécessaire pour faire valoir les droits de l’entreprise au remboursement, et ceux-ci doivent porter des mentions obligatoires (TVA).

Les notes de frais où la TVA est récupérable

Les frais de repas

Tout frais de repas devient déductible dès qu’il intervient dans le cadre d’un déplacement, d’une réunion, d’un repas d’affaire. Si le montant est inférieur à 150 euros (HT), un simple reçu suffit, s’il indique tous les montants(Hors Taxes, avec la TVA et TTC). Au-delà de ce prix, la facture doit être au nom de l’entreprise et suivre un certain formalisme.

Les frais d’hébergement

Le cas de l’hébergement est un peu particulier. En effet, si l’employé est logé dans un hôtel ou même un Airbnb, la TVA n’est pas déductible. Pourtant, les repas pris dans ce type de logement peuvent être déductibles, si une facture ou une mention à part dans la facture précise les sommes engagées pour le repas (mention de la TVA incluse). Si la nuitée est payée pour le compte d’un tiers, il est également possible d’en récupérer la TVA.

Les frais de déplacement

Une grande partie des frais de déplacement peuvent bénéficier d’un remboursement de la TVA. Néanmoins, les voyages en train, en avion, en taxi, en bus et en bateau, ainsi que les notes de frais kilométriques n’étant pas assujettis à la TVA, il en est impossible de se faire rembourser. Se trouvent dans le cadre de la possibilité de remboursement :

– à hauteur de 100% pour les véhicules utilisant du GPL et ceux, de type utilitaire roulant au diesel et au superéthanol E85,

– à hauteur de 80% pour les véhicules de tourisme utilisant du diesel ou du superéthanol E85.

Actuellement, l’État commence à prendre petit à petit en compte le cas des véhicules à essence et le remboursement ira jusqu’à 80% d’ici 2021. Concernant le carburant, qu’il s’agisse d’un véhicule personnel ou professionnel, la TVA est déductible. Il est quand même nécessaire de justifier que le véhicule ait bien été utilisé dans un cadre professionnel, s’il appartient au salarié, pour bénéficier de cette déduction.

Les cadeaux d’entreprise

Pour finir, les cadeaux offerts par l’entreprise ouvrent droit à la déduction, tant qu’ils ne dépassent pas les 69 euros TTC par an et par bénéficiaire. Il en est de même pour les cadeaux offerts à des clients, s’ils peuvent entrer dans le cadre du développement de l’entreprise.

En conclusion

Il peut parfois être difficile de se retrouver parmi les notes de frais. La tâche de vérifier si celles-ci sont ouvertes à une déduction de la TVA peut être tout autant ardue. C’est pour cela que Carlabella met à votre disposition son logiciel de gestion de note de frais, pour vous aider et accélérer leur traitement