Les frais de repas figurent parmi les notes de frais difficiles à gérer lorsque les employés sont en voyage d’affaires. Et pourtant les employeurs sont tenus de rembourser les frais de restauration ou de repas de leurs employés suivant des conditions bien établies. Pour faciliter le calcul et la gestion de cela, Carlabella vous propose CarlaTravel, un logiciel de gestion des notes de frais intuitif et hautement efficace.
Le frais de repas et son montant
Par frais de repas, on entend les coûts de restauration des employés qu’ils soient en déplacement ou sur leur lieu de travail. Les employeurs les remboursent souvent sous la forme d’une indemnité forfaitaire.
Cette indemnisation est versée aux salariés contraints de prendre leur repas sur leur lieu de travail tous secteurs d’activité confondus, ainsi qu’à ceux en déplacement professionnel. Appelée « prime de panier », l’indemnité de frais de restauration/repas est forfaitaire et est fixée à 6,40 € pour les employés qui mangent à la cantine de l’entreprise.
Elle équivaut à 18,40 € pour un repas dans un restaurant pour l’employé en déplacement professionnel. Mais cela peut varier d’une entreprise à une autre.
L’exonération d’impôt sur le frais de repas
Le frais de repas fait partie des frais professionnels au même titre que le frais de déplacement, les frais d’hôtel ou encore l’achat de petites fournitures de bureau. Il est, de ce fait, exonéré de l’impôt sur le revenu.
Toutefois, la prime de repas n’entre en vigueur que pour un employé en plein exercice de ses fonctions et non à des fins personnelles. La distance entre son lieu de résidence et son lieu de travail fait partie des conditions de déduction de cette prime.
Celle-ci ne doit pas être trop grande et la prime est, comme susmentionnée, plafonnée.
De même, le salarié doit être en mesure de justifier ses frais de repas sous forme de note de repas afin d’avoir une déduction de l’impôt. L’abattement pour frais professionnels par le fisc est de 10% sur l’impôt sur le revenu et couvre les frais de repas.
L’employé n’est pas obligé de fournir des justificatifs pour en bénéficier. Toutefois, les frais de restauration ne doivent pas dépasser le plafond imposé par le fisc. Ce plafond est de 12 502 € par an.
Qui peut bénéficier de la prime de panier ?
Tout employé doit pouvoir bénéficier du remboursement des frais de repas. Certains dirigeants tels que les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL y ont également droit depuis début 2020.
À ces derniers s’ajoutent les directeurs généraux, les présidents et dirigeants de SAS ou encore les présidents de conseil d’administration.
La déclaration des frais de repas
Pour déclarer ses frais de repas, le salarié doit joindre une note de frais aux justificatifs qu’il doit transmettre au service responsable. Dans cette note de frais figurent les motifs, les dates et lieux des repas, les personnes invitées s’il y en a, ainsi que leurs fonctions et coordonnées.
En l’absence dudit justificatif, les frais de repas de l’employé sont systématiquement fixés à 4,90 € par repas. La déduction du montant du repas sur l’impôt sur le revenu ne se fait pas de manière systématique.
Elle se fait lorsque l’entreprise ne dispose pas d’une cantine où les employés peuvent se restaurer. De même, le salarié doit prendre en compte le prix du ticket restaurant lorsqu’il mange dans le local de son lieu de travail.
Comment calculer le montant déductible du frais de repas ?
Pour calculer le montant déductible du frais de repas, il suffit de faire la différence entre le montant forfaitaire représentatif de la valeur du repas que le salarié prend à son domicile et la limite d’exonération des remboursements pour frais de restauration.
Une limite d’exonération retenue durant les déplacements professionnels de l’employé. L’indemnité de repas à domicile est fixée à 4,85 € et la limite d’exonération à 18,80 €. Le montant maximal journalier déductible équivaut ainsi à 13,95 €.
> Lire notre article sur les notes de frais liées au télétravail.
CarlaTravel, un logiciel de gestion des frais de repas
La gestion des notes de frais – notamment celle des frais de repas – pouvant être fastidieuse, Carlabella a conçu un logiciel qui vous facilitera la tâche. Il s’agit de CarlaTravel, un logiciel qui vous permettra un réel gain de temps pour la gestion et l’indemnisation des frais de restauration ou de repas.
En l’utilisant, le processus de traitement des frais de repas est automatisé. En parallèle, la maîtrise et la réduction des coûts sont assurées. Carlabella a doté CarlaTravel d’un mode de fonctionnement simplifié.
Le logiciel peut être utilisé n’importe où. Grâce à lui, vous pourrez gérer facilement le cycle de vie complet des frais de repas depuis la saisie de la demande d’indemnisation jusqu’à la comptabilisation et au paiement de la note. Sont également compris le contrôle et la validation de cette dernière.
Les avantages de CarlaTravel
Notre logiciel de gestion des notes de frais vous permet :
- De saisir les frais de repas à partir de la photo du justificatif. Cela est possible grâce à la technologie de reconnaissance optique implémentée dans notre logiciel.
- De réaliser une demande de dérogation en cas d’excès dans les frais
- De gagner du temps dans la gestion de vos frais de repas qui seront automatiquement remplis une fois que vous enverrez la photo du justificatif (OCR)
- D’y ajouter manuellement des données si nécessaire
- De ne plus gérer les justificatifs papier
- De remplir la note de frais très rapidement
- D’être remboursé sur votre frais de repas dès le lendemain
- De suivre vos frais de repas et leur statut en temps réel
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